Виконавчі комітети місцевих рад, їх основні функції та повноваження, організація роботи

План

1. Організація роботи виконавчого комітету сільської, селищної, міської, районної в місті ради. 

2. Складання, затвердження та виконання планів роботи виконкому. 

3. Порядок підготовки рішень виконкому.

4. Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови. 

5. Порядок підготовки засідань виконкому. 

6. Порядок проведення засідань виконкому. 

7. Введення в дію, призупинення дії рішення виконкому, його скасування. 

Організація роботи виконавчого комітету сільської, селищної, міської, районної в місті ради.

Основною формою роботи виконавчого комітету сільської, селищної, міської, районної в місті (в разі її створенні) ради як колегіального органу є засідання. Засідання виконавчого комітету скликаються відповідно сільським, селищним, міським головою (головою районної в місті ради), а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції — заступником сільського, селищного, міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (районної в місті ради — заступником голови ради) в міру необхідності, але не рідше одного разу на місяць, засідання є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.

Основним документом, який визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету ради, є регламент виконкому, який затверджується з метою забезпечення здійснення виконавчим комітетом покладених на нього повноважень і впорядкування документування управлінської діяльності.

Для прикладу розглянемо Регламент виконавчого комітету Одеської міськради, затверджений рішенням № 403 від 12 липня 2000 р.

Регламент, як зазначається в Загальних положеннях цього документа, є розробленим на основі чинного законодавства України нормативним актом, який визначає механізм організації взаємодії керівництва, управлінь, відділів, рай адміністрацій та інших структурних підрозділів виконкому Одеської міськради щодо реалізації повноважень, встановлених Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", здійснення апаратом виконкому правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконкому. Затвердження та скасування Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконкому. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для виконкому та всіх його функціональних (відділи, управління, служби) і територіальних (рай адміністрації) підрозділів.

Регламент передбачає механізм здійснення таких напрямів діяльності виконкому:

планування і організація роботи виконкому;—

організація взаємодії виконкому з міською громадою, міською радою, її постійними комісіями та депутатами, з іншими виконавчими органами міськради, органами державної влади;—

організація роботи з кадрами;—

організація роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням і виконанням;—

порядок розгляду звернень і організації прийому громадян.

Розглянемо докладніше деякі організаційно-процедурні питання роботи виконкому за Регламентом виконавчого комітету Одеської міської ради.

Складання, затвердження та виконання планів роботи виконкому.

Виконком та його структурні підрозділи здійснюють свою діяльність відповідно до затверджених планів роботи. Виконком працює за планом, складеним на квартал. План роботи виконкому складається відділом організаційного та кадрового забезпечення відповідно до плану роботи міської ради на основі рекомендацій органів державної влади, депутатів міськради і пропозицій виконавчих органів міськради, структурних підрозділів виконкому.

Пропозиції до плану роботи, погоджені з відповідними заступниками міського голови, подаються керівниками структурних підрозділів до відділу організаційного та кадрового забезпечення не пізніше ніж за 20 днів до початку наступного кварталу. Відділ організаційного та кадрового забезпечення виконкому на основі поданих пропозицій і за погодженням з керуючим справами виконкому складає проект плану роботи виконкому, проект рішення про його затвердження, який керуючий справами виконкому вносить на засідання виконкому не пізніше ніж за 10 днів до початку кварталу.

План роботи виконкому затверджується рішенням виконкому.

При розгляді проекту плану роботи виконкому міської ради на наступний квартал керуючий справами інформує міського голову про виконання плану роботи за попередній квартал.

Структурні підрозділи планують свою роботу на квартал. Плани роботи функціональних структурних підрозділів підписуються їхніми керівниками та затверджуються заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов'язків між ними. Плани роботи рай адміністрацій виконкому підписуються керуючими справами цих територіальних структурних підрозділів виконкому, погоджуються з відповідним заступником міського голови, керуючим справами виконкому та затверджуються відповідними головами рай адміністрацій.

Порядок підготовки рішень виконкому.

Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення виконкому.

Процес підготовки рішень виконкому складається з двох етапів: ініціативи та розробки. Нормотворчу ініціативу у виконкомі мають міський голова, члени виконкому та заступники міського голови.

Проекти рішень виконкому готуються виконавчими органами міськради та структурними підрозділами виконкому. До підготовки проекту рішення можуть бути залучені фахівці з даного питання. Відповідальність за підготовку проекту рішення несе керівник виконавчого органу міськради або структурного підрозділу виконкому, на якого відповідно до резолюції міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому покладено організацію проекту рішення.

Проект рішення виконкому повинен містити:—

обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів виконкому, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо);—

джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та позабюджетних фондів;—

інформацію про виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;—

усі необхідні візи та погодження;—

текст коментарю (за потребою);—

план організаційних заходів щодо виконання документа;—

кінцевий строк виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;—

інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа.

Проекти рішень виконкому готуються з тих питань, які внесені до порядку денного засідання виконавчого комітету. Якщо в підготовці питання відповідно до плану роботи виконкому бере участь кілька структурних підрозділів, то доповідаючий (записаний, як правило, першим у плані роботи чи в резолюції) координує їхню діяльність, приймає від них і узагальнює інформацію.

У проекті рішення виконкому обов'язково визначається термін виконання документа в цілому або заходів, передбачених його окремими пунктами. Контроль за виконанням рішення виконкому покладається на одного з керівників виконкому особисто, про що має свідчити останній пункт рішення виконкому.

До проекту рішення виконкому додаються документи, що підтверджують те чи інше питання, ксерокопії статей законів України, інших нормативно-правових актів, на які є посилання в тексті проекту рішення виконкому.

Проекти рішень виконкому друкуються на бланках рішень виконкому, які є документами суворої звітності й видаються у відділі з питань діловодства та господарського забезпечення виконкому. Проекти рішення готуються з допомогою персонального комп'ютера (ПК) у вигляді текстового файла, що включає всі додатки до документа.

Проекти рішень виконкому підлягають обов'язковому візуванню. На зворотному боці бланка проект рішення виконкому візується, з обов'язковим зазначенням дати візування, спочатку виконавцем (із зазначенням номера телефону), потім фахівцем відділу з питань діловодства та господарського забезпечення виконкому, який коригує тексти розпорядчих документів, начальником управління правового контролю, заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов'язків), першим заступником міського голови.

Якщо в проекті рішення виконкому порушуються фінансові питання, то він обов'язково візується начальником управління фінансів виконкому.

Проект рішення виконкому з питань діяльності рай адміністрації додатково візується заступником міського голови, керуючим справами виконкому, який координує роботу цього структурного підрозділу виконкому відповідно до розподілу обов'язків, та головою відповідної рай адміністрації.

Строк перебування проекту рішення виконкому на візуванні в кожної із зазначених посадових осіб не повинен перевищувати трьох днів.

Посадова особа, яка візує проект рішення виконкому, може внести свої зауваження та пропозиції стосовно змісту й оформлення документа, про що має свідчити запис "Із зауваженнями" замість особистого підпису.

Зауваження обов'язково оформлюються письмово — на вільному місці в тексті проекту рішення або на окремому аркуші.

Після внесення виконавцем до проекту рішення виконкому всіх змін і доповнень, що виникли в процесі його візування, проект рішення надається для повторного розгляду фахівцю відділу з питань діловодства та господарського забезпечення виконкому, який коригує тексти розпорядчих документів, начальнику управління правового контролю, заступникам міського голови (відповідно до розподілу обов'язків), першому заступнику міського голови.

Завізований проект рішення виконкому подається до протокольної частини відділу з питань діловодства й господарського забезпечення виконкому.

Порядок роботи з бланками суворої звітності регламентується окремим документом.

Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови.

Міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження. Проекти розпоряджень міського голови готуються виконавчими органами міськради та структурними підрозділами виконкому відповідно до резолюції міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому.

Відповідальною за підготовку проекту розпорядження міського голови є посадова особа, яка першою записана в резолюції, вона організовує роботу всіх виконавців, узагальнює інформацію та готує текст проекту розпорядження міського голови. До проекту розпорядження міського голови додаються документи, що підтверджують те чи інше питання, ксерокопії статей законів України, інших нормативно-правових актів, на які є посилання в тексті проекту.

Проекти розпоряджень міського голови друкують на бланках розпоряджень міського голови, які є документами суворої звітності й видаються у відділі з питань діловодства та господарського забезпечення виконкому. Проекти розпоряджень готують з допомогою ПК у вигляді текстового файла, що включає всі додатки до документа.

Проекти розпоряджень міського голови підлягають обов'язковому візуванню. На зворотному боці бланка проект розпорядження міського голови візується, з обов'язковим зазначенням дати візування, спочатку виконавцем (із зазначенням номера телефону), потім фахівцем відділу з питань діловодства та господарського забезпечення виконкому, який коригує тексти розпорядчих документів, начальником управління правового контролю,