Методичні прийоми внутрішнього аудиту

План

1. Контрольний запуск сировина та матеріалів

2. Етапи внутрішнього аудиту

3. Звітні документи

4. Реалізація матеріалів внутрішнього аудиту

5. Вжиття заходів щодо усунення виявлених аудитом недоліків і порушень

6. Відповідальність винних осіб

7. Вилучення документів

8. Відшкодуванні матеріальних збитків

9. Облік роботи внутрішнього аудитора

На відміну від зовнішнього аудиту, який має, як правило, офіційний характер і проводиться вже за оформленою фінансовою звітністю, внутрішній аудит на підприємстві може мати як плановий, так і не плановий характер. Тому для нього характерні всі три етапи контролю: попередній — до здійснення господарських операцій; поточний — під час здійснення господарських операцій — і подальший — після їх здійснення. У таблиці 6.1 показані методологічні прийоми аудиту залежно від поставленої цілі.

Таблиця 6.1

Застосування методичних прийомів внутрішнього аудиту

залежно від поставленої мети

№ з/п | Цілі внутрішнього аудиту | Методичні прийоми внутрішнього аудиту, призначені для досягнення поставлених цілей

1 | 2 | 3

1 | Упевнитися, що в системі бухгалтерського обліку відображаються тільки санкціоновані операції | Контроль доступу до терміналу, з якого здійснюється безпосереднє введення інформації (паролі та інші ідентифікаційні процедури).

Доступ користувачів обмежений.

Контроль за взаємопов'язаними операціями.

Документальне підтвердження та санкціонування всіх бухгалтерських записів.

Перевірка повноти кількісної послідовності копій при рознесенні /введенні.

Розподіл обов'язків між підготовкою, санкціонуванням і рознесенням за рахунками.

2 | Забезпечення точності інформації, що використовується | Внутрішня перевірка на початковій стадії.

Вибіркові перевірки підсумовування та розрахунків. Використання внутрішньовиробничих інструкцій, професійна підготовка та ефективний нагляд.

Регулярні перевірки якості виконаного аналізу.

Аналіз помилок кодування.

3 | Забезпечення точності рознесення за регістрами | Регулярна звірка рахунків.

Регулярне зіставлення пробного балансу.

Використання документів постачальника для перевірки розрахунків із постачальниками.

Звірка виписок банку та касової книги.

Контроль за виконанням кошторису й інші типи контролю за наявними сумами.

Внутрішній аудиторський аналіз.

4 | Збереження облікових документів | Повинні існувати надійні копії банку даних і файлів даних (для комп'ютеризованої системи), які змінюються при кожному новому надходженні інформації.

Обмежений доступ до масиву інформації/перевірка персоналу. Забезпечення фізичної охорони конфіденційності та збереження всіх недубльованих даних.

5 | Попередження зловживань у результаті таємної згоди | Розподіл обов'язків.

Ротація обов'язків.

Регулярна відпустка.

Своєчасна реєстрація.

Регулярна звірка рахунків.

Достатні ресурси у пікові періоди.

Свідоцтва ефективного нагляду та аналізу.

6 | Забезпечення оперативною та адекватною управлінською інформацією | Використання останніх термінів звітності.

Регулярні консультації про адекватність управлінської інформації.

7 | Виявлення незвичайних фактів | Обов'язкове надання пояснень у випадках перевищення встановлених лімітів.

Регулярний аналіз наявних відхилень.

Для отримання аудиторських доказів при проведенні внутрішнього аудиту використовуються прийоми фактичного контролю (суцільна та вибіркова інвентаризація, контрольні обмірювання, контрольний запуск сировини, експертиза та лабораторні аналізи), обстеження і документальний контроль із застосуванням юридичної перевірки та аналітичних процедур, спостереження, порівняння і зіставлення, зустрічні перевірки, огляд невизначених зобов'язань, підтвердження, опитування, перевірка механічної точності, аудиторська вибірка, а також інші різноманітні прийоми та методи перевірок на вибір аудитора.

Загальним для всіх процедур внутрішнього аудиту (самоконтролю) підприємства є те, що всі вони базуються на захищених принципах і функціях бухгалтерського обліку, таких як подвійний запис, балансове узагальнення.

Кількість інформації, необхідної для одержання аудиторських оцінок, не регламентується. Аудитор на підставі свого професійного судження зобов'язаний самостійно прийняти рішення про кількість інформації і мету, необхідних для збирання аудиторських доказів. Вони повинні бути достовірними та достатніми.

Об'єктами внутрішнього аудиту зазвичай є окремі підрозділи або ділянки, тобто невід'ємні складові елементи виробничої та фінансово-господарської діяльності підприємства, часто пов'язані з неперервними технологічними процесами. Знання та вміле застосування відпрацьованих методів і прийомів перевірки дають змогу аудитору провести необхідні процедури на цих об'єктах у максимально скорочені строки. Для того, щоб відтворити в своїй уяві господарські операції, які відбулися або відбуваються на підприємстві, аудитор повинен чітко відділити інформаційні потоки від створення господарського факту до відображення його у звітності (див. рис. 6.4).

Рис. 6.4. Інформаційні зв'язки між документами і регістрами бухгалтерського обліку

Проте аудиторське дослідження виходить за рамки бухгалтерського обліку. На підтвердження цього на рис. 6.5 показана модель внутрішнього аудиту товарних операцій.

Розглянемо деякі конкретні прийоми та методи проведення аудиторського дослідження.

Контрольний запуск сировина та матеріалів

Контрольні запуски сировини та матеріалів у виробництво дають змогу виявити недоліки і порушення в нормуванні й технології виробництва, викрити канали створення необлікованих надлишків незавершеного виробництва і готової продукції за рахунок застосування завищених норм витрат сировини, необґрунтованого списання наднормативних витрат, змін технологічного режиму, перекручення якісних характеристик продукції.

Контрольний запуск сировини і матеріалів у виробництво застосовують, щоб упевнитися в прогресивності чинних норм виходу продукції, тобто витрат сировини і матеріалів на одиницю продукції і правильності визначення норм відходів. Це дає можливість перевірити фактичний вихід готової продукції при дотриманні технологічних норм використання сировини, матеріалів та інших компонентів.

Для здійснення цієї мети спеціалісту внутрішнього аудиту необхідно:

¦ підібрати склад комісії;

¦ визначити, за якими позиціями сировини та матеріалів буде проводитися

процедура контрольного запуску;

¦ вивчити за технологічними і маршрутними картами особливості технології

виробництва;

¦ проаналізувати рекламації щодо якості продукції;

¦ провести аналіз використання сировини та матеріалів;

¦ перевірити правильність показників вимірювальних та інших приладів.

Контрольний запуск сировини та матеріалів у виробництво повинен здійснюватися у звичайних виробничих умовах при суворому дотриманні технологічного режиму.

До комісії з проведення контрольного запуску сировини та матеріалів можуть залучатися працівники цехів, інженери і технологи даного підприємства.

Результати контрольного запуску сировини та матеріалів оформлюються проміжним актом, у якому зазначається:

¦ склад комісії;

¦ точна характеристика сировини і матеріалів;

¦ кількість відходів, які повертаються і не повертаються;

¦ нормативні витрати сировини і матеріалів, відхилення від норм;

¦ фактичний вихід готової продукції, деталей або напівфабрикатів.

У процесі контрольного запуску сировини та основних матеріалів у виробництво використовується також нагляд за виконанням окремих господарських і бухгалтерських операцій. Наприклад, у харчовій промисловості — це кількість бою пляшок у процесі їх наповнення.

Лабораторний аналіз

Лабораторний аналіз — це виявлення необхідних показників якості тих або інших об'єктів контролю шляхом відповідного (фізичного, хімічного або біологічного) аналізу в стаціонарних умовах (у лабораторії).

Експертиза

У разі виникнення питань, які потребують спеціальних знань, наприклад, у галузі техніки, економіки, будівництва, висновки повинні даватися спеціалістами-екс-пертами. Виявлені факти порушень повинні бути доведені. Одним із таких доказів є експертиза.

Експертиза — це дослідження експертами на науковій основі представлених об'єктів із метою вивчення свідчень про факти, які мають значення для правильного вирішення справи.

Термін "експертиза" означає:

¦ аналіз, дослідження, які проводяться спеціалістами, експертом, експертною комісією, що завершуються видачею акту, висновку;

¦ перевірку справжності документів, грошових знаків, цінних паперів, якості товарів, робіт, послуг.

Доказом є не експертиза як спосіб дослідження, а висновок експерта, сформульований на підставі проведеної експертизи.

В аудиторській практиці найчастіше виникає необхідність у бухгалтерській, товарознавчій, технічній, будівельній та інших експертизах, пов'язаних із особливостями виробничої діяльності підприємства (підрозділу), що перевіряється.

Аналітичні процедури відіграють велику роль при отриманні аудиторських доказів у ході внутрішнього аудиту. їх суть полягає у виявленні, аналізі, оцінці й перевірці по суті співвідношень між фінансово-економічними показниками діяльності підприємства і визначенні їх причинно-наслідкового зв'язку. Основна мета аналітичних процедур — пошук і виявлення наявності або відсутності незвичних або неправильно відображених фактів господарської діяльності, які визначають результати господарської діяльності Й ділянки потенційного ризику. Ці факти мають суттєве значення при визначенні стратеги і тактики, маючи на увазі принцип безперервності роботи підприємства в ринкових умовах.

Вибірка

Вибірка—це статистичний метод, який полягає у відборі даних із сукупності, що перевіряється, за певним інтервалом, ознакою (ознаками) або має випадковий характер.

Зустрічна перевірка.

Зустрічна перевірка — це спосіб зіставлення двох примірників одного і того ж документа або різних, пов'язаних між собою єдиними операціями документів, що знаходяться в різних суб'єктів підприємницької діяльності.

У результаті використання цих та інших методів аудиторської перевірки встановлюють факти обману та помилок.

Обман - це навмисне перекручення інформації шляхом підробки, маніпуляції або фальсифікації документів. Сюди ж відносять зміни записів, неправильне застосування прийнятих на підприємстві облікових рішень, пропуск підсумкового ефекту операцій від записів або документів тощо.

Помилка — це ненавмисна дія, допущена при обробці або підготовці фінансової інформації в результаті арифметичної помилки, недогляду або неправильного пояснення фактів економічного життя підприємства. Тому аудитору необхідно виконувати свою перевірку з професійною точністю і скептицизмом, очікуючи ймовірності обману або помилки.

Аудитори для об'єктивності доказів можуть вимагати від посадових осіб письмових пояснень за зразком, наведеним нижче.

Службова записка складається у двох примірниках: перший передається особі, від якої вимагаються пояснення; другий із розпискою про отримання залишається в аудитора як робочий документ.

У поясненні письмово викладаються юридично значущі обставини, невідомі перевіряючому, виявлені після перевірки, або раніше не представлені, але які можуть суттєво змінити зміст запису в аудиторському звіті.

Обґрунтованість зауважень і заперечень у письмових поясненнях посадових осіб повинна бути перевірена аудитором. На них слід дати письмовий висновок. У разі незгоди перевіряючих із викладенням звітного документа вони можуть дати пояснення щодо встановлених порушень.

Технологія проведення внутрішнього аудиту — це ряд послідовних дій із восьми етапів.

Етапи внутрішнього