Перший етап — вибір об'єкта для перевірки і впливу. Передбачає проведення консультацій керівника підрозділу або спеціаліста внутрішнього аудиту з керівництвом підприємства, в ході яких визначається коло найзначущих для економіки підприємства питань, їх важливість для сфери діяльності окремих підрозділів, виходячи з чинної структури підприємства на даний момент із подальшим плануванням конкретних об'єктів, строків і методів впливу.

Другий етап — підготовка і затвердження плану проведення внутрішнього аудиту підприємства у визначений період.

Третій етап — підготовка нормативної бази, програми і документів, що підтверджують повноваження аудиторів, яка застосовується до обраного об'єкта за затвердженим планом.

Четвертий етап — пред'явлення повноважень і проведення обстеження об'єкта внутрішнього аудиту.

П'ятий етап — спостереження, збір, аналіз, обробка та документування інформації з вибором і застосуванням конкретних методів і прийомів.

Шостий етап — оцінка стану об'єкта, що перевіряється, і формулювання висновків, які характеризують його стан. Консультування в ході перевірки, обговорення матеріалів у керівництва об'єкта, що перевіряється.

Сьомий етап — доповідь особі, яка призначила перевірку. Розробка заходів і опрацювання рішень, які сприяють усуненню виявлених порушень і недоліків із застосуванням відповідних санкцій до об'єктів, які контролюються, винних посадових і матеріально відповідальних осіб.

Восьмий етап — організація подальшого контролю за виконанням розроблених заходів і прийнятих рішень.

Зміст перерахованих вище технологічних етапів внутрішнього аудиту може бути деталізований з урахуванням виду діяльності підприємства та рівня його контролю.

Звітні документи

Результати перевірок оформлюються актами, довідками або звітами у довільній формі залежно від виду контрольної роботи.

У тих випадках, коли необхідно вжити термінових заходів щодо усунення виявлених порушень, складаються проміжні аудиторські звітні документи, котрі направляються керівникові, який призначив перевірку, з подальшим внесенням цих свідчень до загального документа про перевірку. Проміжні звітні документи аудитора складаються безпосередньо в ході аудиторської перевірки на тих ділянках роботи підприємства, де розкриті найзначущі порушення, які потребують негайного вжиття заходів, і підписуються перевіряючими і посадовими особами підрозділу.

Реалізація матеріалів внутрішнього аудиту

Звітні документи з аудиторських перевірок, проект рішення (наказ), додаток, інші документи і перелік ужитих заходів подаються на розгляд посадовій особі, яка призначила аудиторську перевірку.

У підсумковій частині проекту наказу матеріали викладаються в такій послідовності:

¦ коротко перераховуються показники фінансово-господарської діяльності та проведені заходи щодо покращання роботи підрозділу, що перевіряється;

¦ зазначаються недоліки в роботі перевіреного підрозділу внаслідок невжиття певних заходів;

¦ перераховується, які законодавчі акти порушені, які допущені нестачі, розкрадання, втрати від безгосподарності;

¦ перераховуються найсуттєвіші факти порушень, виявлені перевірками та зазначені в довідці з перевірки.

У розпорядчій частині проекту наказу необхідно:

¦ оцінити діяльність підрозділу та його керівництва;

¦ викласти пропозиції стосовно відповідальності посадових осіб за допущені недоліки, порушення та інші негативні вчинки; пропозиції, спрямовані на усунення виявлених недоліків і покращання діяльності підрозділу. Пропозиції повинні бути конкретними, обґрунтованими та реальними по суті й за строками;

¦ указати посадових осіб, відповідальних за усунення виявлених порушень і недоліків, строки їх усунення.

Чітко налагоджений контроль за виконанням прийнятих рішень за результатами аудиторських перевірок забезпечує ефективність заходів щодо усунення виявлених перевіркою недоліків.

Контроль за виконанням наказу здійснюється шляхом розгляду звітів керівника перевіреного підрозділу про виконання вказівок керівника підприємства, аналізу даних звітності та документальної перевірки роботи підрозділу на місці

Вжиття заходів щодо усунення виявлених аудитом недоліків і порушень

Перевірка вважається закінченою, коли виявлені порушення усунені, а фінансово-господарська діяльність підрозділу, що перевіряється, забезпечує повний господарський розрахунок і раціональне використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів.

Виявлені в ході перевірки недоліки, які не потребують суттєвих змін у діяльності підрозділу і які належать до компетенції керівника підрозділу, необхідно усунути під час перевірки. Про їх усунення в процесі перевірки робляться відповідні записи у звіті.

Якщо при перевірці виявлено серйозні порушення законодавства України і (або) інших нормативно-правових актів, нестачі, розкрадання активів, порушення податкового законодавства, які потребують внесення змін у бухгалтерську звітність підприємства та відшкодування втрат (тобто є підстава для усунення від роботи винних посадових осіб і стягнення з них завданих збитків), матеріали перевірок передаються в юридичний відділ підприємства. Останній дає правову оцінку записам у матеріалах перевірки і готує позовні документи для передачі до суду з метою відшкодування матеріальних збитків.

Юридичному відділу повинні бути передані:

¦ акт перевірки (в оригіналі) з доданими до нього засвідченими копіями документів, що підтверджують завдані збитки;

¦ пояснення посадових осіб, на яких покладена відповідальність за завдані збитки;

¦ додаткові дані, які підтверджують правильність записів у матеріалах перевірки й обсяг завданих збитків;

¦ розрахунок матеріальної шкоди - за підписом керівника підприємства і головного бухгалтера;

¦ трудовий договір (контракт) із посадовими особами, які допустили правопорушення, і наказ про прийняття їх на роботу.

Розмір завданих матеріальних збитків визначається за ринковими цінами.

Відповідальність винних осіб

Трудовим законодавством встановлені такі правові форми охорони власності від зазіхань: цивільна, адміністративна та кримінальна.

Особам, винним у завданні збитків, повинно бути запропоновано відшкодувати її добровільно. У разі відмови відшкодування здійснюється у судовому порядку шляхом подання цивільного позову.

У заяві, яка направляється до правоохоронних органів, потрібно вказати:

¦ у чому конкретно полягає правопорушення;

¦ на яку суму завдано збитків;

¦ обставини, час і місце здійснення правопорушення;

¦ можливих свідків у справі (П.І.Б, адреса за місцем проживання або роботи).

Для підтвердження завданих збитків та їх розмірів до заяви повинні додаватися: акти аудиторських перевірок, інвентаризацій, порівняльні або дефектні відомості, накладні, рахунки-фактури, висновки комісії за фактом псування матеріальних цінностей, розрахунок бухгалтерії про розмір збитків, копії договору з матеріально-відповідальною особою, довідка про період роботи, пояснення, документи про відшкодування заборгованості в добровільному порядку.

Вилучення документів

При порушеннях і зловживаннях слід вживати заходів щодо збереження окремих документів. Для цього їх вилучають як у процесі перевірки, так і по її закінченні. Вилучення документів здійснюється у відповідності з нормативними документами. У першу чергу вилучаються документи, які мають ознаки підчисток, виправлення цифр і тексту, і ті, які містять неправильні і (або) підроблені свідчення. На цих документах не можна робити ніяких поміток.

У структурних підрозділах, які перевіряються, замість вилучених документів залишають їх копії із вказівкою на звороті, ким і коли вони вилучені.

Відшкодуванні матеріальних збитків

Уживаються також заходи щодо відшкодування матеріальних збитків, заподіяних підприємству. Ця робота повинна починатися одразу ж після її виявлення. Для відшкодування матеріальних збитків необхідно впевнитися: чи є документи, які підтверджують наявність прямої дійсної шкоди, вину працівника; чи дотримано встановлений законом порядок і строки залучення працівника до матеріальної відповідальності, чи правильно обрано вид відповідальності (повна або обмежена).

Відшкодування матеріальних збитків здійснюється також по всіх сплачених підрозділом штрафах, неустойках, інших санкціях. При цьому адміністрація повинна притягнути до майнової відповідальності у відповідності із законодавством конкретних винних осіб.

Підвищенню ефективності перевірок сприяє обговорення їх підсумків із засновниками, керівниками та відповідальними працівниками підприємства. За необхідності питання збереження власності обговорюються з персоналом підрозділу, вносяться його пропозиції щодо організаційно-технічних заходів, затверджуються плани щодо усунення виявлених недоліків і заходи щодо підвищення ефективності роботи даного підрозділу.

Облік роботи внутрішнього аудитора

Для обліку та контролю за виконанням рішень щодо аудиторських перевірок аудиторська служба або аудитор ведуть книгу обліку аудиторських перевірок і вжитих щодо них заходів.

У книзі ведуться такі графи:

¦ дата і номер наказу на проведення перевірки;

¦ найменування підрозділу, в якому проведена перевірка;

¦ термін проведення перевірки;

¦ за який період проводиться перевірка;

¦ організаційний метод перевірки;

¦ дата звітного документа про перевірку;

¦ дата і номер наказу за результатами перевірки;

¦ строки надання інформації про виконання рішення звіту про перевірку;

¦ дата фактичного надання звіту про виконання наказу;

¦ сума матеріальної шкоди;

¦ сума відшкодованих збитків, матеріальних цінностей і цінних паперів;

¦ сума відшкодованих збитків винними особами добровільно;

¦ сума додатково нарахованих і внесених платежів до бюджету;

¦ передано до суду.

Взаємозв'язок внутрішнього та зовнішнього аудиту

Для аудитора, який проводить встановлений законом зовнішній аудит, досить важливо дослідити роль, яку відіграє в організації внутрішній аудит, з метою зменшення дублювання роботи. Це не залежить від того, чи охоплює внутрішній аудит фінансову систему або контролює такі сфери, як управління рухом товарно-матеріальних цінностей чи фінансовий менеджмент.

Внутрішній аудит здійснюється спеціальною службою підприємства або її працівниками (спеціалістами), безпосередньо підлеглими керівництву суб'єкта господарювання. Внутрішній аудит — це внутрішньогосподарський контроль, але за змістом і методами проведення він має багато спільного із зовнішнім аудитом.

При належній організації внутрішній аудит сприяє підвищенню відповідальності керівників структурних підрозділів і матеріально відповідальних осіб суб'єктів господарювання за виконання ними своїх обов'язків, попередженню негативних явищ при здійсненні господарських операцій, пов'язаних із рухом майна та обов'язками економічного суб'єкта. Крім того, внутрішній аудит значною мірою є інформаційною базою для зовнішнього аудиту, котрий проводиться в окремих суб'єктах господарювання в обов'язковому порядку згідно із законодавством.

Воднораз, між внутрішнім і зовнішнім аудитом є суттєві відмінності в рівнях незалежності, меті й часі проведення перевірок, про що свідчить інформація, наведена в таблиці 6.2. Потреба у внутрішньому аудиті дедалі частіше виникає в середніх і великих суб'єктів господарювання, що