Відображення операцій фінансової бухгалтерії в Головній книзі

Балансова одиниця є центральною організаційною структурою фінансової бухгалтерії, яка управляє опублікуванням балансу і звіту про прибуток і збитки.

Якщо розглядати фінансову бухгалтерію з точки зору International Account Standarts (IAS), то центральною концепцією є правова одиниця або одиниця, що зводить баланс. Однією з принципових вимог, що висуваються до такої одиниці, є опублікування балансу і звіту про прибуток і збитки (звіт П/3). У системі SAP одиницею, що зводить баланс, є балансова одиниця. Вона являє собою центральну організаційну структуру, яка відіграє інтегруючу роль при відстеженні даних обліку і звітності, що належать до численних сфер підприємницької діяльності. Головна книга як центральний елемент інтеграції пропонує широкий спектр можливостей для зовнішнього обліку і звітності. За допомогою відкритого інтегрованого потоку даних і роботи, зручної для користувачів, значною мірою спрощується процес знаходження правильного розв'язання фінансових питань і виконуються вимоги, що висуваються до сучасної системи обліку і звітності.

За допомогою інтегрованої Головної книги навіть при виконанні господарських процесів, загальних для всієї фірми, є доступ до даних структурних підрозділів.

Відповідно до міжнародних правових вимог, що висуваються до бухгалтерії (IAS, GAAP, GOB і т.п.), проводка в Головній книзі здійснюється за допомогою різних планів основних рахунків. Це відбувається як в центральному, єдиному в технічному плані середовищі, так і в розподілених системах. Гнучке оформлення звіту за будь-якими структурами балансу робить можливим простий розгляд релевантних даних на необхідному рівні стиснення.

У Головній книзі проводки можуть бути класифіковані. Це дозволяє генерувати різноманітні ракурси даних, що ведуться в різних балансових одиницях, на основі принципу документування.

За допомогою балансової одиниці як найменшої організаційної одиниці зовнішнього обліку і звітності можна відобразити повну, замкнену фінансову бухгалтерію. Балансова одиниця утворюється, як правило, з урахуванням податкової, правової, фінансово-бухгалтерської точок зору або з погляду торгового права і в більшості випадків відповідає також самостійній у правовому плані, вона може бути утворена також і на основі інших критеріїв.

Вона може відображати також і несамостійний у правовому плані підрозділ, якщо для даного підрозділу необхідно робити окремі аналітичні звіти. При цьому облік проводиться на основі принципу документування.

Модуль FI послідовно орієнтується на принцип документування. Тим самим кожна господарська операція зберігається в системі у вигляді документа проводки, що відноситься до операції. Документ утворює закриту і зв'язану одиницю. Він є носієм даних, що ведуть до сальдо і до окремих позицій. Документ виконує функції;

непрямого джерела даних для складання балансу;

транспорту даних для інших функцій, таких, як місце виникнення витрат, замовлення, проект;

носія даних для оперативної обробки допоміжного бухобліку, як наприклад, числа, нагадування.

Єдина структура документа, однозначні правила проводки і суворі перевірки форми і змісту гарантують, що кожний документ проводки потрапить у систему тільки в коректному вигляді і в повній формі. Тим самим забезпечується зведення стану рахунків і підсумкових даних модуля FI до правильно проведених окремих документів.

Для обробки за єдиними критеріями різноманітних господарських операцій модуль FI пропонує:

стандартизовану структуру документа з єдиними правилами проводки і введення даних;

велику кількість індивідуальних параметрів залежно від мети введення

документа.

Документ містить заголовок з даними, які дійсні для всього документа (номер документа, дата документа і т.д.) і будь-яку кількість позицій документа для створення відповідної операції (сума, рахунок, додаткові контировки і т.д.).

Вже проведені документи можуть бути додатково змінені. Ті поля, які ведуть до оновлення сальдо рахунків, змінюватися не можуть.

До них, наприклад, належать сума проводки, конто, код проводки, фінансовий рік, сума податку.

Для деяких полів можливість їх зміни залежить від того, які компоненти впроваджені в доповнення до модуля фінансової бухгалтерії. Для всіх інших полів користувач сам може визначити правила, що визначають чи можуть змінювати поля, коли і яким чином ці зміни можуть бути здійснені. Так, може бути визначено, що певні додаткові контировки можуть змінюватися лише доти, доки період проводки документа залишається відкритим для проводки. Як тільки закривається місяць і дані передаються у власні системи для аналізу, зміна цих даних забороняється. Це здійснюється за допомогою настроювання параметрів системи.

Функції зміни документа відповідають тим функціям, які є для перегляду документа і основних рахунків. Існують можливості для пошуку і сортування. При відповідних повноваженнях можна швидко перейти з режиму перегляду до функції зміни, не втрачаючи при цьому вибраного ракурсу.

Довершена логіка документа як базис даних всіх окремих операцій і оновлень сум виконує одну з основних вимог принципу належного ведення бухгалтерії за допомогою пристрою запам'ятовування (GOS). У межах встановлених користувачем вимог він може швидко і зручно виправляти документи, забезпечуючи при цьому правильність підтвердження проводки.

Для диференційованого відображення різноманітних цілей з урахуванням законодавчих аспектів, а також аспектів, пов'язаних з потоком вартостей і організацією проводки, у модулі FI пропонується гнучка структура Головної книги.

Кожна операція має бути однозначно описана за такими параметрами:

вид документа (вид операції, зберігання документа) - містить контрольні дані, що дозволяють керувати різними документами;

код проводки (вигляд введення даних) - визначає, чи є позиція документа проводкою по дебету, чи проводкою по кредиту. Він встановлює, на який тип рахунку здійснюється проводка (бухгалтерський рахунок Головної книги, особистий рахунок) і як виглядатиме екран для введення даних;

номер документа - кожний документ має певний номер, який дається або системою (внутрішній номер), або користувачем (зовнішній номер). У кожному випадку системою гарантується, що номер документа дається тільки один раз. Визначення інтервалів діапазону номерів залежно від вигляду операції дозволяє правильно зберігати різні види документів;

вид і форма будь-якого змісту контирування (умови платежу/додаткової контировки).

Модуль FI пропонує всі можливості для управління документом. Дозволяється і виконання проводок за будь-який минулий період. Якщо проводка документа вже виконана, то дані проводки можуть переглядатися, змінюватися, сортуватися і архівуватися на будь-якому рівні деталізування - від аналізу звіту до окремого документа. При цьому весь документ постійно розглядається як єдине ціле, тобто на жодній із фаз роботи взаємозв'язок його елементів не зникає.

У системі SAP план рахунків як схема структури для запису грошових потоків, визначених в обліку і звітності, представлений трьома функціями:*

як оперативний план рахунків.

Оперативний плай рахунків містить рахунки, які використовуються системою щодня. Тим самим всі оперативні операції можуть бути систематизовані в масштабах всього підприємства на основі одних і тих же критеріїв. Фінансова бухгалтерія і облік витрат працюють з тим же самим планом рахунків;*

як локальний план рахунків.

Локальний план рахунків містить рахунки, необхідні для виконання правових вимог. Завдяки їм дані бухобліку можуть бути подані відповідно до специфічних для країни, заздалегідь визначених критеріїв порядку ведення бухобліку. Позиції даного плану рахунків виводяться з оперативного плану рахунків;*

як план рахунків організації.

План рахунків містить всі рахунки, дійсні всередині всієї організації. Завдяки йому дані бухобліку можуть бути підготовлені і представлені відповідно до вимог зовнішньої звітності. Позиції даного плану рахунків виводяться з оперативного плану рахунків.

Можливість визначати різні плани рахунків дозволяє виконувати гнучкі аналітичні звіти. Дані бухобліку при цьому можуть готуватися на великій кількості рівнів відповідно до ієрархії. Щоденні проводки документів проводяться по номерах рахунків з оперативного плану рахунків. Таким чином, операції всередині можуть бути стандартизовані. При цьому вимоги, що висуваються до аналітичних звітів зі сторони, не ігноруються.

Для того щоб при організації плану рахунків врахувати різні інтереси, модуль FI в централізованих організаціях визначається як єдиний (як правило, максимальний) план основних рахунків на рівні НБУ. Він є дійсним для всіх підрозділів і структурних одиниць.

Будь-який рахунок, по якому здійснюється проводка, визначений в Головній книзі і містить дані, що описують його функцію. Ці дані зберігаються в основному записі рахунку. Вони управляють створенням і проводкою господарських операцій по рахунку, а також обробкою даних проводки.

Основні дані основного рахунку поділяються на дві сфери:

сферу плану основних рахунків - містить інформацію, дійсну для всього основного запису (як наприклад, номер основного рахунку, назва рахунку, бухгалтерський рахунок результатів, бухгалтерський рахунок наявності)- Крім того, тут містяться дані, керуючі створенням основного запису в балансовій одиниці (як наприклад, група рахунків, оформлення екрана);

сферу, специфічну для балансової одиниці - містить дані, керуючі створенням операцій на відповідному рахунку і управлінням рахунком у відповідній балансовій одиниці (наприклад, категорія податку, контрольний бухгалтерський рахунок, перегляд окремих позицій, управління відкритими позиціями).

Для обробки основних записів існують окремі функції для створення, зміни і перегляду. Повноваження на ці функції присвоюються співробітникам залежно від завдань, що стоять перед ними. Кожний новий основний запис присвоюється групі бухгалтерських рахунків. Вони поділяють основні рахунки за такими критеріями:*

нумерація рахунку.

Певній групі бухгалтерських рахунків, що мають загальні атрибути (наприклад, банківські рахунки, контрольні рахунки) треба заздалегідь привласнити діапазон номерів, до якого мають входити номери рахунків основного запису;*

вигляд інтерфейсу користувача.

Для кожної групи основних рахунків користувач може визначити, які