Модуль FI для створення основних даних основних рахунків пропонує різні методи, за допомогою яких у системі може легко і просто відображатися необхідний план основних рахунків. При цьому підтримуються всі стадії роботи - від копіювання готових планів рахунків до створення власного плану рахунків:*

копіювання плану рахунків.

Уже існуючі плани рахунків можна копіювати і змінювати відповідно до своїх вимог;*

метод використання зразка.

Рахунки з потрібного плану рахунків присвоюються рахункам існуючого плану рахунків. Потім всі рахунки створюються в системі автоматично. Цей метод є найбільш оптимальним, якщо рахунки зі стандартної поставки копіюються з новими назвами і номерами;*

копіювання даних.

Основні дані основних рахунків можуть переноситися в модуль FI з іншої системи;*

модель рахунку.

За допомогою моделі рахунку можуть бути заздалегідь задані значення для атрибутів, які при створенні рахунку будуть скопійовані. Цей метод є найбільш оптимальним, якщо необхідно заздалегідь задати атрибути основних рахунків для декількох балансових одиниць.

Окремі основні дані можна змінювати, блокувати або вилучати протягом фінансового року. Окремі атрибути можуть бути доповнені або створені нові основні рахунки. При цьому в розпорядженні користувача є гнучка функція пошуку, за допомогою якої пошук може вестися в будь-яких об'єктах. Правильність ведення основних даних забезпечується синхронним занесенням у журнал всіх даних, що вводяться.

Для огляду всіх відкритих, вирівняних і вже створених позицій рахунку в розпорядженні є функція перегляду окремих позицій. Користувач може задати сам, які дані до окремої позиції повинні бути виведені на екран. Але ракурс уже підготовленого списку позицій може бути швидко змінений. За допомогою будь-яких сортувань (по присвоєнню, номеру документа, датам вирівнювання і т.п.) відповідні окремі документи можуть інтерактивно вибиратися, варіюватися і підсумовуватися. Завдяки тому, що на екрані запиту в розпорядженні користувача є функції пошуку і підсумовування, перегляд всіх позицій не потрібний. Функції перегляду окремих позицій використовуються в таких сферах:

у рахунку в балансовій одиниці;

У групі рахунків;

у групі балансових одиниць (робочий список).

Зі списку окремих позицій у будь-який момент можна перейти в перегляд документа.

Для інформативного аналізу балансу і звіту про прибутки та збитки істотне значення мають різні форми порівняння фактичних показників з плановими.

Тому центральне місце в модулі займає планування, що характеризується такими властивостями: охоплює балансову одиницю і номер основного рахунку, повністю деталізоване за аспектами періоду, включає всі релевантні параметри, зберігається в різних версіях.

Усередині балансової одиниці планування здійснюється за рахунком. Основу планування утворює структура балансу і звіту про прибутки та збитки. У стандартній системі створюються приклади, представлені у вигляді деревоподібної структури і завдяки цьому легко змінні. Планові значення можуть вводитися для таких сфер: для всієї структури звіту про прибутки та збитки, для секторів сфери.

Введені планові показники можуть автоматично розподілятися, періодизуватися, посилатися, переноситися і копіюватися. Вони можуть бути легко представлені у вигляді альтернативної версії та використовуватися для порівняння. Модуль автоматизує операцію планування за параметрами, що пропонуються користувачу за замовчуванням. Крім того, можна легко доповнювати, переписувати і вибирати дані. Це забезпечує ефективне планування на всіх рівнях.

Кожна операція, релевантна для проводки, повинна вводитися у відповідному підрозділі банку за всіма діючими правилами проводки. Тільки на місці походження даних можна точно, надійно і повністю зафіксувати та записати всю необхідну інформацію. Виникаюча при цьому незалежність даних приводить у кінцевому результаті до контролю над всіма одиницями.

Необхідність виконання проводок в Головній книзі виникає при оперативних операціях (наприклад, відпуск матеріалу викликає проводку відпуску) при активній інтегрованій системі управління матеріальними потоками SAP; при операціях проводки у допоміжних книгах (надходження основних коштів в основному капіталі) при активній інтегрованій системі бухгалтерського обліку основних засобів SAP; на основі контированих в Головній книзі операцій при активній системі Головної бухгалтерії'.

Одночасно враховується взаємозв'язок з контролінгом і його компонентами. Обсяг і вид інтегрованих систем визначають, принципи введення, контировки і оновлення господарських операцій. Вирішальним при цьому є те, що документи проводки, що містять початкові дані і контировки з операцій, за допомогою допоміжної бухгалтерії синхронно знаходять своє відображення в Головній книзі.

Допоміжні бухгалтерії цілком і повністю інтегровані з Головною бухгалтерією на рівні основних даних, змінних даних, системи звітності.

Інтеграція основних даних розповсюджується нарівні з тими, що використовуються як єдине ціле планом рахунків і на всі елементи контировки допоміжних бухгалтерій, включаючи облік витрат. Це означає також загальне використання параметрів основних даних і взаємну перевірку правильності змісту і термінів дії.

Інтеграція даних проводки виражається передусім у централізованій базі даних документів, де зберігаються всі змінні дані; у кореспондуючих окремих позиціях допоміжних бухгалтерій з оригіналами змісту і контировок основних документів.

Загальне використання бази даних означає створення і ведення даних без надмірності; однозначне документування і методи перевірки в будь-який час; вільний доступ до всіх додатків; система звітності та інформаційна система, що повністю настроюються відповідно до вимог користувача.

Інтеграція даних виявляється, передусім, у безперервному об'єднанні всіх потоків документів господарської операції шляхом передання і копіювання заданих понять контировки.

Важливим є те, що при цьому всі допоміжні книги можуть бути пов'язані одна з одною. Саме тут і виявляється основна перевага повної інтеграції даних, що підтримується на рівні окремої операції. Кожна оновлена банківська операція автоматично актуалізується в усіх відповідних організаційно-економічних аналітичних звітах. Отже, таке автоматичне забезпечення даними є гарантом актуального і взаємопов'язаного обліку і звітності та контролінгу.

План рахунків зі своїми первинними рахунками основних засобів і бухгалтерськими рахунками наявності утворює центральний з погляду техніки проводки зв'язок між Головною книгою і відповідними допоміжними книгами. Універсальний принцип книги, що стосується контрольних рахунків, означає, що кожна окрема банківська операція одночасно знаходить своє відображення й у допоміжній книзі (як окрема позиція), і в Головній книзі на підсумковому рівні за допомогою присвоєного рахунку наявності.

Таке узгоджене оновлення здійснюється автоматично і гарантує: Головна і допоміжні книги є вивіреними в будь-який момент часу; за допомогою допоміжних книг можна виконати інтегрований перегляд звітів з балансу і звіту про прибутки та збитки, розгорнений аж до окремих документів; кожна операція проводки внаслідок свого впливу на баланс і результат відразу ж відбивається в фінансовій інформаційній системі; наслідки кожної операції проводки в балансі та результат можна побачити у фінансовій інформаційній системі.

Для того щоб раціонально, без помилок і повністю ввести, як правило, великий і диференційований обсяг даних бухобліку підприємства, система містить ряд засобів введення даних і автоматичних процесів. Велика частка цих функцій індивідуально настроюється у повноваженнях користувача відповідно до завдань кожного співробітника.

Для введення документа використовуються, зокрема, такі засоби:

технічні засоби введення даних: збереження даних, неповне введення документа з доповненням і коригуванням, проводка статистичних пам'ятних позицій, копіювання значень за замовчуванням (дата, стан бухгалтерського рахунку);

техніка посилань: копіювання даних з проведених документів, моделей документа або контировок зі зміною/доповненням за вибором;

автоматичні проводки: довгострокові проводки, похідні проводки (сконто, податок на додану вартість);

функції контролю: формальні перевірки полів і перевірки змісту полів, перевірка контрольних сум.

Закриття дня складається без додаткових операцій проводки. Після виконання введених проводок отримують такі дані: стан бухгалтерських рахунків з точністю до дня по окремих позиціях і даних оборотів, дані бухобліку за один або декілька днів проводки, підготовлені хронологічно або відсортовані індивідуально.

Видача документів з реєстрацією в журналі є важливою функцією перевірки і звірення введення поточних даних бухобліку і підтримує закриття окремих періодів з погляду належного обмеженню змісту проводки. Узагалі видається можливим для кожної балансової одиниці й області рахунків визначити два відкритих періоди проводки.

У рамках закриття місяця модуль дозволяє робити періодичну підготовку даних бухобліку для закриття року.

За допомогою ряду стандартних програм можна поновлювати регістр бухгалтерського рахунку на вирівняні позиції; складати повний журнал проводок з будь-якими можливостями для вибору і сортування; здійснювати звіряння окремих значень документа з підсумковими записами; реорганізовувати і архівувати документи.

Так, рахунки і окремі позиції готуються для програм закриття в рамках закриття року. У принципі, всі функції по закриттю року можна використати і для закриття місяця або кварталу.

Закриття року може здійснюватися, виходячи із закриття місяців, але не обов'язково. Ціла низка спеціальних програм готує окремі позиції та рахунки, за якими виконані проводки, до закриття року.

Важливими кроками при коригуванні балансу є закриття періоду проводки, оцінка відкритих позицій і сальдо в іноземних валютах, растрування вхідних і вихідних платежів (у тому числі всі відкриті позиції) за термінами оплати, визначення кредиторів у ролі дебіторів або дебіторів у ролі кредиторів, проводка переоцінок, коригувань і розмежувань, роздрукування балансу і звіту про прибутки та збитки.

Цілий ряд звітів у режимі реального часу підтримує роботи по закриттю на всіх фазах, аж до готового балансу і звіту про прибутки та збитки.