Особливості автоматизації товарних операцій

План

1. Особливості автоматизації товарних операцій

2. Автоматизація зведеного обліку і складання звітності

Оскільки найбільші проблеми виникають у процесі ведення бухгалтерського і податкового обліку товарних операцій, розглянемо можливості програми "1С: Бухгалтерія" у цьому напрямі.

Товарні операції є одними з найпоширеніших у господарській практиці. Типова конфігурація "1С: Бухгалтерія" дозволяє автоматизувати облік надходження, переміщення, продажу товарів на підприємстві, проводити облік доходів від їх реалізації відповідно до вимог національних стандартів бухгалтерського обліку. Паралельно ведеться і податковий облік цих операцій.

Для відображення в обліку руху товарів призначений рахунок 28 "Товари" із субрахунками: для обліку товарів і склотари призначений субрахунок 281, 282; комісійних товарів — 283; для обліку зворотної тари — 284. Також застосовується контрак- тивний субрахунок 285 "Торгова націнка" для відображення різниці між купівельною ціною (первісною вартістю товарів без ПДВ) та ціною продажу.

Важлива умова правильної організації обліку — єдність оцінки товарів (купівельна вартість або продажна) під час їх оприбуткування та під час їх списання. На всіх рахунках (крім рахунка 285 "Торгова націнка") облік руху товарів можна організувати в кількісному вираженні. Аналітичний облік організований у розрізі аналітичних рахунків, які в програмі названі як субконто. До рахунка 28 в програмі передбачено субконто: 1) номенклатури (субконто ТМЦ), 2) партій і 3) місць зберігання (складів і матеріально відповідальних осіб). Серед складів розрізняють оптові склади (на яких ведеться кількісно-сумарний облік у купівельних цінах) і роздрібні склади або магазини, де ведеться облік у цінах продажу.

Програма дозволяє організувати на роздрібних складах (магазинах) сумарний або кількісно-сумарний облік руху товарів. На практиці для обліку роздрібного продажу ведуть сумарний облік. Для організації кількісно-сумарного обліку необхідно щодня вносити дані за повним асортиментом і кількістю реалізованих товарів. Це великий обсяг даних, тому зручніше вести такий облік у спеціалізованій торговій програмі — "1С: Торгівля і склад для

України". Дана конфігурація має зв'язок безпосередньо з технічними засобами, приладами з реалізації товарів (електронно-контрольні касові апарати,торгові сканери).

В програмі формування проведень ґрунтується на базі документів, які формуються на різних етапах руху товарів. Товари надходять на оптовий склад підприємства від постачальників або з власного виробництва. При цьому формується їх первісна вартість, до якої при необхідності відносять методом прямого включення додаткові витрати на перевезення, на природний убуток у дорозі. Потім з оптового складу товари переміщаються в магазин (складів і магазинів може бути кілька, але прийнято, що безпосередньо від постачальників товари в магазини не надходять). При переміщенні формується торгова націнка, після цього товари продаються покупцям. У магазині можлива зміна торгової націнки. При поверненні товару роздрібним покупцем рух відбувається в зворотному порядку — через роздрібний магазин, оптовий склад, при цьому виконують сторнувальні проведення. Ця схема обігу товарів є підставою для формування документів в електронному вигляді (табл. 7.3).

Слід врахувати, що заповнення "вхідних" електронних документів відбувається на підставі паперових форм, а формування документів, що передаються покупцеві або формуються для внутрішніх потреб, можуть бути роздруковані за допомогою комп'ютерних технічних засобів. Це дає змогу, по-перше, об'єднувати

процеси складання первинних документів і ведення синтетичного, аналітичного і податкового обліку; по-друге, прискорити складання реєстрів бухгалтерського обліку, фінансової і податкової звітності шляхом можливостей програми.

В комп'ютерних програмах автоматизації обліку втілюються дві моделі ведення обліку для підприємств різних галузей народного господарства. Перша передбачає уніфікацію документів та їх представлення в системі подвійного запису. Первинні документи розглядаються як доповнення до господарських операцій, характерних для різних підприємств, при цьому найголовніша складова інформаційної бази системи обробки облікових даних — масив господарської інформації у вигляді господарських операцій.

Друга модель передбачає комплексне використання даних автоматизованого обліку з метою управління, планування роботи підприємства, багаторазове складання і на будь-яку дату аналітичних звітів.

Автоматизований облік дав обліковим працівникам і керівникам великі можливості щодо оперативності та якості складання звітності. При комп'ютерному способі обробки даних звітність формується як у регламентному режимі, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу.

Автоматизація зведеного обліку і складання звітності

Комплекс зведеного обліку і складання звітності включає завдання узагальнення інформації на аналітичних і синтетичних рахунках з подальшим групуванням отриманих даних за одним або кількома рахунками з метою складання звітності й прийняття управлінських рішень.

АРМ бухгалтера зведеного обліку і складання звітності передбачає відображення господарських операцій, що змінюють стан коштів підприємства і джерел їх утворення на рахунках бухгалтерського обліку. Останні служать засобом економічного групування господарських коштів та їх джерел, вираженого в натуральному і вартісному (грошовому) вимірах, і дозволяють отримати в зручному вигляді інформацію, необхідну для управління підприємством.

При цьому використовуються дві взаємопов'язані системи рахунків бухгалтерського обліку з синтетичних та аналітичних рахунків, їх відрізняє деталізація обліку коштів і джерел, що має важливе значення як для посилення контролю за правильністю самого обліку, так і для ефективного використання цієї інформації в управлінні підприємством.

Нарівні з відображенням господарської діяльності підприємства комплекс завдань зведеного обліку забезпечує автоматизоване складання бухгалтерського балансу і звітності, що є завершальним етапом облікового процесу і виконується систематично по закінченні звітного періоду (місяця, кварталу, півріччя, року).

Раціональна організація синтетичного й аналітичного обліку господарських операцій із застосуванням АРМ бухгалтера забезпечує:

• контроль за рухом статутного капіталу в частині основних і оборотних коштів підприємства;

• збереження грошових коштів і контроль щодо використання їх за цільовим призначенням;

• виявлення фінансових результатів діяльності підприємства і контроль за розподілом прибутку;

• систематизацію і узагальнення даних про виробничо-господарську діяльність підприємства в аналітичному і синтетичному розрізах для прийняття управлінських рішень. Вирішення завдань зведеного обліку і складання звітності базується на первинній інформації, що виникає в процесі фінансово- господарської діяльності, а також на інформації, яка повністю формується в процесі вирішення завдань інших ділянок обліку.

Метою автоматизації зведеного обліку є надання інформації, що задовольняє вимоги різних користувачів.

Користувачів облікової інформації можна розділити на три категорії, яким відповідають три категорії АРМ:

1) АРМБ І категорії створюється для внутрішнього користувача, тобто для тих користувачів, які здійснюють облік (заступник головного бухгалтера, сектор зведеного обліку, головний бухгалтер);

2) АРМ II категорії створюється для управлінського складу підприємства (фінансовий директор, головний економіст, заступник директора з маркетингу, керівник підприємства);

3) АРМ III категорії використовується зовнішніми користувачами (керівники філіалів, акціонери і т. д.).

Вся інформація, підготовлена на АРМБ, розглядається через її кінцевий вплив на прийняття рішень. Перш ніж ухвалити правильне рішення, необхідно визначити мету або керівний напрям і відповідне рішення традиційних завдань зведеного обліку та складання звітності. За результатами вирішення завдань формується єдина база даних бухгалтерських записів. Формування бази даних і логічний контроль правильності її заповнення виконуються протягом місяця в міру надходження інформації з АРМБ суміжних ділянок обліку.

Розділення АРМБ зведеного обліку і складання звітності на три категорії проводиться організаційно з авторизацією доступу до необхідної інформації. Тому структуру даних і технологію вирішення завдань будемо розглядати як єдину для всіх трьох категорій АРМ. Головне меню має такий вигляд:

• Вхідна інформація;

• Нормативно-довідкова інформація;

• Аналітичний облік;

• Синтетичний облік;

• Звітність;

• Моделювання управлінських рішень;

• Ведення інформаційної бази;

• База знань;

• Аудит фінансово-господарської діяльності.

При виборі функції "Вхідна інформація" в меню II рівня відображається перелік вхідної інформації:

• Бухгалтерська довідка;

• Інформація, що утримується з інших АРМБ;

• Книга обліку господарських операцій.

Помилкові записи аналізуються і при необхідності коректуються в режимі "Бухгалтерська довідка".

У режимі "Книга обліку господарських операцій" проводиться введення первинних операцій в Книгу обліку господарських операцій, яка являє собою хронологічно впорядкований (за часом виконання) список бухгалтерських проводок за рахунками. Вона містить записи всіх бухгалтерських операцій, що змінюють стан рахунків, і служить основним джерелом формування бухгалтерської звітності. Бухгалтерські записи в Книгу обліку госпо- дарських операцій можуть заноситися або шляхом безпосереднього введення господарських операцій з формуванням бухгалтерських проводок, або при генерації бухгалтерських проводок шляхом використання Довідника типових господарських операцій під час формування первинної інформації, або за допомогою формування бухгалтерських проводок з інших АРМБ.

У Книгу обліку господарських операцій заносяться всі відомості, починаючи від дати початку розрахункового періоду і до необхідної дати. Бухгалтерські записи можуть бути відкоригова- ні, доповнені новими, видалені, скопійовані.

При виборі режиму "Нормативно-довідкова інформація" на екрані відображається перелік нормативно-довідкової інформації:

• Довідник курсу валют;

• Довідник рахунків бухгалтерського обліку;

• Довідник припустимої кореспонденції рахунків;

• Довідник формування показників звітності;

• Довідник взаємозв'язків показників звітності;

• Довідник групування статей звітності;

• Довідник розрахунку показників підприємства;

• Довідник-календар;

• Довідник типових господарських операцій;

• Довідник структурних підрозділів;

• Довідник підприємств.

Довідник курсу валют необхідний для перерахунку валютних сум у національну грошову одиницю за діючим курсом Національного банку України, а також для ведення історії змін курсів валют. Його структура: найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти.

Довідник