Автоматизація обліку витрат на виробництво

Завдання обліку витрат на виробництво інформаційно пов'язані із суміжними ділянками обліку і підсистемами інформаційної системи підприємства. Лише незначна в обсязі вихідна інформація формується на підставі первинних документів.

Умовою функціонування АРМ бухгалтера обліку витрат на виробництво є формування на машинних носіях необхідної вихідної інформації, що виникає при розв'язанні завдань з обліку необоротних активів, виробничих запасів, заробітної плати, фінансово-розрахункових операцій, обліку готової продукції та її реалізації. Уся ця інформація повинна бути представлена у вигляді єдиної бази даних бухгалтерських записів відповідно до вимог АРМ бухгалтера з обліку витрат на виробництво.

Процес обліку витрат на виробництво організовується у вигляді певної схеми робочих місць, яка відбиває взаємодію різних працівників при реалізації облікових функцій. У цю схему повинні входити робочі місця всіх працівників, функціональні обов'язки яких певною мірою пов'язані з веденням бухгалтерського обліку. До них належать не тільки особи, які здійснюють документування, систематизацію й узагальнення інформації, не тільки особи, які використовують цю інформацію при виконанні функцій бухгалтерського обліку і керування, а й технічний персонал, який забезпечує оформлення документів, їх архівування, відображення тощо.

На робочих місцях бухгалтерських працівників увесь комплекс робіт пов'язаний із розв'язанням завдань бухгалтерського обліку, у той час як для іншого персоналу функції, пов'язані з бухгалтерським обліком, не є основними і займають лише частину робочого часу. Тому організація АРМ для таких категорій персоналу доцільна лише за умов виконання на АРМ їхніх основних функцій.

Найбільш раціональним є розподіл АРМБ з обліку витрат на виробництво на три категорії.

АРМБ обліку витрат на виробництво І категорії призначено для формування і підготовки первинної інформації, що формується безпосередньо на місцях виникнення інформації. АРМБ вирішує завдання обліку витрат на виробництво, яке стосується окремих підрозділів і дозволяє організувати систематичне і своєчасне виявлення відхилень від нормальних умов, проводити оперативний облік і здійснювати внутрішній аудит.

На АРМБ II категорії контролюється інформація, одержувана з АРМБ І категорії, вирішуються регламентні і запитні завдання з обліку витрат на виробництво в цілому по підприємству.

АРМБ III категорії призначено для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, узагальнення зведених даних витрат на виробництво, здійснення оперативного контролю за використанням трудових, матеріальних ресурсів і грошових коштів, організації внутрішнього аудиту.

На АРМБ з обліку витрат на виробництво І категорії здійснюються такі роботи:

• формування нормативно-довідкової інформації;

• введення та контроль первинних даних;

• розрахунок нормативної собівартості готової продукції (видів послуг, товарів), нормативної собівартості бракованої продукції;

• формування даних, отриманих з інших АРМБ і від інформаційної системи, про фактичну витрату виробничих запасів та за іншими прямими витратами;

• угрупування витрат за статтями;

• розподіл витрат за об'єктами обліку;

• визначення витрат за місце виникнення витрат.

На АРМБ І категорії формується і відображається така вихідна інформація:

• відомість відхилень від норм фактичних витрат на виробництво;

• відомість аналітичного обліку загальновиробничих витрат;

• модель аналізу загальновиробничих витрат.

На АРМБ з обліку витрат на виробництво II категорії виконуються такі роботи:

• розподіл витрат за об'єктами обліку в цілому по підприємству;

• закриття рахунків;

• формування реєстрів аналітичного обліку за рахунками;

• калькулювання собівартості продукції;

• розрахунок фактичної собівартості готової продукції, робіт і послуг;

• аудит витрат на виробництво в цілому по підприємству.

На АРМБ по обліку витрат на виробництво III категорії зважуються такі завдання:

• аналіз відхилень фактичних витрат від поточних норм, правильність віднесення витрат на відповідні вироби, замовлення, види послуг тощо, виявлення причин і винуватців відхилень;

• складання звітності на рівні підприємства;

• моделювання витрат на виробництво;

• аудит господарської діяльності підприємства;

• вироблення і прийняття управлінських рішень з мобілізації

внутрішніх резервів.

В інформаційній системі автоматизація обліку побудована таким чином. У системі реалізовано два основних способи списання прямих витрат на виробництво (матеріалів, комплектуючих тощо):

• списання за нормами;

• списання без норм.

Для списання без норм використовують документи "Акт списання" та "Акт виконаних робіт". При цьому контрагентом виступає спеціальний елемент довідника "Контрагенти" — виробництво, в картці якого рахунки відображають рахунок витрат на виробництво. Проводка в документі списання має списувати ТМЦ з кредиту рахунка ТМЦ (рахунок з карток ТМЦ) в дебет рахунка "Виробництво" (константа "Основне виробництво" або рахунок з картки контрагента "Виробництво").

Прибуткування готової продукції здійснюється за допомогою документа "Прибуткова накладна" з використанням того самого контрагента "Виробництво". Проводка в документі прибуткування має виконувати прибуткування готової продукції (рахунок ТМЦ в картках номенклатури готової продукції) з кредиту рахунка "Виробництво".

Для правильного подальшого формування документів з реалізації готової продукції слід вказувати в картках ТМЦ готової продукції значення ПДВ як "Основна ставка ПДВ". При формуванні прибуткових документів обчислюватиметься сума ПДВ за рядками. Але в господарській операції документа не повинна бути присутня проводка з ПДВ. У такому разі ПДВ не використовуватиметься і матиме інформативний зміст.

Документ "Акт виконаних робіт" (меню Журнали документів — Акти виконаних робіт — Введення нового) використовується при реалізації послуг іншим організаціям або населенню та при списуванні оборотних активів, необхідних для надання послуг (списання прямих витрат на виробництво).

При введенні нового документа система автоматично заповнює певні реквізити (номер документа; дата; фірма, яка надає послуги; підрозділи; контрагент; операція документа; валюта документа; використовувані плани рахунків; сума валових доходів; сума та ПДВ сплати; закупівельна вартість ТМЦ). Користувач вибирає МВО (меню Довідники — Структура — Фірми — Підрозділи).

Документ "Акт списання" (меню Журнали документів — Складські — Введення нового — Акт списання). Він дозволяє виконати списання оборотних активів підприємства (товарів, матеріалів тощо) з вибракування та списання на виробництво. Для списання на різні рахунки слід заводити різних контрагентів. У контрагентів списання рахунків у картці контрагента повинні бути настроєні відповідно до господарської операції документа. Також у проводках документа можна використовувати рахунок витрат підрозділу або константи.

Для списання оборотних активів на виробництво за нормами використовуються спеціальні довідники та документи Комплектація та Наряд на розбирання, які враховують норми прямих витрат для виробництва одиниці готової продукції.

Для списання оборотних активів на виробництво за нормами використовуються спеціальні довідники для опису складу товару (виробу готової продукції) та документи, які використовують такий опис — Склад комплекту.

Ознакою того, що товар або готовий виріб складається з комплектуючих, є поле Вид ТМЦ у картці ТМЦ, в якому має бути вибране значення Комплект.

У такого ТМЦ є підпорядкований довідник — Варіанти комплектації, для роботи з яким слід натиснути кнопку Склад комплекту.

Після цього у довіднику Варіанти комплектації для даного комплекту необхідно внести варіанти, згідно з якими повинна відбуватися комплектація або виготовлення готової продукції, інформативною є назва способу комплектації. Код несе допоміжний зміст.

Для введення комплектуючих, що входять до складу комплекту, необхідно натиснути кнопку Комплектуючі та занести самі комплектуючі — їх перелік, кількість, питому вартість (відсоток у вартості одиниці товару або готового виробу), тобто ввести інформацію, згідно з якою відбуватиметься списання матеріалів на виробництво одиниці готової продукції або комплектація. У разі вибору статті витрат без зазначення матеріалу (комплектуючого) сума даної статті буде віднесена на собівартість готової продукції (комплекту).

Кожна комплектуюча частина (матеріал, запчастина, інший виріб) заноситься окремим рядком.

Комплектуючі, як і самі комплекти, є елементами довідника Товари, матеріали. Для зручності пропонується заводити окремі папки-групи для комплектів та їх складових.

Після заповнення довідників комплектації можна починати роботу з відповідними документами.

Облік при збиранні виробів з комплектуючих. Для прибуткування готової продукції із одночасним списанням матеріалів та інших витрат на її виготовлення призначений документ Комплектація (меню Журнали документів — Складські — Введення нового — Комплектація). При проведенні документа комплектуючі списуються зі складу, а зібраний комплект (товар або готова продукція) прибуткується на склад.

При введенні нового документа система автоматично заповнює певні реквізити (номер документа, дата, фірма, підрозділ- відправник, підрозділ-отримувач, операція документа, використовувані плани рахунків, сума за документом).

Розбирання виробів на комплектуючі. Зворотною операцією до документа Комплектація є списання існуючих комплектів і прибуткування їх складових. Для цього використовується документ Розбирання комплекту, який формується згідно з варіантом комплектації, кількістю комплектів. При формуванні рядків документа система обв'язково контролює залишок комплектів на підрозділі-відправнику та МВО. За правилами заповнення та використання документ Розбирання комплекту аналогічний документу Комплектація. Списання непрямих витрат.

Обробка розподілення витрат. Для розподілення непрямих витрат на виробництво (нарахованої зарплати, амортизаційних відрахувань тощо) в кінці звітного періоду використовується спеціальна обробка — Розподілення витрат (меню Операції — Обробка — Розподілення витрат).

Обробка дає змогу автоматично сформувати проводки бухгалтерського обліку в дебет вибраного рахунка з кредиту вибраного рахунка пропорційно також вибраному рахунку.

Під час формування бухгалтерської операції система видає повідомлення про хід її виконання.

При формуванні операції субконто рахунків враховується окремо. Результатом виконання є документ Операція.

Для розрахунку і формування витрат, що списуються на собівартість продукції за статтями витрат, а також для визначення незавершеного виробництва формується "Оборотна