Автоматизація обліку необоротних активів

Методичні принципи формування в бухгалтерському обліку інформації про основні засоби визначені Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 7 "Основні засоби" (наказ Мінфіну України від 27.04.2000 № 92). Правила ведення податкового обліку основних фондів регламентуються законом України "Про оподаткування прибутку підприємств" від 22.05.97 № 283/97-ВР зі змінами і доповненнями.

До складу необоротних активів належать основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи, довгострокові фінансові інвестиції, капітальні інвестиції, довгострокова дебіторська заборгованість, відстрочені податкові активи, негативний гудвіл.

В умовах функціонування автоматизованої інформаційної системи обліку на АРМ бухгалтера з обліку НА вирішуються такі завдання:

• облік наявності та руху 03, НМА по місцях зберігання або експлуатації;

• облік надлишків і недостач 03 та НМА;

• облік амортизаційних відрахувань;

• облік переоцінки 03;

• облік НМА;

• облік капітальних інвестицій;

• облік інших НА.

Автоматизоване вирішення завдань з обліку необоротних активів на АРМБ ґрунтується на створенні і веденні інформаційної бази про наявність основних засобів, яка сформована на підставі інвентарної картотеки.

Призначення АРМБ з обліку необоротних активів полягає у виконанні таких системних обліково-контрольних операцій:

• автоматизації документування первинної інформації; оперативного управління, контролю за наявністю і рухом основних засобів, нематеріальних активів, інших необоротних матеріальних активів та інших необоротних активів;

• нарахування амортизації та видачі необхідної інформації на принтер чи екран дисплея на запит користувача.

Для обробки інформації з обліку необоротних активів доцільно створювати дво- або трирівневу систему АРМБ.

Технологічний процес обробки інформації складається з етапів:

• створення нормативно-довідкової інформації на момент упровадження;

• підготовки первинної інформації;

• створення інвентарної картотеки на момент упровадження;

• розрахунок амортизації;

• проведення розрахунків на АРМБ і занесення інформації в інформаційну базу;

• формування інформації для подальшого використання та перезапис її в суміжні АРМБ;

• проведення контролю й аналізу результатної інформації;

• прийняття управлінських рішень за наявною інформацією. Управління роботою АРМБ з обліку необоротних активів і

вибір функції здійснюються автономно в діалоговому режимі че- рез головний модуль з використанням трьох рівнів управління системою.

Інформаційний взаємозв'язок АРМ бухгалтера залежить від організації обліку основних засобів, територіального розташування АРМБ, потужності технічних засобів та інформаційних потоків.

Початком роботи є формування, коригування нормативно-довідкової інформації, яка складається з таких елементів:

• Довідник фірм;

• Довідник "Підрозділи";

• Довідник "Працівники" з визначенням матеріально відповідальних осіб (МВО);

• Довідник господарських операцій;

• Довідник "Проводки господарських операцій";

• Довідник "План рахунків бухгалтерського обліку";

• Довідник "Майно" (03, НМА, МШП (необоротні активи));

• Довідник "Напрямки діяльності".

Після формування нормативно-довідкової інформації формується інвентарна картотека основних засобів, нематеріальних активів та інших необоротних активів шляхом введення початкових залишків за допомогою документів "Акт прийому-передачі/дооцін- ки 03, НМА, ІНМА" та "Акт введення в експлуатацію 03, НМА, ІНМА" або документа "Акт введення залишків майна".

Програмне забезпечення введення й обробки первинного обліку включає набір формалізованих процедур, що забезпечують:

• введення даних у відповідності зі структурою первинного документа;

• контроль реквізитів, що вводяться, на основі прийнятих методів;

• контроль машинного документа;

• коригування даних первинного обліку;

• алгоритмічну обробку показників первинного обліку;

• організацію хронологічної бази даних;

• висновок на екран, друк даних первинного обліку, введених в обробку.

На АРМБ з обліку необоротних активів інформаційне забезпечення створюється у вигляді локальної бази.

Після введення нормативно-довідкової, первинної інформації проводиться розрахунок і відображення вихідної інформації.

Для аналітичного обліку необоротних активів автоматизованим шляхом ведеться інвентарна картотека. Для ведення інвентарної картотеки використовується довідник "Майно" (або "03, НМА, ІНМА"), в якому відображаються всі необхідні дані для управління й обліку даних. Бухгалтер на підставі картки має можливість проаналізувати стан основних засобів, термін служби, суми нарахованого зносу, терміни і суми переоцінки основних засобів, правильність застосування відсотків амортизаційних відрахувань і методів нарахування амортизації, а також правильність нарахування і віднесення на рахунки виробничої діяльності амортизаційних відрахувань.

Для переоцінки, тобто зміни балансової вартості або накопиченого зносу основних засобів і нематеріальних активів використовується документ "Індексація" з Журналу документів "Майно" (або "03, НМА, ІНМА"). Для здійснення переоцінки вводяться коефіцієнти переоцінки за кожним інвентарним номером, після чого здійснюється прорахунок, але потрібно мати на увазі, що при необхідності зміни залишкової вартості потрібно змінювати або балансову вартість, або знос. У результаті використання даного документа здійснюється переоцінка балансової вартості 03, НМА та їх зносу. Документ має дві друковані форми: "Індексація балансової вартості" та "Індексація зносу". Дані про переоцінку формуються в інвентарній картотеці. Важливе місце займає перевірка правильності і повноти проведеної переоцінки основних засобів. З цією метою бухгалтер здійснює перегляд усієї картотеки і перевіряє правильність застосування встановлених коефіцієнтів переоцінки, а також формування нової вартості основних засобів і нарахованого зносу. До того ж отримує можливість одержати необхідні відомості за такими параметрами: за датою введення основних засобів, інвентарним номером, інвентарною карткою, видом основних засобів, групою основних засобів, датою переоцінки, вартістю основних засобів, балансовим рахунком, за сумою зносу основних засобів.

На підставі первинних даних і нормативно-довідкової інформації, введених в інформаційну систему, здійснюється відображення інформації про наявність і рух за підрозділами, матеріально відповідальних особами, за напрямами, видами діяльності і по підприємству в цілому. З цією метою формується "Оборотна відомість за рахунками 03, НМА, ІНМА", "Оборотна відомість руху 03, НМА, ІНМА", "Залишки 03, НМА, ІНМА", "Відомість амортизаційних нарахувань", "Картка 03, НМА, ІНМА", "Обчислення амортизаційних нарахувань", "Вибуття 03, НМА, ІНМА", "Інвентаризаційна відомість 03, НМА, ІНМА". Для проведення аудиту ці відомості можна одержати в запитному режимі по зазначених групуваннях.

Для здійснення нарахування і розподілу амортизаційних відрахувань за рахунками бухгалтерського обліку формують "Відомість амортизаційних нарахувань" та "Обчислення амортизаційних нарахувань". На підставі "Відомості амортизаційних нарахувань" бухгалтер здійснює за необхідний період аналіз і контроль правильності формування сум нарахованої амортизації. За допомогою відомості "Обчислення амортизаційних відрахувань" бухгалтер здійснює контроль за сумами нарахованого зносу та перерахуванням податку до бюджету.

"Оборотна відомість по рахунках 03, НМА, ІНМА" призначена для зображення кількісного та вартісного вираження руху, тобто залишків на початок та кінець, а також оприбуткування та вибуття інвентарних об'єктів за одним із рахунків НА — "Капітальні інвестиції", "Знос НА" та "03", "НМА", "ІНМА". За допомогою цієї відомості бухгалтер перевіряє правильність ведення кількісного аналітичного та бухгалтерського синтетичного обліку. Знайдені розбіжності в результатах цієї відомості та бухгалтерської відомості "Оборотно-сальдова відомість за рахунком" свідчать про існування помилок в документальному оформленні господарських операцій.

"Оборотна відомість руху 03, НМА, ІНМА" призначена для виводу кількісного руху інвентарних об'єктів, але не за рахунком, а саме за інвентарними об'єктами в їх балансовій або залишковій вартості.

"Інвентаризаційна відомість 03, НМА, ІНМА" призначена для проведення інвентаризації об'єктів на підприємстві.

Для здійснення контролю за правильністю і повнотою нарахування податку на додану вартість на придбані і реалізовані основні засоби формується на запит бухгалтера довідкова інформація про суми податку на додану вартість у розрізі інвентарних об'єктів.

Відомість "Картка 03, НМА, ІНМА" призначена для виведення повної інформації про кількісний та сумарний рух за вибраним інвентарним об'єктом за певний період в балансовій та залишковій вартостях за рахунками "Капітальні інвестиції" "03", "НМА", "ІНМА" в експлуатації.

На підставі даних відомостей бухгалтер аналізує і виявляє неправильно введені дані, а також несвоєчасність відображення записів у бухгалтерському обліку. З використанням довідника припустимої кореспонденції рахунків здійснюється контроль за правильністю відображення в бухгалтерському обліку проведених господарських операцій. При виявленні неправильно проведених господарських операцій здійснюється формування довідкової інформації за проведеними бухгалтерськими записами з відображенням правильної бухгалтерської проводки.

Комплексний підхід до обліку, контролю, аналізу, аудиту й управління основними засобами дозволяє оперативно одержувати всі необхідні дані за визначений період й істотно підвищує рівень управління фінансово-господарською діяльністю підприємства.

Бухгалтерський облік операцій з основними засобами здійснюється по окремих об'єктах із застосуванням типових форм первинного обліку, затверджених наказом Міністерства статистики України від 29.12.95, а також спеціальних розрахунків бухгалтерії (розрахунок нарахування амортизації). В системі "1С: Бухгалтерія" кожен етап обліку основних засобів супроводжується створенням окремого електронного документа, який є засобом внесення первинної облікової інформації в програму і автоматичного формування бухгалтерського проведення відповідно до господарської операції. Кожен з електронних документів обліку операцій з основними засобами в програмі відповідає певній типовій формі первинного бухгалтерського обліку (табл. 7.2).

Отже, заповнення одного з перерахованих в табл. 7.2 електронних документів програми "1С: Бухгалтерія" дає можливість одночасно здійснювати роздільне ведення бухгалтерського і податкового обліку основних засобів. Але потрібно пам'ятати, що досягнення такого результату неможливе без правильного і повного заповнення довідника програми "Необоротні активи", в якому доцільно організувати багаторівневий і аналітичний облік, що дозволить ефективніше використовувати можливості програми. На першому рівні довідника пропонується створити дві групи:

• основні засоби;

• нематеріальні активи.

На другому рівні окремі групи доцільно створити відповідно до класифікації основних засобів і нематеріальних активів у бух-

галтерському обліку (стандарт 7, п. 5.1, 5.2). Тільки в ці групи можна вносити аналітичні дані об'єктів основних засобів і