Облік дебіторської заборгованості за розрахунками

Облік розрахунків за дебіторською заборгованістю з розрахунків ведеться на рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами". За дебетом рахунка відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом — її погашення або списання.

Рахунок 37 "Розрахунки з різними дебіторами" має такі субрахунки:

371 "Розрахунки за виданими авансами";

372 "Розрахунки з підзвітними особами";

373 "Розрахунки по нарахованих доходах";

374 "Розрахунки за претензіями";

375 "Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків";

376 "Розрахунки за позиками членам кредитних спілок";

377 "Розрахунки з іншими дебіторами".

Дебіторська заборгованість за розрахунками виникає у

випадках:

1. При переплаті податків.

В такому випадку у державного бюджету та соціальних фондів виникає заборгованість перед підприємствами в сумі переплачених податків або платежів. Вона може бути повернута на рахунок підприємства або зарахована в майбутніх періодах за борги, що будуть нараховані.

При виникненні дебіторської заборгованості за податками і платежами складаються такі облікові записи :

Дебет 64 "Розрахунки за податками і платежами"

Дебет 65 "Розрахунки зі страхування"

Кредит 311 "Поточні рахунки в національній валюті"

2. За авансами виданими:

Якщо підприємство виплатило аванс постачальнику, то у постачальника виникають зобов'язання щодо відвантаження матеріалів, товарів тощо. В обліку операції з видачі авансів і взаємного зарахування заборгованості відображаються записами:

1. Сплачено постачальникові аванс за матеріали, товари, роботи послуги:

Дебет 371 "Розрахунки за виданими авансами";

Кредит 301 "Каса в національній валюті";

Кредит 311 "Поточні рахунки в національній валюті".

2. Отримано від постачальника матеріали, товари, роботи послуги:

Дебет рахунків матеріальних запасів 20,22,28;

Кредит 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками".

Одночасно на суму ПДВ:

Дебет 641 "Розрахунки за податками";

Кредит 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками".

3. Зарахування заборгованості за поставлені матеріали, товари, роботи послуги:

Дебет 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками"; Кредит 371 "Розрахунки за виданими авансами". 3. З нарахованих доходів

Дебіторська заборгованість з нарахованих доходів виникає, якщо підприємство нараховує доходи від використання його активів іншими сторонами, ймовірність отримання яких ним визнається. Це можуть бути відсотки, дивіденди, роялті.

Відсотки — плата за використання грошових коштів, їх еквівалентів або сум, що заборговані підприємству. Нарахування відсотків здійснюється у тому звітному періоді, до якого вони належать, виходячи з бази їх нарахування та строку користування активами. Підприємство повинне нараховувати відсотки кожного місяця. При цьому складається запис на рахунках бухгалтерського обліку:

Дебет 373 "Розрахунки за нарахованими доходами"; Кредит 732 "Відсотки одержані".

Дивіденди нараховуються підприємством, якщо воно утримує на балансі довгострокові інвестиції - акції.

Дивіденди — частина чистого прибутку, розподілена між учасниками (власниками) відповідно до частки їх участі у власному капіталі підприємства. Нарахування дивідендів здійснюється на дату прийняття загальними зборами рішення при виплату дивідендів у сумі, пропорційній до розміру його частки у статутному капіталі об'єкта інвестування.

Приклад. ВАТ "Мрія" утримує на балансі довгострокові інвестиції — акції ВАТ "Прилад" з метою отримання дивідендів. Частка ВАТ "Мрія" у статутному капіталі ВАТ "Прилад" складає 10%. У звітному році ВАТ "Прилад" було отримано 60 000 грн. чистого прибутку. За рішенням загальних зборів, що відбулися 2 березня наступного за звітним року 40 000 грн. буде використано на сплату дивідендів. Станом на 31 березня ВАТ "Мрія" повинне провести в бухгалтерському обліку такий запис на суму нарахованих дивідендів, грн. :

Дебет 373 "Розрахунки за нарахованими доходами" 4 000 Кредит 731 "Дивіденди отримані" 4 000

Роялті — це платежі за використання нематеріальних активів підприємства (патентів, торгівельних марок, авторського права, програмних продуктів та ін.). Дебіторська заборгованість за платежами з роялті визнається за принципом нара- хування у відповідності з економічним змістом укладеної угоди. При цьому в бухгалтерському обліку складається такий запис:

Дебет 373 "Розрахунки за нарахованими доходами";

Кредит 733 "Інші доходи від фінансових операцій".

4. Із внутрішніх розрахунків

Дебіторська заборгованість із внутрішніх розрахунків виникає за умови, якщо підрозділи об'єднання або філії без права юридичної особи, включаючи адмінуправління, мають заборгованість перед даним підприємством. Така заборгованість може виникати при внутрішній передачі цінностей чи іншого майна. При виникненні дебіторської заборгованості з внутрішніх розрахунків складаються такі облікові записи :

1. При внутрішній передачі запасів:

Дебет 682 "Внутрішні розрахунки";

Кредит 20 "Виробничі запаси";

Кредит 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети";

Кредит 28 "Товари";

2. При внутрішній передачі основних засобів:

Дебет 682 "Внутрішні розрахунки";

Кредит 10 "Основні засоби";

Одночасно на суму зносу:

Дебет 131 "Знос основних засобів";

Кредит 10 "Основні засоби".

5. Із підзвітними особами

Підзвітні особи — працівники або власники підприємства, які отримали кошти з каси підприємства для забезпечення потреб, пов'язаних з його господарською діяльністю. Суми, що видаються готівкою працівникам "під звіт", обмежуються рішеннями Національного банку України (НБУ). НБУ накладає обмеження на розмір та час використання отриманих коштів.

Кошти підзвітним особам видаються :

— для придбання товарів і послуг;

— для покриття витрат у відрядженні.

Аванс на придбання товарів і послуг повинен бути використаний не пізніше наступного дня з дня їх отримання з банку. Сума, за якою здійснюються розрахунки з однією юридичною особою за один день, не повинна перевищувати 10 000 грн.

Аванс на відрядження повинен підтверджуватися звітом в 3-денний термін з дня повернення з відрядження.

Видача коштів під звіт оформляється видатковим касовим ордером на основі розпорядження керівника підприємства за умови відсутності попередньої заборгованості за отриманими авансами.

Сума авансу на придбання товарів і послуг визначається, виходячи з господарських потреб з урахуванням обмежень НБУ.

Сума авансу на відрядження визначається, виходячи з вартості проїзду до місця відрядження і назад, розрахункових витрат на готель та кількості днів відрядження.

Порядок оплати і норми видатків по відрядженнях визначаються постановою КМУ "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" від 23.04.1999 р. № 663 та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон (затверджена наказом Мінфіну № 59 від 13.03.98 р.) зі змінами.

Працівники підприємства скеровуються у відрядження за наказом керівника, у якому визначено місце та ціль відрядження. У відповідності до наказу керівника працівникові виписується посвідчення про відрядження, у якому вказується прізвище, ім'я, по-батькові відрядженої особи; її посада; місце і мета відрядження; номер та дата наказу, у відповідності до якого працівник відправляється у відрядження, а також відмітка про вибуття у відрядження з підприємства. Видане працівникові відрядне посвідчення реєструється у журналі реєстрації посвідчень про відрядження. При прибутті у кожний пункт відрядження, передбачений його завданням та вибутті з нього працівник повинен зробити відмітку у посвідченні про відрядження. Кількість фактичних днів перебування у відрядженні визначається за посвідченням про відрядження. Підприємства повинні також вести журнал обліку працівників, що прибули у відрядження з інших підприємств та організацій.

Якщо працівник скеровується у закордонне відрядження у країни, з якими встановлено повний прикордонний контроль, то кількість днів перебування у відрядженні визначають за відмітками органів прикордонного контролю в паспорті або документі, що його заміняє.

За кожен день перебування у відрядженні працівник отримує добові. Розмір добових у межах України складає 18 грн., при відрядженні за кордон — 231 грн. (за умови, якщо до вартості проживання в готелях не включаються витрати на харчування). Якщо до рахунків на оплату вартості проживання включаються витрати на харчування, сума добових відповідно зменшується.

Якщо до рахунків на оплату проживання в готелях включено витрати на:

— одноразове харчування, для відряджень у межах України сумадобових — 14,40 грн., для відряджень за кордон — 185,00 грн.;

— дворазове харчування, для відряджень у межах України

— 10,80 грн., за кордон — 128,00 грн.;

— триразове харчування, для відряджень у межах України

— 7,80 грн., за кордон — 81,00 грн.

Якщо працівник їде у відрядження за кордон, то до часу перетину митного кордону добові нараховуються в сумі 18 грн., після перетину кордону — 231 грн.

Розмір відшкодування витрат на відрядження для державних службовців та працівників бюджетних установ визначаються спеціальним додатком до Постанови Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон".

Максимальний термін перебування у безперервному відряджені в Україні — 30 календарних днів, за кордоном — 60 календарних днів. Термін відрядження працівників, що направляються для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати періоду будівництва об'єктів. Мінімальний термін відрядження

— 1 день. При одноденному відрядженні добові виплачуються в повному розмірі. Днем вибуття у відрядження вважається день відправки транспортного засобу від місця роботи відрядженого працівника, днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи працівника.

Протягом усього терміну перебування у відрядженні за працівником за основним місцем роботи зберігається середній заробіток або оклад з усіма доплатами.

Після повернення з відрядження працівник складає в 3-ден- ний термін авансовий звіт про здійснені документально підтверджені (окрім добових) витрати. Працівникові компенсуються обумовлені підприємством витрати на проживання в готелі, витрати на бронювання готелю, витрати на побутові послуги, що надаються в готелі, витрати на проїзд до місця відрядження і назад, витрати на постіль, — за умови надання відповідних чеків та рахунків, які підтверджують факт