Якщо підзвітною особою здійснювалось придбання товарів і послуг, то вона на підставі первинних документів, які підтверджують здійснені господарські витрати також складає авансовий звіт.

Рахунки з підзвітними особами відображаються в обліку на субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. У балансі воно відображається розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове — у складі поточних зобов'язань.

Основні господарські операції за субрахунком відображаються записами:

1. Видано аванс підзвітній особі:

Дебет 372 "Розрахунки з підзвітними особами";

Кредит 30 "Каса".

2. Після подання авансового звіту зараховано здійснені видатки на відрядження або на придбання товарів і послуг:

Дебет 20 "Виробничі запаси ";

Дебет 23 "Виробництво";

Дебет 91 "Загальновиробничі витрати";

Дебет 92 "Адміністративні витрати";

Дебет 93 "Витрати на збут";

Дебет 94 "Інші витрати операційної діяльності";

Кредит 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

3. Повернення невикористаної підзвітної суми:

Дебет 30 "Каса";

Кредит 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

4. Утримано з працівника суми, на які не подані підтверджуючі документи:

Дебет 30 "Каса";

Дебет 661 "Розрахунки за заробітною платою";

Кредит 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

Після затвердження авансового звіту керівником придбані запаси оприбутковуються на склад. Якщо їх сума незначна, вони списуються на витрати без оприбуткування за актом на списання. При цьому складається запис:

Дебет 20 "Виробничі запаси";

Дебет 23 "Виробництво";

Дебет 91 "Загальновиробничі витрати";

Дебет 92 "Адміністративні витрати";

Дебет 93 "Витрати на збут";

Дебет 94 "Інші витрати операційної діяльності";

Кредит 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

Не використані суми авансу повертаються в касу підприємства.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться за кожною підзвітною особою у Відомості 3.2. При цьому вказуються: залишок заборгованості перед кожною підзвітною особою на початок звітного місяця, отримання підзвітною особою сум з каси, списання заборгованості у відповідності до поданих авансових звітів та залишок заборгованості на кінець звітного місяця. Узагальнені підсумки Відомості 3.2. включаються у Журнал № 3.

6. До іншої поточної дебіторської заборгованості відносять:

• заборгованість працівників по інших операціях, крім довгострокової;

• за товари, придбані в кредит або за позиками;

• заборгованість по розрахунках із розрахунків за претензіями;

• заборгованість по розрахунках з відшкодування матеріальних збитків;

• заборгованість по розрахунках з оплати праці;

• заборгованість по розрахунках з постачальниками;

• інша поточна дебіторська заборгованість.

Облік розрахунків за претензіями

Розрахунки за претензіями виникають при пред'явленні претензій постачальникам, підрядникам, транспортним та іншим організаціям, а також за визнаними ними штрафами, пенею, неустойками.

Претензії постачальникам пред'являються у випадку невиконання або неповного виконання ними умов укладених договорів:

— постачання матеріалів, товарів, робіт, послуг неналежної якості;

— постачання матеріалів, товарів, робіт, послуг у неповному обсязі;

— невідповідність цін та тарифів на матеріали, товари, роботи, послуги;

— несвоєчасна поставка матеріалів, товарів, робіт, послуг;

— порушення інших умов, передбачених договором.

Підставою для визнання в обліку претензій є акти приймання вантажів, комерційні акти, рішення арбітражних судів та інші.

У всіх випадках визнання претензій до постачальників підприємством на суму претензій складається такий обліковий запис:

Дебет 374 "Розрахунки за претензіями";

Кредит 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками".

На суму визнаних штрафів, пені, неустойок:

Дебет 374 "Розрахунки за претензіями";

Кредит 715 "Отримані штрафи, пені, неустойки".

При сплаті постачальником визнаних претензій і штрафних санкцій складаються записи:

Дебет 31 "Рахунки в банках";

Кредит 374 "Розрахунки за претензіями".

Якщо банком помилково була списана сума коштів з рахунку підприємства або помилково зарахована на рахунок, то він зобов'язаний вже наступного дня після виявлення помилки виправити її.

При помилковому списанні коштів:

Дебет 374 "Розрахунки за претензіями";

Кредит 31 "Рахунки в банках".

При повернені банком коштів підприємства на його рахунок:

Дебет 31 "Рахунки в банках";

Кредит 374 "Розрахунки за претензіями".

При помилковому зарахуванні коштів:

Дебет 31 "Рахунки в банках";

Кредит 374 "Розрахунки за претензіями".

При списанні помилково зарахованих коштів підприємства з його рахунка:

Дебет 374 "Розрахунки за претензіями";

Кредит 31 "Рахунки в банках".

Аналітичний облік розрахунків за претензіями ведеться окремо за кожним випадком визнання претензій та кожним постачальником.

Розрахунки із відшкодування матеріальних збитків

Матеріальні збитки можуть задаватись підприємству через недостачі та втрати товарно-матеріальних цінностей.

Недостачі і втрати можуть бути у межах норм природних втрат (які визначаються чинним законодавством за окремими видами цінностей) і наднормативні.

Недостачі в межах норм природних втрат, виявлені при оприбуткуванні цінностей, включаються до первісної вартості запасів. При цьому складається така кореспонденція рахунків:

Дебет 20 "Виробничі запаси";

Дебет 28 "Товари";

Кредит 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".

Якщо недостача в межах норм природних втрат виявлена під час інвентаризації цінностей, то вона списується на собівартість реалізованої продукції (товарів). При цьому складається обліковий запис:

Дебет 90 "Собівартість реалізації";

Кредит 20 "Виробничі запаси".

Недостача запасів понад норми природних втрат, за якими не виявлені винні особи, відноситься на витрати звітного періоду, якщо на час виявлення недостачі винуватця не встановлено:

Дебет 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей";

Кредит 20 "Виробничі запаси".

Одночасно вона облічується на забалансовому рахунку 072 "Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей". Якщо виявляються винні в недостачах матеріально-відповідальні особи (з якими укладено договір про матеріальну відповідальність), то сума втрат, які вони повинні компенсувати, визначається "Порядком визначення розміру збитків від роз- крадання, недостачі, знищення (псування) матеріальних цінностей", затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 р. №116 (зі змінами та доповненнями). При цьому для розрахунку суми, що підлягає компенсації винними особами, можна скористатися формулою:

Н — розрахункова сума недостач, які відносяться на винну особу;

Бв — балансова вартість майна, за яким виявлено недостачі;

Іі — індекс інфляції;

ПДВ — сума податку на додану вартість;

АЗ — сума акцизного збору.

Приклад. Виявлена недостача понад норми природних втрат при інвентаризації цукру на суму 800 грн. За актом інвентаризаційної комісії вона віднесена на винну особу.

Якщо недостача запасів виявляється при інвентаризації і відноситься на винну особу, то вона повинна відображатися в обліку на дату завершення інвентаризації. Основні операції за прикладом відображаються в обліку в таблиці 5.8.

*103% — індекс інфляції.

Якщо винною за рішенням інвентаризаційної комісії особою не визнається заборгованість перед підприємством по недостачах і втратах, справа про визнання вини вирішується в судовому порядку.