Не визнаються запасами також суми попередньої оплати за запаси. У такому випадку виникає заборгованість постачальника перед підприємством.

Якщо підприємство фактично отримало запаси, але не отримало документів постачальника на ці запаси, то воно може визнати їх за балансом за таких умов :

— їх постачання передбачене раніше укладеними угодами;

— кількість і якість отриманих запасів задовольняє покупця;

— покупець може здійснити їх достовірну оцінку запасів.

Такі поставки називаються невідфактурованими.

Отже, підприємство включає до складу залишків запасів:

— власні запаси, що знаходяться на складах, магазинах, у виробничих цехах, які повністю ним контролюються;

— власні запаси, що знаходяться на складах, контроль над якими обмежений;

— запаси в дорозі, за якими, за умовами укладених договорів, підприємству перейшло право власності;

— невідфактуровані поставки;

Не включаються до складу запасів:

— матеріали, прийняті на переробку;

— матеріальні цінності, прийняті на відповідальне зберігання;

— товари на комісії;

— матеріальні цінності, отримані за договорами схову;

— матеріальні цінності, отримані в довірче управління;

— попередня оплата за матеріальні цінності.

Відображення запасів на рахунках бухгалтерського обліку

Інвентарним об'єктом обліку запасів є їх найменування (номенклатурний номер) або однорідна група (вид). У розрізі інвентарних об'єктів будується аналітичний облік запасів. Рахунки аналітичного обліку відкриваються підприємством самостійно.

Групування запасів на рахунках бухгалтерського обліку залежить від місця запасів у процесі виробництва (надання послуг). В обліку виділяють такі групи запасів (табл. 9.1):

За дебетом рахунка 20 "Виробничі запаси" відображається надходження запасів на підприємство, їх дооцінка, за кредитом — витрачання на виробництво (включаючи ремонт та будівництво), реалізація (передача) на сторону, уцінка та втрати запасів.

На субрахунку 201 "Сировина й матеріали" відображаються наявність та рух сировини та основних матеріалів, що складають основу виготовлюваної продукції або є необхідними компонентами при її виготовленні, сприяють процесу виготовлення (допоміжні матеріали). На цьому субрахунку ведеться облік основних матеріалів, що використовуються підрядними будівельно-монтажними організаціями при здійсненні будівельно-монтажних та ремонтних робіт. Підприємства, що заготовляють сільськогосподарську продукцію для переробки, також відображають її вартість на цьому субрахунку.

На субрахунку202 "Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби" відображається наявність та рух покупних напівфабрикатів, готових комплектуючих виробів (включаючи у підрядних будівельних організаціях будівельні конструкції та вироби, — дерев'яні, залізобетонні, металеві та інші), придбані для комплектування продукції, що випускається підприємством. Як правило, вони потребують додаткових витрат праці з їх обробки та складання. Вироби, придбані для комплектації готової продукції, вартість яких не включається до собівартості готової продукції підприємства, відображаються на рахунку 28 "Товари".

Науково-дослідні та конструкторські організації купують комплектуючі вироби для проведення науково-дослідних (експериментальних) робіт за визначеною науково-дослідною або конструкторською темою. Спеціальне обладнання і інструменти, пристрої та інші прилади обліковують на субрахунку 202. Обладнання і прилади загального призначення на цьому субрахунку не обліковуються, а відображаються на рахунках 10 "Основні засоби", 11 "Інші необоротні матеріальні активи", 22 "Малоцінні і швидкозношувані предмети" за видами предметів.

На субрахунку 203 "Паливо" обліковується наявність та рух нафтопродуктів, твердого палива та мастильних матеріалів, які купуються підприємством для технологічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, а також для виробітку енергії та опалення будинків. На цьому субрахунку також обліковуються оплачені талони на нафтопродукти і газ.

Якщо деякі види палива використовують одночасно і матеріали, і як паливо, їх можна обліковувати або на рахунку 201 "Матеріали" або на рахунку 203 "Паливо", залежно від того, де вони більше використовуються.

На субрахунку 204 "Тара і тарні матеріали" відображаються наявність і рух усіх видів тари, окрім такої, що використовується як господарський інвентар, а також матеріали і деталі, які використовують для виготовлення тари та для її ремонту (деталі для збирання ящиків, клепки для виготовлення діжок та ін.).

Матеріали, які використовуються для додаткового обладнання вагонів, барж, суден з метою забезпечення збереження відвантаженої продукції, не відносяться до тари і обліковуються на субрахунку 201 "Сировина і матеріали".

На субрахунку 205 "Будівельні матеріали" не обліковується обладнання, яке не потребує монтажу: транспортні засоби, вільно розміщені верстати, будівельні механізми, сільськогосподарські машини, виробничий інструмент, вимірювальні та інші прилади, виробничий інвентар та інше. Витрати на придбання такого обладнання, що не потребує монтажу, відображаються безпосередньо на рахунку 15 "Капітальні інвестиції" у міру надходження їх на склад чи інше місце зберігання, експлуатації.

Устаткування й будівельні матеріали, передані підряднику для монтажу й виконання робіт, списуються з субрахунку 205 на рахунок 15 "Капітальні інвестиції" після підтвердження їх монтажу й використання.

На субрахунку 206 "Матеріали, передані в переробку" обліковуються матеріали, передані в переробку на сторону та які надалі включаються до складу собівартості отриманих з них виробів. Затрати на переробку матеріалів, які оплачуються стороннім організаціям, відображаються за дебетом рахунків, на яких ведеться облік виробів, отриманих з переробки. Аналітичний облік матеріалів, переданих в переробку, ведеться в розрізі, що забезпечує інформацію про підприємства — переробники і контроль за операціями з переробки і відповідними витратами. Передача матеріалів у переробку відображається тільки на субрахунках рахунку 20 "Виробничі запаси".

На субрахунку 207 "Запасні частини" ведеться облік придбаних чи виготовлених запасних частин, готових деталей, вузлів, агрегатів, які використовуються для проведення ремонтів, заміни зношених частин машин, обладнання, транспортних засобів, інструменту, а також автомобільних шин у запасі та обороті. На цьому ж субрахунку ведеться облік обмінного фонду повнокомплектних машин, устаткування, двигунів, вузлів, агрегатів, що створюються в ремонтних підрозділах підприємств, на ремонтних підприємствах.

За дебетом субрахунку відображаються залишок і надходження, за кредитом — витрачання, реалізація та інше вибуття запасних частин.

Автомобільні шини, що є на колесах та в запасі при автомобілі, які враховані в ціні автомобіля та включені в його інвентарну вартість, обліковуються у складі основних засобів.

Аналітичний облік запасних частин ведеться за місцями зберігання та однорідними групами (механічна група, електрична група тощо). Аналітичний облік машин, обладнання, двигунів, вузлів та агрегатів обмінного фонду ведеться за групами: придатні до експлуатації (нові та відновлені); що підлягають відновленню (на складі); що є в ремонті.

На субрахунку 208 "Матеріали сільськогосподарського призначення" обліковуються мінеральні добрива, отрутохімікати для боротьби зі шкідниками й хворобами сільськогосподарських культур, біопрепарати, медикаменти, хімікати, що використовуються для боротьби з хворобами сільськогосподарських тварин. Тут також відображаються саджанці, насіння й корми (покупні й власного вирощування), що використовуються для висаджування, посіву та відгодівлі тварин безпосередньо в господарстві.

На субрахунку 209 "Інші матеріали" обліковуються бланки суворого обліку (за вартістю придбання) відходи виробництва (обрубки, обрізка, стружка тощо), невиправний брак, матеріальні цінності, одержані від ліквідації основних засобів, які не можуть бути використані як матеріали, паливо або запасні частини на цьому підприємстві (металобрухт, утиль), зношені шини тощо.

Для обліку запасів, що не належать підприємству, використовується позабалансовий рахунок 02 "Активи на відповідальному зберіганні". Рахунок 02 "Активи на відповідальному зберіганні" призначено для обліку цінностей, які тимчасово знаходяться на підприємстві та не є його власністю, прийняті на комісію, у переробку, до монтажу, в довірче управління. Облік цих цінностей ведеться за цінами, що передбачені в договорах, приймально-передавальних актах тощо. Усі товарно- матеріальні цінності, що обліковуються на цьому рахунку, інвентаризуються в порядку і строки, передбачені для власних цінностей.

Позабалансовий рахунок 02 "Активи на відповідальному зберіганні" має такі субрахунки, що використовуються для обліку запасів:

22 "Матеріали, прийняті для переробки";

23 "Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні";

24 "Товари, прийняті на комісію";

25 "Майно в довірчому управлінні".

На позабалансовому субрахунку 022 "Матеріали, прийняті для переробки" ведеться облік руху надходження сировини та матеріалів від замовника, які прийняті для переробки (давальницька сировина) і не оплачуються одержувачем, та їх вибуття (в тому числі в іншому матеріальному вигляді). Аналітичний облік давальницької сировини ведеться за замовни- ками, видами сировини й матеріалів та за місцями їх зберігання чи переробки. Облік затрат з переробки чи доробки давальницької сировини здійснюється на рахунках обліку витрат виробництва (за винятком вартості давальницької сировини замовника).

На позабалансовому субрахунку 023 "Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні" ведеться облік прийнятих товарно-матеріальних цінностей на відповідальне зберігання з приводу відмови від акцепту розрахункових документів постачальників; одержаних від постачальників, але несплачених товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), заборонених до витрачання до їх оплати; одержаних ТМЦ надміру, ніж у видаткових документах постачальників; сплачених покупцями товарно-матеріальних цінностей, які дозволено, як виняток, залишати на відповідальному зберіганні, оформлених охоронними розписками, та не вивезених з причин, не залежних від підприємства, тощо.

Аналітичний облік товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, ведеться по підприємствах-власниках, за видами, сортами та місцями зберігання. Цінності, що залишені на відповідальне зберігання, мають зберігатися окремо від власних.

На позабалансовому субрахунку 024 "Товари, прийняті на комісію" обліковуються одержані товари у межах договорів комісії (консигнації), поруки та інших цивільно-правових договорів, що уповноважують підприємство здійснювати продаж товарів від імені та за дорученням іншої особи без передачі права власності на такі товари. Аналітичний облік товарів, прийнятих на комісію (консигнацію), ведеться за видами товарів та комітентами.

На позабалансовому субрахунку 025 "Майно в довірчому управлінні" обліковується майно,