Особливості автоматизації облікової роботи на підприємствах різних галузей народного господарства

Загальні питання автоматизації обліку

Ефективність роботи бухгалтера, аналітика та управлінця на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування редагування і друку вихідних документів, квартальних, піврічних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, ланкам управління щодо ефективності роботи, підвищувати ефективність праці аудиторів, ревізорів.

Мікроекономічний механізм повинен сприяти виконанню конкретних завдань, що стоять перед підприємством у конкретний період, у конкретній ситуації, і одночасно відповідати інтересам усіх зацікавлених осіб. Ефективність цього процесу пов'язана з функціонуванням сфери, що обслуговує систему управління підприємствами та становить основу його інформаційного забезпечення — сферою бухгалтерського обліку.

У питаннях створення відділів інформатизації та автоматизації документообігу бухгалтерської служби є багато недоречнос- тей та недоліків, які гальмують розвиток інформаційної мережі, що знижує ефективність нових та новітніх інформаційних технологій. Серед них слід виділити такі: * використання різноманітних програмних засобів як нових, так і застарілих, значно ускладнює обслуговування інформаційної системи та знижує ефект її впровадження;

• усунення окремих недоліків різноманітних програмних засобів може перейти в повсякденну проблему, що потребує створення засобів моніторингу стану всієї інформаційної мережі;

• відсутність нормативної бази для регулювання автоматизованої форми обліку на вітчизняному рівні.

Сьогодні багатьох керівників не задовольняє рівень автоматизації на підприємстві. Фізично і морально застарілі інформаційні системи, різноманітний набір програм та окремих автоматизованих робочих місць не в змозі забезпечити керівників оперативною і достовірною інформацією, яка необхідна для прийняття управлінських рішень.

Недосконалість системи управління призводить до зниження прибутковості діяльності підприємства, нестійкого становища на ринку товарів і послуг. Витрати на обслуговування і доробку інформаційних систем автоматизації мають тенденцію до підвищення, а фактичний результат від їх використання залишається на незадовільному рівні. Розробка заказаних інформаційних бухгалтерських систем досить дорога і займає багато часу при відсутності гарантії очікуваного результату.

Тому досить актуальною залишається проблема дослідження можливостей програмного забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку і прийняття на їх підставі ефективних управлінських рішень. Перед науковцями стоїть завдання розробки та вдосконалення бухгалтерського обліку на підприємствах, галузях народного господарства як основного джерела інформаційного забезпечення користувачів усіх рівнів в умовах використання інформаційних технологій.

Інформаційні бази мають забезпечувати як мінімум шестирів- неву функціональну обробку інформації.

I. Загальні організаційні принципи побудови підприємства: проектування автоматизованої системи управління під специфіку конкретного підприємства; оптимізація бізнесу, процесів відповідно до нової або існуючої системи управління; визначення облікової політики підприємства; удосконалення організації документообігу, складання звітності, бухгалтерського, складського та інших видів обліку; створення єдиного інформаційного простору для всіх служб управління.

II. Оперативні принципи управління підприємством: управління закупками — матеріально-технічне забезпечення, управлін- ня реалізацією — збут продукції, управління бартерними операціями та взаєморозрахунками, управління запасами — рух і наявність матеріальних цінностей та малоцінних і швидкозношуваних предметів, управління консигнаційними операціями, управління реалізацією через торговельні комплекси з використанням сучасних реєстрів розрахункових операцій, управління договірними зобов'язаннями, розрахунками з постачальниками і покупцями, управління фінансами підприємства, здійснення моніторингу, управління витратами виробництвом, управління проектами, управління собівартістю продукції — товарів, послуг, управління персоналом, обліком кадрів, управління автотранспортом тощо.

Вирішення завдань бухгалтерського, податкового обліку відбувається без додаткових витрат, шляхом вторинної обробки даних оперативного управління. Таким чином, первинним є управління, а бухгалтерський облік — необхідний засіб для контролю, складання документів.

III. Комплексна обробка інформації відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку: готівкові та безготівкові операції підприємства, облік валютних операцій, облік товарно-матеріальних цінностей, облік необоротних активів, облік праці і заробітної плати, облік фактичних витрат, ведення головної книги та складання Балансу, ведення податкового обліку, формування консолідованої звітності, формування бухгалтерської та фінансової звітності за міжнародними стандартами.

IV. Контролюючі функції: контроль за виконанням планів, проектів, контроль за кошторисом витрат, контроль за взаємними фінансовими зобов'язанннями, контроль за використанням ресурсів підприємства, контроль якості, можливість виставлення рекламацій.

V. Аналітичні функції: аналіз виконання планів і використання ресурсів, аналіз фінансової і господарської діяльності, аналіз ефективності використання оборотних засобів, аналіз фактичних витрат (собівартості) і зіставлення їх з плановими, аналіз ефективності маркетингових заходів і рекламних заходів.

VI. Технічні можливості інформаційних бухгалтерських програм: невибагливість до комп'ютерних систем, технічних можливостей комп'ютера, швидкість виконання поставлених завдань, обробки оптимального потоку первинних документів для підприємства, редагування бухгалтерських форм, обмін даними з іншим програмним забезпеченням, обмін інформацією через мережу, надійний захист і збереження інформації, можливість замінити програму (поновити версію).

Крім функціональних можливостей, комп'ютерний облік повинен відповідати єдиній прийнятій методологічній основі сучасного бухгалтерського обліку та забезпечувати:

• ведення бухгалтерського обліку на основі принципів подвійного запису;

• взаємозв'язок даних аналітичного і синтетичного обліку;

• суцільне відображення автоматизованим способом господарських операцій на основі первинних документів;

• зменшення ручної, монотонної праці;

• контроль за достовірністю введених даних, цілісністю господарських операцій;

• формування довільних зведень, бухгалтерських звітів автоматизованим способом.

В комп'ютерному варіанті бухгалтерського обліку технологія ведення господарських операцій і створення реєстрів може проводитися за допомогою таких компонентів: по-перше, за допомогою бухгалтерських проведень, по-друге, за допомогою господарських операцій і, по-третє, за допомогою первинних документів (рис. 7.1).

Технологія автоматизації бухгалтерського обліку своїми процесами аналогічна до звичайного "паперового" обліку. Кожен комп'ютерний бухгалтерський компонент має зв'язки із синтетичними та аналітичними рахунками, документами-підставами, іншими реєстрами господарських операцій. Основними загальними реквізитами комп'ютерних бухгалтерських реєстрів є: дата, код проведення, заповнені строки, сума проведень, номер синтетичного рахунка з дебету, його аналітичні рахунки, номер синтетичного рахунка з кредиту, його аналітичні рахунки.

Крім того, особливим моментом для створення хронологічного порядку ведення документів використовується не тільки реєстрація дати документа, а й порядок їх слідування. В різних інформаційних системах бухгалтерського обліку може використовуватися більш розгалужена структура облікового процесу.

Реєстр господарських операцій використовується для автоматизації обліку, якщо господарська операція пов'язана з вико-

ристанням ведення набору бухгалтерських проведень. При реєстрації автоматично формуються бухгалтерські проведення за окремо взятою господарською операцією. В багатьох програмних продуктах (наприклад, "Парус-Підприємство") господарські операції типізують на основі типових операцій і на їх основі проводять окрему господарську операцію у міру ведення господарських операцій.

Для первинних документів у бухгалтерських програмах створено окремий обліковий реєстр документів — журнал, в якому подано набір типових документів, згрупованих за певною ознакою (журнал "Банк", в якому реєструються, фіксуються платіжні доручення, банківські виписки, заяви на акредитив; журнал "Каса", в якому відображаються прибуткові і видаткові ордери тощо). Якщо документ пов'язано з формуванням проведень, одночасно з веденням дати, виду операції, підпорядкованих документів, то формується бухгалтерське проведення.

В багатьох програмних продуктах передбачається заповнення одного типового документа і на підставі його даних формування інших документів у міру здійснення господарської операції та відображення її в обліку (рис. 7.2).

Важливим елементом інформаційного забезпечення є використання різноманітних довідників та констант, які спрощують заповнення електронних документів шляхом автоматичної підстановки одиниць виміру, статей витрат, використання аналітичних рахунків, що запроваджені до синтетичних рахунків.

Програми реєстрації і обробки бухгалтерської інформації повинні бути адаптовані до встановлених правил ведення бухгалтерського обліку. Зокрема, це стосується представлення бухгалтерських регістрів в зручному вигляді для читання і розуміння записів, виключення несанкціонованого виправлення записів у регістрах.

Для будь-якої форми бухгалтерського обліку характерні свої спільні особливості:

• незмінність протягом поточного року прийнятої методології відображення окремих господарських операцій та оцінки майна;

• повнота відображення в обліку за звітний період усіх господарських операцій, проведених у зазначений час, і результатів інвентаризації майна і зобов'язань;

• правильність віднесення доходів і витрат до відповідних звітних періодів;

• тотожність даних аналітичного обліку оборотам і залишкам за рахунками синтетичного обліку.

У рамках цих вимог ведення бухгалтерського обліку за допомогою засобів комп'ютерного обліку не повинно бути копіюванням технічних прийомів при журнально-ордерній чи меморіальній формі обліків. Організація обліку в комп'ютерному варіанті має ряд особливостей.

Порівнюючи форми бухгалтерського обліку, можна виділити характерні фази обробки облікової інформації: збір і аналіз економічної інформації, запис економічних наслідків у журналах, перенесення даних до Головної книги, формування звітності. При автоматизованій формі обліку фази обробки проводяться автоматично за винятком введення інформації, якщо не передбачено входження інформації через електронну мережу (рис. 7.3, 7.4).

Характеризуючи схему автоматизованої форми бухгалтерського обліку, слід відзначити, що організація роботи бухгалтерів проводиться за функціональною ознакою й комплексно охоплює в єдиній системі бухгалтерський, управлінський (внутрішньогосподарський) і статистичний облік та звітність.

Форма автоматизованого обліку залежить від способу ведення хронологічних і систематичних записів в облікових реєстрах та вимог, які ставлять до них у частині задоволення потреб управління щодо надання економічної інформації. Облікові документи, реєстри ієрархічно пов'язані між собою і відображають господарські процеси за певною методикою.

При автоматизованій формі обліку, як правило, передбачається поєднання даних аналітичного і синтетичного рівнів. В автоматизованих системах для відображення аналітичної інформації щодо основних засобів,