— виготовлення на даному підприємстві;

— безкоштовне отримання;

— від ліквідації основних засобів та малоцінних необоротних активів;

— виявлення надлишків при проведенні інвентаризації;

— обмін на подібні та неподібні активи;

— інші напрями;

Для отримання запасів від постачальників підприємством виписується довіреність (форма № М-2, М-26). Бланки відомостей є документами суворої звітності і не можуть виготовлятися підприємством самостійно. Воно купує їх із нанесеною друкованим способом нумерацією. Наказом керівника підприємства визначається перелік працівників підприємства, які можуть отримувати довіреності. Видача кожного бланку довіреності реєструється в журналі реєстрації виданих довіреностей (форма М-3). У журналі здійснюється нумерація сторінок, він шнурується та скріплюється підписами керівника та головного бухгалтера. При видачі довіреностей у журналі вказується інформація про дату, місце та підставу їх видачі, а також строк дії довіреності. Строк дії довіреності не може перевищувати 10 днів. У бланку довіреності відображається номенклатура та кількість запасів, які має отримати його представник, та засвідчується його підпис.

Якщо виписана довіреність не використана у визначений термін, то вона повертається в бухгалтерію, анулюється і зберігається разом з журналом протягом трьох років. У журналі робиться відмітка про те, що довіреність не використана.

Бланки довіреностей обліковуються на субрахунку 209 "Інші матеріали" за собівартістю їх придбання з одночасним обліком на позабалансовому рахунку 08 "Бланки суворої звітності". Списання використаних бланків доручень здійснюється на підставі акту списання бланків-доручень (форма М—2а ).

Оприбуткування запасів на склад і здійснюється за такими первинними документами: накладна (форма № М-11), товарно-транспортна накладна (форма № М-6), прибуткові ордери форма № М-4), прийомні акти (форма № М-7), товарні чеки і чеки реєстраторів розрахункових операцій (при придбанні запасів за готівкові кошти). Надходження матеріалів на підприємство реєструються у журналі обліку вантажів, що надійшли (форма М-1). При оприбуткуванні їх на склад перевіряють їх відповідність кількості і якості, відображеної у супровідних документах до фактичних.

Якщо фактична наявність поставлених матеріалів відповідає укладеній угоді та супровідним документам, їх оприбуткування на склад здійснюється за документами постачальника або за прибутковим ордером (форма № М-4). Прибуткові ордери виписуються на кожну партію поставки. У випадку виявлення розбіжності фактичної поставки запасів до вказаної у супровідних документах чи в договорі складається акт про приймання матеріалів (форма № М-7). Акт складається також у випадках невідфактурованих поставок, тобто при надходженні запасів на підприємство без супровідних документів. У випадку складання акта прибутковий ордер не виписується.

Після надходження запасів документи на їх оприбуткування відображаються у реєстрі приймання-здачі документів (форма М-13), який передається завідуючим складом в бухгалтерію в одному екземплярі разом з первинними документами.

При надходженні на склад запасів, виготовлених власними силами, їх оприбуткування здійснюється на підставі наклад- ної-вимоги (форма М-11). Вона складається матеріально- відповідальною особою, що передає запаси у двох примірниках. Перший примірник є основою для списання запасів з матеріально-відповідальної особи цеху (комірника, бригадира), другий — передається на склад для оприбуткування запасів.

На підставі перевірених документів постачальників бухгалтерією виписується картка складського обліку матеріалів (форма М-12) (на кожне найменування, вид або номенклатурний номер матеріалів), яка реєструється у реєстрі і отримує реєстраційний номер. Усі надходження і вибуття запасів завідуючий складом зобов'язаний відображати в картках, виводя- чи залишок після кожної операції. На окремі номенклатурні номери (види) матеріалів ним виписується і прикріплюється матеріальний ярлик (форма № М-16).

Вибуття матеріальних запасів зі складу здійснюється за такими напрямками:

— відпуск на виробництво та загальновиробничі потреби;

— відпуск для задоволення адміністративних потреб;

— відпуск для задоволення потреб відділу збуту;

— списання за невідповідності критеріям визнання активом;

— безоплатна передача;

— обмін на подібні та неподібні активи;

— списання через втрати (крадіжки, псування);

— реалізація на сторону;

— інші напрямки.

Відпуск матеріалів для внутрішніх потреб здійснюється за накладними — вимогами на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11) або лімітно-збірними картами (форми М-8, М-9). Лімітно-збірна карта заповнюється в двох примірникам напередодні отримання запасів, виходячи з потреби в них, що визначається окремими замовленнями. Факт відпуску запасів зі складу підтверджується підписами завідуючого складом і отримувача матеріалів. Завідуючий складом підписується у примірнику лімітно-забірної карти, що знаходиться у завідуючого складом, завідуючий складом — у примірнику отримувача матеріальних цінностей.

При одноразовому відпуску матеріалів для внутрішніх потреб заповнюють акт-вимогу на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, акт вимогу на заміну (додатковий відпуск) матеріалів.

При реалізації і безкоштовній передачі матеріалів на сторону складають накладну на відпуск товарно-матеріальних цінностей (форма М-20) або товарно-транспортну накладну (форма М-6).

Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей виписується підприємством, що здійснює їх відпуск у трьох примірниках. У ній вказується така інформація: дата виписки, назва підприємства-постачальника, назва підприємства- покупця, номенклатура і характеристика запасів, що відпус- каються, їх ціна, кількість та сума, через кого отримуються цінності, дата і номер довіреності підприємства-покупця. Дозвіл на відпуск підписує уповноважена особа підприємства та головний бухгалтер. Перший примірник накладної отримує підприємство - отримувач товарно-матеріальних цінностей, за яким здійснює їх оприбуткування, другий — залишається на складі підприємства-постачальника, як підтвердження факту відвантаження цінностей, третій — залишається на пропускному пункті підприємства-постачальника для контролю за вивезенням матеріальних цінностей з підприємства.

Товарно-транспортна накладна використовується при перевезенні матеріальних цінностей вантажним автотранспортом. У ній відображають перелік усіх матеріальних цінностей, що підлягають перевезенню на даному автомобілі та наводять їх характеристики. При неможливості перерахування у товарно-транспортній накладній усієї номенклатури запасів, що будуть перевозитись, до неї додається товарна накладна, на- кладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № 11), накладна на відпуск матеріалів (форма М-20), сертифікат. Відвантаження матеріалів покупцям здійснюється на підставі їх довіреностей (форма № М-2).

Для співставлення фактичної наявності матеріалів на складі з їх залишками за даними обліку на підприємстві періодично проводиться інвентаризація запасів. Порядок проведення інвентаризації визначається Інструкцією з інвентаризації № 69. Для фактичного відображення матеріальних цінностей, виявлених під час інвентаризації, використовується інвентаризаційний опис (форма № М-21).

З усіма працівниками діяльність яких безпосередньо пов'язана із зберіганням, обробкою, відпуском (продажем) матеріальних цінностей укладаються договори повної матеріальної відповідальності. Договори можуть бути укладені лише з особами, що досягли віку 18 років. У договорі визначаються зобов'язання працівника щодо забезпечення збереженості матеріальних цінностей підприємства, необхідність ведення їх обліку та складання звітності про залишки матеріальних цінностей, приймання участі в їх інвентаризації.

При цьому за умовами договору адміністрація зобов'язується створити умови, необхідні для забезпечення збереженості матеріальних цінностей та роботи з ними, забезпечити відповідною нормативно-довідкової літературою.

Працівник здійснює відшкодування за нестачі і втрати матеріальних цінностей лише за умови, що вони стались з його вини у розмірах, передбачених чинним законодавством.

Модель руху матеріальних запасів на підприємстві подана на рис. 9.2.

Облік запасів на складі у бухгалтерії

Аналітичний облік наявності та змін запасів ведуть на складі підприємства у картках складського обліку матеріалів (форма М-12) в розрізі найменувань запасів або однорідних груп. Якщо номенклатура матеріальних запасів підприємства є незначною та відбувається небагато операцій з їх руху, то замість карток можна вести книгу складського обліку. Основою для побудови аналітичного обліку є номенклатурний список або номенклатура-цінник, який складається виробником

запасів або підприємством-власником. У ньому кожному об'єкту запасів присвоюють номенклатурний номер, виходячи з характеристик, властивих об'єкту. У міру можливостей вказують також ціну запасу. На усіх документах, де відображається стан і зміни запасів, окрім назви, вказується також їх номенклатурний номер.

Облік запасів на складі ведеться у картках складського обліку у кількісному і кількісно-сумовому вираженні. У кінці звітного періоду завідуючий складом складає реєстр прийман- ня-здачі документів (форма М-13), і подає їх бухгалтеру матеріального відділу разом з документами, які підтверджують оприбуткування запасів на склад та списання їх зі складу під розписку. Лімітно-забірні карти здаються в бухгалтерію відразу після використання ліміту. Якщо на кінець звітного місяця ліміт за деякими картами не вичерпаний, то вони все одно подаються до бухгалтерії, де здійснюється їх звірка з другими примірниками карт, що є в цехах.

Бухгалтер приймає реєстр безпосередньо на складі, здійснюючи вибіркову перевірку правильності і повноти заповнення карток і виведення підсумків. У випадку, якщо облік на складі ведеться у кількісному вираженні, станом на останній день звітного місяця, матеріально відповідальна особа заповнює в кількісному вираженні відомість обліку залишків матеріалів на складі (форма № М-14). Бухгалтер проставляє ціни окремих об'єктів обліку запасів, здійснює таксування та виводить обороти (надходження і вибуття запасів за видами) та підсумки залишків на складі за видами запасів (в межах субрахунків та синтетичних рахунків), які звіряє з даними синтетичного обліку.

У бухгалтерії матеріальні звіти з доданими до них документами перевіряються, обробляються, здійснюється конти- рування (вказується кореспонденція рахунків за господарськими операціями). Після завершення обробки первинних документів інформація з них переноситься до облікових регістрів.

При журнальній формі обліку підсумкові дані із надходження і вибуття запасів у розрізі субрахунків заносять у відомість 5.1. Відомість ведеться за окремими матеріально