Розробка Реєстру послуг, які надаються міськвиконкомом.

Кожен орган місцевого самоврядування, в залежності від його рівня (виконком сільської, селищної, міської ради, районної в місті, районної, обласної рад) має певне коло повноважень, визначених законодавством, щодо надання адміністративних та публічних послуг. У той же час (з ряду причин) мешканці населених пунктів не завжди знають куди і до кого конкретно звернутися, щоб вирішити своє питання. Тому розробка Реєстру послуг та оформлення відповідного інформаційного стенду допоможе відвідувачам чітко зорієнтуватися, яку саме послугу можна отримати і в який кабінет необхідно звернутись.

Розробка карток послуг.

По кожному з видів послуг оформлюється відповідна картка послуги - детальний опис процедур та термінів. У картці позначається форма заяви, документи, які необхідно додати, терміни розгляду заяви та прийняття відповідного рішення, законодавчі та нормативні акти, що регламентують надання послуги, її вартість. Чітке зазначення вартості послуги є значним кроком для унеможливлення вимагання у клієнта необґрун- тованої оплати з боку посадовця.

Розробка системи внутрішнього інформування.

Це завдання передбачає впровадження ряду заходів - нумерація кабінетів, розміщення на дверях табличок з назвою відділу та прізвищами працівників, які тут працюють. Зорієнтуватися клієнту допоможе стенд з інформацією де, в якому кабінеті знаходиться той чи інший відділ. Крім того, необхідною умовою є ідентифікація посадовців - бейджик, візитка з фото та прізвищем. Реалізація цього завдання є найбільш простим, маловитратним, і, в той же час, конкретним кроком назустріч відвідувачам.

Створення у міськвиконкомі Бюро із обслуговування клієнтів.

Власне кажучи, Бюро по обслуговуванню клієнтів не є суцільною інновацією для переважної більшості виконкомів. Нам давно відома назва - громадська приймальня. Конкретним завданням є удосконалення їхньої роботи. Відвідувач має почуватися бажаним гостем, а не прохачем. Мешканець самоврядної громади повинен лише подати заяву та пакет документів, відповідно до картки послуг, і спокійно очікувати вирішення свого питання. Прикладом функціонування такого Бюро можуть бути єдині дозвільні офіси, «єдине вікно» для обслуговування підприємців, що вже створені у багатьох українських містах.

Створення прес-служби міськвиконкому.

Наявність такої структури продиктована необхідністю широкого розповсюдження інформації про діяльність органу місцевого самоврядування. До завдань служби віднесено розробку прес-релізів, інформаційних бюлетенів, підготовку інформації для Веб-сторінки тощо.

Створення інформаційного ресурсу міськвиконкому.

Принцип прозорості забезпечується створенням сучасної інформаційної інфраструктури, формуванням інформаційної культури населення. У відповідності до фінансових можливостей, передбачається створення міської інформаційної комп'ютерної мережі, розробка Веб-сторінки органу місцевого самоврядування. Єдина пересторога при формуванні цілісної системи міських інформаційних ресурсів - це збереження інформаційної безпеки органів влади і управління, особистої таємниці громадян.

Створення пунктів доступу до інформаційних ресурсів виконкому.

Це завдання спрямовано на забезпечення максимального доступу до міських інформаційних ресурсів. На нашу думку, є два шляхи реалізації такого завдання. Найбільш оптимальний і відносно простий - це розміщення офіційної інформації у бібліотеці, поштовому відділенні тощо. Більш складний та значно дорожчий - це забезпечення доступу до інформації через інфор- маційно-довідникову мережу на базі «електронних кіосків», розташованих у громадських місцях, в урядових установах тощо.

Створення мережі інформаційних стендів.

Інформаційні стенди, розташовані за межами адмінбудинку, полегшать доступ мешканців до інформації. Дійсно, навіщо йти до виконкому, щоб довідатися, що вирішення конкретного питання є поза межами компетенції даного органу місцевого самоврядування. Найбільш актуальним це завдання є для міст, розташованих на значній території, чи коли підрозділи виконкому знаходяться за різними адресами.

Переклад «фахової» термінології міськвиконкому на доступну для громадян мову.

Очевидно, що це завдання потребує пояснень, і найкращим буде використання деяких базових правил Public Relation (зв'язків з громадськістю), запропонованих Девідом О'Гілві [1].

«Звертаючись до людей, кажіть їм те, що вони хочуть почути». Однак це не означає, що ви мусите щось вигадувати: розкажіть цим людям саме про ті свої зусилля, які можуть їх зацікавити, про реальні здобутки (бодай найменші), що можуть бути корисними для цих людей.

«Звертаючись до людей, говоріть їхніми словами». Доводячи до людей певну інформацію, оперуйте їхніми поняттями і категоріями, подеколи навіть вживайте вислови з їхнього лексикону.

«Якщо ви хочете переконати в чомусь мешканців міста, то сядьте з ними в міський автобус, проїдьте з ними 5 зупинок і послухайте, як вони розмовляють. Відтак, вийдіть з автобусу і скажіть людям те, у чому ви хочете їх переконати, їхніми словами!»

Це завдання не є обов'язковим і залежить, на нашу думку, в першу чергу від рівня освіченості мешканців. Завдання вимагає, щоб рішення нормативно-правового характеру, які приймає виконком чи рада, були якомога зрозуміліші мешканцям. Спеціальні терміни, на зразок, «тендер», «субвенції», «дотації», «сервітути», «трансферт», «транш» тощо необхідно використовувати якомога менше, або ж пояснювати їх. Цілком можливою є розробка науково-практичних коментарів до складних рішень. Очевидно, що таке завдання є актуальним і для принципу передбачуваності при підготовці презентаційних варіантів стратегії розвитку, бюджету громади тощо.

10. Забезпечення мешканцям можливості приймати участь у роботі сесій ради, засіданнях виконкому.

Чинним законодавством визначається, що сесії ради та засідання виконкому проходять гласно та відкрито. Принцип прозорості означає, що прийняття рішень органами місцевого самоврядування з усіх питань, що належать до їх компетенції, здійснюється відкрито і прозоро. Діяльність усіх органів та посадових осіб місцевого самоврядування відбувається у порядку, який забезпечує максимальну доступність до процесу прийняття рішень кожного жителя громади.