ЕК ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського складається з двох основних баз даних: БД «Книги» і БД «Періодика». Також у програмному забезпеченні АБІС «ІРБІС» нами створено Авторитетний файл «Колективні автори» (АФ «КА»), Зазначенні три інформаційні ресурси обов'язково відображені у Паспорті. Під час укладання бібліотечних покажчиків створювалися службові бази даних, а саме: БД «Дошкільне виховання», БД «Профільне навчання» та ін. Питання необхідності складання Паспорта на службові бази даних та надання його користувачам наразі вирішується. У майбутньому передбачається створення БД «Раритетні видання в Державній науково-педагогічній бібліотеці України імені В. О. Сухомлинського, XVIII-XX ст.» та БД «Календар знаменних і пам'ятних дат».

Паспорт на БД («Книги», «Періодика») і АФ «КА» складено таким чином, щоб він найповніше характеризував інформаційний ресурс бібліотеки. Зупинимось саме на тих пунктах Паспорта, які можуть надати користувачеві найповнішу інформацію про фонд книгозбірні.

Передусім зазначається тематика ЕК/БД, яка може бути універсальною, галузевою, багатогалузевою, тематичною, а також подається характеристика її спеціалізації: галузь діяльності, галузь народного господарства, наукова дисципліна. Для описування тематики документальних БД (включаючи повнотекстові) наводяться коди використовуваних класифікаційних систем з обов'язковим зазначенням їхніх назв. У разі відсутності класифікаційної інформаційно-пошукової мови допускається описання вільного тексту, який розкриває тематику бази даних. Для БД «Книги» і БД «Періодика» зазначено тематику: універсальна з переважанням видань педагогіко-психологічної тематики; для АФ «КА» зазначено: багатогалузева база даних авторитетного контролю назв організацій колективних авторів.

Важливою характеристикою ЕК є тип БД. Згідно з ГОСТом 7.70-96 це можуть бути такі типи: документальна; бібліографічна; реферативна; повнотекстова; документально-фактографічна; фактографічна; об'єктографічна; база показників; лексикографічна; гіпертекстова. Типи БД «Книги» і БД «Періодика» ЕК ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського - бібліографічні, БД АФ «КА» - фактографічна, об'єктографічна.

У Паспорті необхідно зазначити галузь застосування ЕК/БД, тобто вказати завдання, для вирішення яких рекомендується використовувати інформаційний ресурс ЕК/БД. Це можуть бути наукові дослідження, процеси керування, обліку та каталогізування, навчання, інформаційне забезпечення. Галузь застосування БД «Книги» та БД «Періодика» - облік та каталогізування; інформаційне забезпечення; галузь застосування АФ «КА» - інформаційне забезпечення.

Необхідною інформацією для користувача є дані про тип об'єкта ЕК/ БД, тобто конкретна інформація про документи, відображені в ЕК/БД. Це різноманітна документація на електронних і паперових носіях, неперіодичні та продовжувані видання, видання на правах рукопису тощо. У БД «Книги» відображаються такі види документів: книги, брошури, дисертації, автореферати дисертацій, наукові збірники, картографічні, нотні, аудіовізуальні матеріали, електронні ресурси, статті зі збірників, у БД «Періодика» - газети, журнали: в АФ «КА» зазначені повні (перевірені) назви колективів-організацій України: вищих навчальних закладів, наукових установ, бібліотек, закладів післядипломної освіти (наведені також назви найбільш відомих колективів-організацій Росії - бібліотек, вищих навчальних закладів тощо).

Для підтвердження офіційності інформації, наведеної в ЕК/БД, у Паспорті необхідно зазначити характер джерел, які використовуються для наповнення ЕК/БД. Це можуть бути: офіційні опубліковані документи; неофіційні опубліковані документи; неопубліковані документи. У БД «Книги» і БД «Періодика» зазначено: офіційні опубліковані документи; в АФ «КА» - офіційні опубліковані документи, довідники, Інтернет.

Важливою та цікавою інформацією для користувача, яка характеризує інформаційний ресурс бібліотеки, є мова каталогізації ЕК/БД, а також мови, якими документи представлено в ЕК/БД. Мова каталогізування документів в бібліотеці - українська, а електронний ресурс бібліотеки представлений документами майже ЗО мовами світу, у тому числі англійською, німецькою, французькою, польською, болгарською, кримськотатарською, грузинською, японською, китайською, шведською, італійською, румунською, білоруською, сербсько-хорватською, македонською, чеською, угорською та ін.

Відомо, що ймовірність знайти в ЕК необхідну інформацію залежить у тому числі і від кількості представлених у ньому доіументів. Тому Паспорт обов'язково повинен містити кількісні показники складу ЕК/БД, які кожен квартал мають редагуватися і змінюватися у бік зростання. Наводиться кількість описаних в ЕК/БД об'єктів (документів, словникових записів організацій тощо) на час складання Паспорта. Обсяг БД «Книги» на момент укладання Паспорта становив 19 884 бібліографічних записи, БД «Періодика» - 46 229 бібліографічних записів, АФ «КА» - близько 600.

Хронологічні показники створення ЕК/БД - ретроспектива, хронологічне охоплення - зазначаються обов'язково. Ці показники також певним чином характеризують інформаційний ресурс бібліотеки. Як уже зазначалося, дата створення ЕК - 2003 р. Цей рік є також датою створення БД «Книги»; дата створення БД «Періодика» - 2006 р.; дата створення АФ «КА» - 2006 р. Хронологічне охоплення БД «Книги» та БД «Періодика» таке: з 2003 року документи представлено практично у повному обсязі надходжень до бібліотеки.

У Паспорті зазначається оперативність проходження