функціями. Назва «циркулярное предписание» зустрічається в заголовку до тексту документа лише в тих циркулярах, які були створені за ініціативи самого імператора чи Сенату та направлялися на виконання після певних корективів міністерств. На таких циркулярах у правому верхньому куті рукописно, а з другої чверті XIX ст. - відбитком штемпеля фіксувалося слово «циркулярно», а в тексті самого документа наказовий чи настановний спосіб донесення інформації оформлювався словами «предписываю», «предписано», «предписываем» тощо. Тому, мабуть, цей документ і отримав узагальнюючу назву «циркулярное предписание». Судячи з визначень, циркуляр і «предписание» були розпорядчими документами, метою яких було передавання певних настанов від вищих органів влади до нижчих: від імператора і Сенату - циркуляри, рідше «предписания», від міністерств - циркуляри, «предписания» та «циркулярные предписания», від генерал- губернатора - «предписания». Ці назви документів отримують своє повсюдне використання лише в XIX ст. Але сфера вживання даних термінів на означення назв документів була неоднаковою. Опрацьовуючи описи фондів та безпосередньо документи досліджуваного періоду Державного архіву Чернігівської області, приходимо до іншого висновту: використання назви аналізованого виду документа вищими органами влади Чернігівської губернії датується не серединою, як у адміністративних установах корінних російських територій, а саме початком XIX ст.
Під час дослідження циркулярів, «предписаний» та «циркулярных предписаний», було виявлено, що всі вони оформлювалися подібним способом - друкуванням на бланку, або рукописно. Кожен з реквізитів («частей») документа мав своє постійне місце, відповідно до зразків, наведених у нормативних документах вищих органів влади. У першій половині XIX ст. використовувалось два види бланків: із поздовжнім розташуванням реквізитів (традиційний, характерний для колезької форми діловодства), та нова форма - бланки з кутовим розташуванням реквізитів. Оформлення «прошений» та «предложений» ще за часів існування єдиної Малоросійської губернії (до поділу її на Чернігівську та Полтавську), датованих 1801 р., дають змогу відзначити факт закріплення за реквізитами, що входять до бланкових - номера документа та дати його створення - правого верхнього кута документа. Таким чином, стає можливим констатувати використання форми бланка досліджуваного регіону значно раніше, ніж на суто російських територіях, де їх повсюдне поширення відбулося лише в 30-ті роки XIX ст., коли, як зазначає А. М. Сокова, у законодавстві з'явилася обов'язкова вимога застосування бланків «для ускорения и уменьшения занятий канцелярських служащих».
Саме ці документи дають змогу сьогодні стверджувати, що процес уніфікації службових документів набув поширення від початку XIX ст.
Щодо безпосереднього процесу надходження зазначених вхідних документів в органи державної влади Чернігівської губернії та технології роботи із ними, слід звернути увагу та той факт, що він мав певні зміни, порівнюючи початок та другу чверть XIX ст. На початок XIX ст. надсилання циркуляру, «циркулярного предписания» чи «предписания» супроводжувалось спеціальним документом - «отношением». Хоча зазначений документ і не мав своєї назви, але, здійснивши аналіз справ Канцелярії чернігівського цивільного губернатора, знаходимо назву на означення даного виду документа на аркуші змісту справи - наприклад, «Отношение Министерства внутренних дел». За формою викладу та оформленням це був скоріше супровідний лист на ім'я губернатора чи генерал-губернатора з поясненнями щодо виконання направленого циркуляру. «Отношение» мало таку ж структуру та розташування реквізитів як і основний розпорядчий документ - циркуляр. Лише в заголовку до тексту документа зазначалася його мета: «С препровождением циркулярного предписания гг. Гражданским губернаторам от ... (зазначалась дата)». Якщо ж «циркулярное предписание» спочатку надходило до генерал-губернатора, то до «отношения» з міністерства додавалося ще й генерал-губернаторське «препровождение», де в заголовку зазначався також і подальший шлях слідування цього документа, наприклад, «копия сего предписания передана в губернское правление для своевременного и точного по оному исполнению... ». Слід наголосити, що використання «препровождения» в практиці документообігу між адміністративними установами генерал- губернаторського та губернського рівня є суто специфічною особливістю, характерною лише для досліджуваного регіону.
Після отримання циркуляра генерал-губернатор, а потім і губернатор мали надіслати у відповідь «особое отношение», а для направлення до виконання самого циркуляра в підвідомчі установи - «список с предписания». «Отношение», як вид документа, мав досить широке використання в першій чверті XIX ст., адже звітування за отримання будь- якого розпорядчого документа оформлювалось саме «отношением».
У результаті аналізу документів фондів Державного архіву Чернігівської області, приходимо до висновку, що спостерігається неврегульованість щодо кількості створюваних копій «предписаний» яку вищих органах влади, так і на місцях. Причиною виникнення такої великої кількості копійованих документів було й те, що надсилалися вони всім без винятку підвідомчим установам без урахування того, чи є така установа безпосереднім виконавцем документа, чи ні.
Лише з 1835 р. було скасовано копіювання циркулярів на місцях; вилучалися з обігу «отношения» та «особые отношения»; звітування до міністерств за отримання циркулярів мало оформлюватись на зворотному боці копії циркуляру у вигляді «общего донесения».
Вихідна документація представлена документами різного тематичного спрямування та способу оформлення. Це, перш за все, листування («переписка») з адміністративними органами вищого рівня (генерал- губернатором, Канцелярією генерал-губернатора, міністерствами та безпосередньо міністрами тощо), з органами виконавчої влади на місцях, з окремими фізичними особами (відповіді на звернення (скарги, пропозиції, заяви) підданих). Також до вихідної доіументації слід віднести різні форми звітної документації - звіти («отчеты»), відомості («сведения», «статистические сведения»),
У результаті аналізу вихідних документів, представлених у фондах
