Державного архіву Чернігівської області, слід відзначити наявність таких документів, назви яких набули широкого використання в XIX ст., але не всі вони були достатньо розглянуті в наукових дослідженнях і тому є особливо цікавими. Серед названих документів розглянемо такий вид вихідного документа, як рапорт.
Досліджуючи рапорти, представлені у фондах Державного архіву Чернігівської області, помічаємо суттєві зміни, які сталися в оформленні самого документа від початку XIX ст. до його середини. Рапорт першого десятиріччя XIX ст. є найменш дослідженим в історії діловодства зазначеного періоду. Цікавим буде доведення факту існування рапорту з кутовим розташування реквізитів ще до закріплення таких норм на рівні держави. Саме такими рапортами на початку XIX ст. оформлювалися відносини губернських чиновників Чернігівської губернії з вищими органами державної влади. Але слід наголосити, що розташування «бланкових надписей» (а саме реєстраційного номера та дати документа), що вже мали риси уніфікації (саме через їх повторювану форму), знаходилося не в лівому верхньому куті аркуша, а навпаки - у правому, паралельно до основного тексту документа. Сам же текст та зазначення адресата охоплювали ліву частину дотумента, при чому зазначення «кому» та «від кого» записувалося без будь-якого відступу від лівої межі аркуша. Також слід відзначити, що цей документ містив назву, що
знаходилася посередині аркуша перед текстом нижче адресування.
Варто звернути увагу на те, що всі аналізовані рапорти, збережені у фондах державного архіву Чернігівської області за досліджуваний період, оформлювалися рукописно. Наявність таких документів та їх аналіз став можливим лише завдяки тому, що копії рапортів при їх відправленні залишалися у справах Канцелярії чернігівського цивільного губернатора та Чернігівського губернського правління. Отже, продовжуючи дослідження цього виду документа, розпочаті О. А. Лукашевичем та С. В. Русаковою, слід відзначити його еволюцію та наявність ознак уніфікації. У першій половині XIX ст. розширюється коло його використання, набуваючи як узагальненої форми до системи звітних документів, так і залишаючись основним самостійним звітним документом.
Склад внутрішньої документації можна визначити відповідно до тих функцій, які покладалися на цей виконавчий орган, а саме - регулювання руху документів від і до особи чернігівського губернатора, контроль за виконанням документів та направлення їх за встановленим напрямом, забезпечення збереження документів. До основних форм, що дозволяли упорядкувати потоки вхідних та вихідних документів й полегшити роботу з ними в Канцелярії чернігівського цивільного губернатора слід віднести такі, що забезпечували на той час здійснення облікової, контролюючої, довідково-інформаційної функцій тощо. Серед таких слід виокремити групу реєстраційних документів як значного за обсягом та виконуваними функціями виду внутрішньої документації установи.
До основних форм реєстрації документів у Канцелярії чернігівського цивільного губернатора можна віднести журнали чи книги реєстрації різних видів доіументів. Ці форми використовувалися як для загальної реєстрації всіх видів вхідних, вихідних та внутрішніх документів (тобто реєстраційні форми «загального» характеру), так і застосовувалися для обліку документів конкретного спрямування - реєстраційні форми «спеціального» призначення («особенные реестры»).
Серед реєстраційних форм «загального» призначення, тобто тих, що слугували для реєстрації всіх без винятку вхідних та вихідних документів слід назвати книги («журнали») вхідних та вихідних документів-«входящих и исходящих бумаг». Щодо вживання як синонімічних назв «книга» та «журнал», то до XIX ст. ці назви на позначення реєстрів вхідних, вихідних та внутрішніх документів були відомими й уживалися в діловодстві полково-сотенних канцелярій Гетьманщини та канцелярії намісництва: «Книга протоколов Черниговской полковой канцелярии (1761)», «Книга протоколов входящих бумаг Черниговского Малороссийского полка (1770)», «Книга протоколов указов полковой Черниговской канцелярии (1770)», «Книга протоколов или входящий реестр Черниговской полковой канцелярии (1780)», «Книга журналов Черниговского наместничества (1783)». Судячи з назв реєстраційних форм XVIII ст., виявляється неврегульованість їх використання у зазначений період. На той час слово «протокол» не було закріпленим як назва виду конкретного документа. Тому, ймовірно, в «книгах протоколів» фіксувалися звичайні документи відповідно до напряму їх руху, а в «книгах журналів» навпаки - протоколи засідань колегіальних органів. Назва «журнал» потягом першої половини XIX ст. продовжує використовуватися для позначення реєстрів як вхідних чи вихідних доіументів, так і для добірки протоколів засідань губернського присутствія та вживатися разом зі словом «протокол» («журналы протоколов»). Стосовно використання терміна «книга» в діловодстві досліджуваного періоду, слід зауважити, що цим поняттям, починаючи з XVII ст. означали «сукупність записів з будь-якої теми, питання чи видів документів, об'єднаних загальною палітуркою». «Книга исходящих бумаг не позже 1831 г.», «Книга указов Правительствующего Сената за 1831 г.», «Книга по записи подорожных, выданных черниговским гражданським губернатором в 1833 г.» тощо. У першій половині XIX ст. за журналом закріплюється назва сукупності скріплених протоколів як видів конкретно визначених документів, а за книгою - назва реєстраційної форми будь- яких видів документів чи справ. Тому «Журналы протоколов» - це добірка певної кількості протоколів засідань колегіальних органів керування, а «Книга журналов протоколов» - це не що інше як обліково-реєстраційна форма до таких протоколів. Зазначена форма («Книга журналов протоколов») вживалася до 1845 p., коли за вказівкою Міністерства внутрішніх справ із заголовків реєстрів документів Чернігівського губернського правління було виключене слово «протокол».
Отже, показовим є те, що саме в першій половині XIX ст. відбувається чітке розмежування назв реєстрів на «книги» чи «журнали» та «книги яурналов» відповідно до видів фіксованих
