Для кожного архіву можна визначити:

фізичне його розміщення на файлових серверах підприємства;

права доступу користувачів до документів цього архіву;

набір параметрів документів в архіві;

набір необхідних підписів та маршруту переміщення, які документ має отримати для того, щоб потрапити в архів чи отримати необхідний статус;

різного типу реквізити для документів виробу. Наприклад, при виборі значення для реквізиту «Постачальники» відкривається таблиця з переліком підприємств-постачальників з бази даних підприємства, в якій відображаються всі необхідні реквізити постачальника: адреса, розрахунковий рахунок, контактні телефони тощо. Таким чином, забезпечується можливість консолідації в системі інформації із різних баз даних, які є на підприємстві.

APS-Документообіг:

підтримує різні типи документів: креслення, специфікації, текстові документи тощо. Для кожного типу документів передбачена можливість призначення програми перегляду та редагування документів даного типу;

підтримуються документи, які складаються з декількох файлів;

передбачає можливість реєстрації в архіві інформації про доіументи, виконані на паперових носіях.

APS-Документообіг дозволяє керувати правами доступу до документів; має можливість призначення права доступу користувачів до різних розділів архіву. Підтримуються різні види прав доступу до доіументів: права на перегляд, корегування, вилучення документів та ін. Окрім того, в системі ведеться журнал доступу до документів, в якому реєструється вся історія різних операцій користувачів з документом.

Для зберігання архівних копій доіументів використовуються так звані електронні сховища з документами - сегменти бази даних архіву, куди система поміщає запаковані стиснуті в декілька разів файли документів, які архівуються. Зі збільшенням кількості документів в архіві та постійно зростаючої потреби в дисковій пам'яті адміністратор системи має можливість створювати нові сховища документів як на файл-серверах підприємства, так і з використанням БД, яка функціонує у локальній мережі підприємства. Зберігання документів в електронних сховищах виключає можливість отримання доступу до документів поза межами системи.

APS-Документообіг підтримує всі стандартні функції систем такого класу:

планування та контроль термінів випуску інженерної документації;

пошук документів, вибірки, отримання звітів;

порівняння варіантів виробу, що випускається, за різними критеріями;

формування затребуваної звітної документації;

запуск використаних додатків для створення, редагування або перегляду документів із системи;

забезпечення віддаленого доступу до архіву із веб-браузерів;

швидке першочергове наповнення архіву за допомогою пакетної реєстрації креслень.

Для роботи системи необхідно мати СУБД Oracle 9і або вище, MS SQL Server 2000 і вище.

Прикладом впровадження є КНВП «Метанмаш» (м. Суми).

В опублікованому аналітиками ШС звіті «Worldwide Quarterly Storage Software Tracker» (11 вересня 2008 p.) вказується, що у світі росте ринок програмного забезпечення (ПЗ) для зберігання даних. За висновками аналітичних досліджень, лідером з продажу ПЗ є компанія ЕМС, за нею розмістились Symantec, IBM, NetApp, HP та CA [4].

EMC - єдина компанія в галузі зберігання даних, яка пропонує повний спектр заходів управління інформацією від платформ зберігання даних до програмного забезпечення та послуг.

EMC SourceOne. Навесні 2009 p. EMC (NYSE: ЕМС) випустила ЕМС SourceOne™ - це нова лінійка продуктів і рішень для архівування, розкриття інформації та забезпечення керування відповідно до вимог. Ці рішення допоможуть установам організувати централізоване управління різними видами нсструктурова ної інформації для застосування одноманітних принципів зберігання, вилучення та управління життєвим циклом інформації. Забезпечуючи відповідність галузевим правилам управління інформацією, а також можливість уникнути ризиків, пов'язаних з розкриттям інформації, рішення ЕМС SourceOne дає змогу заощадити понад 50 % на сукупній вартості володіння і забезпечити окупність всього за 12 місяців.

За оцінкою ЕМС, сукупна вартість володіння та тривалість окупності залежать від особливостей середовища клієнта. У сукупну вартість входять витрати на персонал, адміністративні витрати, вартість резервного копіювання та електронного пошуку інформації.

ЕМС SourceOne забезпечує інтегрований підхід до управління інформацією, використовуючи в якості фундаменту технологію архівування, розширену для ефективного управління інформацією функціями зберігання і видалення, а також повторюваним бізнес-процесом розкриття інформації. На першому етапі EMC SourceOne забезпечить архівування електронної пошти На другому етапі буде додано функціональну підгримву файлів, SharePoint, корпоративних додатків, XML та інших.

В основі EMC SourceOne лежить інноваційна архітектура нового покоління, яка вирізняється високою гнучкістю і відмовостійкістю. На підприємствах та установах середнього розміру рішення встановлюється на одному сервері, а для більших організацій передбачена можливість горизонтального масштабування. Модульна архітектура EMC SourceOne дає змогу додавати у разі необхідності нові джерела змісту. Система підтримує динамічне добавляння ресурсів для таких термінових завдань, як, наприклад, терміновий імпорт великої кількості файлів PST для виконання запиту на розкриття інформації.

Тексти, заархівовані і розташовані на зберігання в EMC SourceOne, повністю підтримують вихідні набори символів, включаючи й мультибайтові мови. Результати пошуку також видаються у вихідних наборах символів, а пошук виконується декількома європейськими і азійськими мовами.

У лінійку EMC SourceOne входять такі продукти: EMC SourceOne Email Management, EMC SourceOne Discovery Manager, EMC SourceOne Discovery Collector.

EMC SourceOne Email Management призначений для архівації електронної пошти з серверів Microsoft Exchange та IBM Lotus Notes / domino, а також повідомлень SMTP і миттєвих повідомлень - для підвищення ефективності систем електронної пошти і обміну миттєвими повідомленнями, скорочення витрат на створення,