УДК 027.54(477):025.171:004

Олег Березовський,

ст. наук.співробітник НБУВ, канд. іст. наук

ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНИХ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ В ІНСТИТУТІ АРХІВОЗНАВСТВА НБУВ (ПРОБЛЕМИ ТА ПЕРСПЕКТИВИ)

Доповідь присвячена проблемам автоматизації науково-довідкового апарату в архівах. Висвітлено деякі аспекти прикладного використання автоматизованих документно-інформаційних систем в архівних установах (на прикладі електронних баз даних Інституту архівознавства НБУВ). Вказано, що для створення документальних баз даних було використано інформаційно-пошуковий пакет CDS/ISIS для Windows. Розкрито перспективи застосування у базах даних гіпертексту та гіпермедіа. Охарактеризовано сучасний стан та перспективи використання електронних баз даних Інституту архівознавства.

Інформація завжди відігравала в житті людини важливу роль. Будь-яка людська діяльність - це процес збору, перетворення інформації, прийняття на її основі рішень та їх виконання. Постійна зміна параметрів суспільних явищ, удосконалення технологій зумовлює значне збільшення обсягів використовуваних даних.

Розвиток інформаційної діяльності, вихід до інформаційних мереж світової інформаційної інфраструктури, обмін інформацією, створення зведених електронних каталогів, корпоративних інформаційних мереж значно розширює спектр прикладного використання автоматизованих інформаційних систем, робить їх застосування міждисциплінарним напрямом

Аналіз навчальних посібників загального характеру з інформатики та комп'ютерних технологій, спеціальної довідкової літератури з вивчення конкретних програмних засобів, зокрема систем управління базами даних, свідчить, що існує велика «біла пляма» у висвітленні в навчально-довідковій літературі такого важливого розділу в галузі вивчення основ опрацювання даних в автоматизованих інформаційних системах, як проектування

1 Матвієнко, О. В. Формування змісту курсу «Організація документальних баз даних» для підготовки спеціалістів в галузі інформаційної діяльності 11 Вісник «Педагогіка». - 2001. - № 5.

документальних баз даних відповідно до міжнародних стандартів, які дозволяють здійснювати обмін інформацією на міжнародному рівні. Визначення понятійного апарату в галузі електронних архівів і електронних документів, з'ясування сутності та видів електронних документів, аналіз зарубіжних і вітчизняних проектів зі створення електронних архівів, вивчення проектування баз даних електронних архівів, дослідження питань прийому електронних документів на архівне зберігання та їх експертиза цінності, вивчення юридичних аспектів, пов'язаних із електронними документами та ін. - неповний перелік питань, які залишаються актуальними для фахівців-архівістів.

Важливе значення в архівній справі має використання документальних баз даних. Однак електронні бази даних не дуже широко використовуються в архівних структурах України. Тому питання прикладного використання автоматизованих документно-інформаційних систем є досить актуальним для фахівців-архівістів.

На сьогодні створення електронних баз даних в бібліотечних, архівних установах, музеях є необхідним з огляду на зручність у користуванні, швидкість обробки даних, компактність, низькі затрати праці, облік даних. Це створює не тільки переваги в пошуку та обробці даних, а надає великі можливості в опрацюванні та отриманні результатів. Тому створення електронних каталогів, документальних (повнотекстових, бібліографічних та інших) баз даних, різних тематичних баз даних є обов'язковими елементами в роботі сучасних архівних установ. З 2007 р. в Інституті архівознавства НБУВ розпочато роботу над створенням електронної бази даних на Архівний фонд НАН України. Для створення документальної бази даних було використано інформаційно-пошуковий пакет CDS/ISIS (Computer Documentation System / Integrated System Information Services) для Windows.

Чому саме інформаційно-пошуковий пакет CDS/ISIS для Windows? З практичної та теоретичної точки зору пакет прикладних програм CDS/ISIS має унікальні можливості. Цей пакет прикладних програм був спеціально створений і розповсюджений ЮНЕСКО та призначений для створення, зберігання, пошуку інформації в документальних базах даних. Він також рекомендований для створення баз даних в архівних установах. СУБД CDS/ ISIS відповідає основним принципам сучасної автоматизованої технології створення документальної бази даних. Пакет прикладних програм CDS/ ISIS є одним із найбільш поширеним у використанні інформаційно- пошукових систем у світі. CDS/ISIS широко використовується бібліотеками Великобританії, Індії, Росії та ін. країн. Музеї та архіви використовують цей пакет для реєстрації та опису фондів.

Надання переваги використанню системи CDS/ISIS перед іншими СУБД, зокрема MS Access, Fo xPro, Paradox та ін., пояснюється тим, що CDS/ISIS є системою управління базою даних і середовищем для розробки різноманітних структур документальних даних, підтримує поля змінної довжини, дозволяє ведення повнотекстових баз даних і здійснення в них контекстного пошуку, надає можливість ідентифікувати на рівні підполя найменший елемент інформації. Особливо важливо, що текстові поля не є фіксованими (на відміну від типових баз даних, зокрема MS Access), що дозволяє здійснити повноцінний бібліографічний чи документознавчий запис та ін. Широке використання підполів надає низку переваг у формуванні спеціалізованих баз даних. Окрім цього, додатковими аргументами вибору даного пакету прикладних програм стали особливості, що відрізняють CDS/ISIS від інших систем управління базами даних:

СУБД CDS/ISIS дозволяє проектувати та використовувати бази даних, що включають повнотекстові, бібліографічні та інші записи;

в системі CDS/ISIS використовується різноманітний пошук з використанням логічних операторів;

CDS/ISIS дозволяє моделювати зведений електронний каталог інформаційних ресурсів за допомогою файла обміну ISO 2709 (експорт та імпорт даних);

CDS/ISIS використовує пошук по вільному тексту, пов'язаний з послідовним переглядом записів та перевіркою їх змісту5;

можливі повторюючи поля (до 999 повторів);

CDS/ISIS використовує інвертовані файли для пошуку в базі даних; існує декілька варіантів індексувати кожне поле, використовуючи різні методи індексування: ціле поле, підполе чи окреме слово; така гнучкість індексування не властива системам управління базами даних загального призначення;

в CDS/ISIS використовується міжнародний обмінний формат - стандартний формат для обміну даними між системами; введені міжнародні формати UNIMARC, MARC 21 (базуються на стандартній структурі запису - ISO 2709) дозволяють