Операції з матеріальними і нематеріальними цінностями

Операції з матеріальними і нематеріальними активами складаються з двох окремих завдань: "Облік основних засобів та нематеріальних активів" та "Облік товарно-матеріальних цінностей".

Завдання "Облік основних засобів та нематеріальних активів" описує технологію проведення та обліку групи операцій з основними засобами та нематеріальними активами. А завдання "Облік товарно-матеріальних цінностей" описує технологію проведення та обліку групи операцій з господарськими матеріалами та малоцінними і швидкозношуваними предметами.

Опис цих двох завдань побудований з урахуванням класифікації внутрішньогосподарських операцій за ознаками економічної однорідності та цілісності технології їх проведення.

Бухгалтерський облік операцій з матеріальними та нематеріальними активами здійснюється за допомогою системи R/3.

Матеріальні та нематеріальні активи за призначенням, технологією використання та принципами обліку поділяються на дві групи:*

основні засоби та нематеріальні активи;*

товарно-матеріальні цінності.

Основні засоби - матеріальні активи, які утримуються з метою використання їх у процесі виробництва або постачання товарів, надання послуг, здавання в оренду іншим особам або для здійснення адміністративних і соціально-культурних функцій, очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких більше одного року (або операційного циклу, якщо він більше року).

Нематеріальний актив ~ немонетарний актив, який не має матеріальної форми і утримується з метою використання протягом періоду більше одного року (або одного операційного циклу, якщо він перевищує один рік) для виробництва, торгівлі, в адміністративних цілях чи для надання в оренду іншим особам, а саме:

програмне забезпечення, системи управління базами даних, операційні системи для персональних комп'ютерів, мережні операційні системи, інші операційні системи, системне програмне забезпечення, програмне забезпечення захисту інформації;

прикладне програмне забезпечення, спеціальне програмне забезпечення комплексних автоматизованих систем безпеки.

До складу товарно-матеріальних цінностей включають господарські матеріали і малоцінні та швидкозношувані предмети, які призначені для забезпечення безперервної роботи банку та для надання послуг.

У цілях контролю та аналізу стану дебіторської й кредиторської заборгованості облік руху грошових коштів за операціями з матеріальними та нематеріальними активами відокремлений від обліку руху самих активів.

Розрахунки з дебіторами та кредиторами здійснюються за окремими рахунками - дебіторів; кредиторів.

Кредитором буде вважатись контрагент, перед яким установа несе зобов'язання щодо сплати грошових коштів, а дебітором - контрагент, який повинен сплатити грошові кошти на користь установи.

Облік матеріальних потоків, тобто зобов'язань щодо поставки активів і виконання цих зобов'язань, здійснюється за спеціальними транзитними рахунками.

Інформація про матеріал зберігається у вигляді основних записів матеріалу. Основні записи матеріалів містять інформацію про всі матеріали, що закуповуються, зберігаються і продаються установою. Вони є головним джерелом даних про конкретний матеріал. Ці дані містять назву матеріалу, інформацію про розмір, фізичний об'єм, відмінні характеристики матеріалу, стандартну ціну та інше.

Облік здійснюється згідно з "Інструкцією з бухгалтерського обліку основних засобів і нематеріальних активів установ". Цей облік організований по місцях виникнення витрат або за матеріально-відповідальними особами. Матеріально-відповідальна особа, із якою укладена угода про повну (або часткову) матеріальну відповідальність за збереження основних засобів, здійснює оперативний облік основних засобів.

Облік основних засобів та нематеріальних активів ведеться в "Інвентарних картках обліку основних засобів". Для обліку складних основних засобів, що складаються з декількох окремих об'єктів і функціонують в комплексі, відкривається основна інвентарна картка, якій присвоюється інвентарний номер. Окремим об'єктам у складі основного засобу присвоюються субномери та відкриваються додаткові інвентарні картки.

Для контролю зберігання й руху основних засобів, що чекають введення в експлуатацію, та товарно-матеріальних цінностей в установах організують складський облік. Цей облік здійснюється згідно з "Інструкцією з бухгалтерського обліку запасів матеріальних цінностей в установах" за окремими інвентарними об'єктами або групами однорідних предметів.

Кожній групі матеріальних цінностей присвоюється номенклатурний номер згідно з Класифікатором. Цей номер повторюється у всіх первинних документах, якими оформлюються операції з матеріальними та нематеріальними активами.

Запаси товарно-матеріальних цінностей у складських приміщеннях, які необхідні для забезпечення безперебійної роботи установи, встановлюються у межах норм, передбачених потребою цієї установи.

Основними економічними операціями, які здійснюються з матеріальними та нематеріальними активами, є такі: надходження; вибуття; переміщення; інвентаризація; переоцінка.

Додатково "Облік основних засобів та нематеріальних активів" включає економічні операції: ремонту; амортизації; лізингу; застави.

Надходження матеріальних та нематеріальних активів до установи являє собою комплекс господарських операцій, результатом яких є відображення в балансі вкладень у вигляді надходження основних засобів, нематеріальних активів, господарських матеріалів.

Матеріальні активи, які необхідні для забезпечення діяльності установ, можуть надходити: при придбанні - від постачальників; при безплатній передачі; при обміні неякісних активів; при виготовленні або будівництві у власних допоміжних виробництвах; при виявленні надлишків ТМА за результатами інвентаризації; при надходженні основних засобів у лізинг; при одержанні заставленого майна.

Операції обміну зі сторонніми організаціями можуть здійснюватись установами тільки у випадку заміни неякісного об'єкта на новий або відремонтований.

Виготовлення або будівництво належить до виробничої діяльності установ, тому розглядається в окремій задачі "Виробнича діяльність".

При надходженні об'єктів основних засобів існує розрив часу між надходженням та введенням об'єктів основних засобів в експлуатацію. Тому вони будуть надходити і зберігатися на складі до початку монтажу або введення в експлуатацію. Об'єкти основних засобів можуть також передаватися матеріально-відповідальній особі (наприклад, для подальшого монтажу) до введення основного засобу в експлуатацію. Введення об'єкта основного засобу в експлуатацію здійснюється на підставі "Акту приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів".

Після надходження матеріальних активів до установи та їх оприбуткування матеріально-відповідальні працівники складів мають складати "Реєстр приймання - передачі документів" і здавати до бухгалтерії для подальшої їх обробки. Документи, що надійшли зі складів до бухгалтерії, перевіряються як щодо правильності їх оформлення (використання бланка відповідної форми, заповнення всіх реквізитів), так і щодо суті відображених у них операціях. "Прибуткові ордери" звіряють з рахунками, що до них належать, "Товарно-транспортними накладними", "Митними деклараціями", "Актами про приймання матеріалів" тощо.

На початку операції з придбання матеріальних та нематеріальних активів визначаються потреби окремих підрозділів та відділів балансової одиниці у певних активах. Підрозділ, який здійснює організацію постачання товарно-матеріальних цінностей для балансової одиниці, складає відповідне замовлення. Оплата матеріальних активів при придбанні повинна здійснюватись відповідно до умов Угоди. Згідно з цими умовами оплата може здійснюватись у національній або іноземній валюті на визначену в угоді дату, протягом обумовленого терміну або при пред'явленні документа для оплати (" Рахунку ", " Платіжної вимоги-доручення ").

Залежно від умов оплати (згідно з угодою) придбання може здійснюватись шляхом передоплати або шляхом оплати за фактом поставки (при отриманні).

Оплата шляхом передоплати здійснюється раніше надходження активу і здійснюється у вигляді перерахування авансу, який складає частку від обсягу вимог згідно з угодою або у повному обсязі цих вимог.

Господарча операція обміну матеріальних та нематеріальних активів складається з двох операцій - передачі та отримання матеріальних активів, коли один вид активу обмінюється на аналогічний інший. В установах ця операція може виконуватись тільки у разі виявлення, що отриманий товар неякісний або некомплектний, або мають місце недоліки чи фальсифікація товару, та на нього встановлено гарантійні терміни. Гарантійний термін означає, що установа протягом цього або інших термінів, які установлені обов'язковими для сторін правилами чи договором, має право за своїм вибором вимагати від продавця або виготівника безоплатного усунення недоліків товару; заміни на аналогічний товар належної якості; відшкодування витрат на їх виправлення споживачем чи третьою особою; відповідного зменшення його купівельної ціни - при оплаті по факту поставки; повернення сплаченої суми в обмін на повернення товару; заміни на такий же товар іншої моделі з відповідним перерахуванням купівельної ціни.

Відшкодування витрат на виправлення недоліків, зменшення його купівельної ціни або заміна на такий же товар іншої моделі з відповідним перерахуванням купівельної ціни означає перерозрахунок позиції кредитора.

Гарантійний термін має зазначатися в паспорті на товар або в будь-якому іншому документі, що додається до товару. За наявності товару вимога установи про його заміну підлягає негайному задоволенню, а в разі необхідності перевірки якості - протягом 14 днів або за домовленістю сторін.

У разі неможливості виконати вимоги по усуненню недоліків або обміну дефектного активу, постачальник має повернути суму первинної вартості активу в обмін на повернення йому неякісного активу. Ця операція розглядається в розділі "Вибуття матеріальних та нематеріальних активів". У цьому випадку виникає дебіторська заборгованість кредитора, яку він повинен погасити у термін, передбачений угодою.

При заміні неякісного активу, що знаходиться на гарантійному обслуговуванні, на аналогічний актив належної якості здійснюється передача контрагента дефектного об'єкта в обмін на новий. Операція обміну може здійснюватись шляхом змін у складській або інвентарній картці обліку стосовно номера, моделі, марки і т.п. та примітки про гарантійний обмін. Або шляхом передачі неякісного об'єкта під звіт представнику організації постачальника. Повернення якісного активу означає повернення підзвітної суми.

При гарантійному обміні основних засобів нарахування амортизації не припиняється. Змін у вартості основного засобу не відбувається. Якщо для заміни дефектних основних засобів слід зробити їх демонтаж, то об'єкти основних засобів переносяться у розряд основних засобів