2. Не менш важлива підтримка і система заохочень з боку вищого керівництва. Як би не був складений процес складання бюджету, він успішний тільки у тому випадку, коли керівники середнього і нижнього рівнів переконані, що вище керівництво дійсно зацікавлено в кінцевих результатах і заохочуватиме до виконання запланованої мети бюджету.

Кошторис (бюджет) грошових коштів

Рух грошових коштів — один з найважливіших аспектів операційного циклу організації. В рамках підготовки загального бюджету кошторис (бюджет) грошових коштів розробляють після того, як всі періодичні бюджети і прогнозний звіт про прибутки і збитки вже завершені. Кошторис (бюджет) грошових коштів (прогноз грошових потоків) є планом надходження грошових коштів і платежів на майбутній період В ньому підсумовані всі потоки засобів як результат планованих операцій на всіх фазах формування загального бюджету. В цілому цей кошторис (бюджет) показує очікуване кінцеве сальдо на рахунку грошових коштів і фінансове положення для кожного місяця, для якого її розробляють. Таким чином, можуть бути запланованій періоди найбільшої і якнайменшої наявності грошових коштів. Дуже велике сальдо на рахунку грошових коштів означає, що засоби не були використані з максимально можливою ефективністю. Низький рівень може вказувати на те, що організація не в змозі розплатитися за своїми поточними зобов'язаннями. От чому необхідне ретельне планування грошових коштів.

Структура і задачі кошторису (бюджету) грошових коштів

Кошторис (бюджет) грошових коштів складається з двох частіш:

1. Очікувані надходження засобів.

2. Очікувані платежі.

Для визначення очікуваних надходжень засобів за період використовують інформацію з бюджету продажів, дані про продаж в кредит або за готівку, про порядок збору засобів по рахунках до отримання. Також планують притоки засобів і з інших джерел, таких, як продаж акцій, активів, можливі позики.

Суми очікуваних платежів беруть з різних періодичних бюджетів. Відповідальний за підготовку кошторису (бюджету) грошових коштів повинен володіти інформацією про те, які витрати на матеріали і робочу силу передбачені за період, які товари і послуги необхідно придбати, а також чи будуть вони сплачені відразу або можливе відстрочення платежу. У зв'язку з цим дуже важливо знати політику платежів організації. Крім регулярних поточних витрат грошові кошти можуть бути використані на придбання устаткування та інших активів, повернення позик та інших довгострокових зобов'язань. Всю цю інформацію слід збирати, щоб підготувати правильний кошторис (бюджет) грошових коштів.

За допомогою кошторису (бюджету) грошових коштів досягаються дві мети:

1. Показується кінцеве сальдо на рахунку грошових коштів, яке необхідне для завершення прогнозного бухгалтерського балансу.

2. Виявляються періоди надлишку фінансових ресурсів або їх браку. В першому випадку помітна роль цього кошторису (бюджету) у всьому циклі підготовки загального бюджету; в другому — її значущість як інструменту управління фінансовими коштами, яке вкрай важливо в будь-якому бізнесі. Без грошей немає бізнесу.

Взаємостосунки між загальним бюджетом і кошторисом (бюджетом) грошових коштів-показані в табл. 6.1.

Таблиця 6.1

Взаємозв'язок загального бюджету і кошторису (бюджету) грошових засобів

Елементи бюджету грошових засобів | Джерела інформації

1 | 2

Надходження грошових засобів

Реалізація | Бюджет продаж (за готівку)

Продовження табл. 6.1

1 | 2

Надходження від інших продаж | Бюджет продаж (в кредит) + запаси надходження за перший місяць, другий місяць і т. д.

Доходи від продажу активів | Прогнозний звіт про прибутки і збитки

Позики отримані | Бюджет грошових засобів минулого місяця

Вибуття грошових засобів

Придбання основних матеріалів | Бюджет закупівлі і використання матеріалів

Прямі витрати праці | Бюджет трудових витрат

Загальновиробничі витрати | Бюджет загальновиробничих витрат

Комерційні витрати | Бюджет комерційних витрат

Загальні і адміністративні витрати | Бюджет загальних і адміністративних витрат

Капітальні витрати | Бюджет капітальних витрат

Податок на прибуток | Звіт про прибутки і збитки попереднього року і пропозиції

Процент за кредит | Прогнозний звіт про прибутки і збитки

Повернення позик | Договори позик

Існують й інші джерела надходження грошових коштів і можливих платежів. В табл. 6.2 представлені тільки загальні види грошових потоків і приклад кошторису (бюджету) грошових коштів.

В даному прикладі компанія X розраховує надходження грошових коштів наступного року тільки від продажу товарів. Відмітимо, що 60 % об'єму всіх продажів здійснюється за готівковий розрахунок, а 2 % — не буде отримано зовсім. Продаж в кредит складає 35 %, і ці засоби будуть отримані в наступному місяці. Ця необхідна інформація береться з бюджету продаж.

При підготовці кошторису (бюджету) грошових коштів необхідно концентруватися на часі фактичних надходжень або платежів засобів, а не на часі виконання господарських операцій. В кожній організації на підставі минулого досвіду і думки керівництва про поточну ситуацію визначається очікуваний порядок (в процентному відношенні) надходження грошових коштів від продажу в кредит, передбачається і можливе ненадходження грошей або створення резерву по сумнівних боргах. Крім того, необхідно враховувати політику платежів і виплат самої організації по придбанню матеріальних цінностей, оплати витрат праці та інших витрат. Деякі витрати, наприклад, багато видів комерційних витрат, можуть бути зроблені в кредит з оплатою через 30 днів і більше, а в більшості випадків витрати на оплату праці із очевидних причин не можуть бути відкладені на довгий час. Слід враховувати також, що деякі статті витрат, наприклад, амортизація, не вимагають витрати грошових коштів.

Таблиця 6.2

Кошторис (бюджет) грошових коштів компанії Х |

Січень | Лютий | Березень | Квітень - грудень | Всього за рік

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6

Надходження коштів:

від продаж попереднього місяця (35%)

(визначається за даними бухгалтерського обліку бухгалтерський запис дебет 30,31 кредит 36) | 10773 | 7182 | 10773 | 14364 | 43092

Продовження табл. 6.2

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6

від продаж попереднього місяця (60%)

(визначається за даними бухгалтерського обліку бухгалтерський запис дебет 30,31 кредит 70,36) | 11340 | 17010 | 22680 | 368928 | 419958

Всього надходжень коштів (за дебетом рахунків 30,31) | 22113 | 24192 | 33453 | 383292 | 463050

Основні матеріли

(визначається за даними бухгалтерського обліку бухгалтерський запис дебет 63 кредит 30,31) | 7146 | 7146 | 7622 | 72434 | 94348

Допоміжні матеріали

(визначається за даними бухгалтерського обліку бухгалтерський запис дебет 63 кредит 30,31) | 237 | - | - | 710 | 947

Прямі витрати на оплату праці

(визначається за даними бухгалтерського обліку бухгалтерський запис дебет 66 кредит 30,31) | 3700 | 3850 | 4220 | 34940 | 46710

Загально виробничі витрати

(визначається за даними бухгалтерського обліку бухгалтерський запис дебет 91 кредит 685, 30, 31) | 3440 | 3480 | 3750 | 32580 | 43250

Комерційні витрати

(визначається за даними бухгалтерського обліку бухгалтерський запис дебет 93 кредит 685, 30, 31) | 8585 | 10000 | 11420 | 109420 | 139875

Загальні і адміністративні витрати

(визначається за даними бухгалтерського обліку бухгалтерський запис дебет 93 кредит 685, 30, 31) | 4500 | 4500 | 4500 | 40500 | 54000

Капітальні витрати

(визначається за даними бухгалтерського обліку бухгалтерський запис дебет 15 кредит 631, дебет 631 кредит 30, 31) | 4200 | - | 7920 | 14780 | 26900

Податок на прибуток

(визначається за даними бухгалтерського обліку бухгалтерський запис дебет 98 кредит 30, 31) | - | - | 22640 | - | 22640

Виплачені проценти

(визначається за даними бухгалтерського обліку бухгалтерський запис дебет 95 кредит 30, 31) | 6000 | - | - | 8920 | 14920

Всього виплат (за кредитом рахунків 30,31) | 37808 | 28976 | 62072 | 314734 | 443590

Збільшення (збільшення) грошових засобів (дебет мінус кредит рахунків 30,31) | (15695) | (4784) | (28619) | 68558 | 19460

Наявність сальдо на рахунку "Грошові засоби" (сальдо на початок на рахунках 30,31 плюс обороти за дебетом рахунків мінус обороти за кредитом рахунків 30,31) | 36275 | 20580 | 15796 | (12823) | 36275

Кінцеве сальдо на рахунку "Грошові засоби" | 20580 | 15796 | (12823) | 55735 | 55735

Існують дві основні оцінки, які лежать в основі бюджету продаж:

1. Статистичний прогноз на основі математичного аналізу загальноекономічних умов, кон'юнктури ринку, кривих зростання виробництва і т. п.

2. Експертна оцінка, отримана шляхом збору думок керівників і персоналу відділу збуту. В деяких організаціях персонал по збуту оцінює збут кожного товару кожному з клієнтів, в інших — регіональні керівники оцінюють загальні об'єми продажів в цілому по своєму регіону.

Обидві оцінки мають переваги і недоліки. Практика показує, що велика частина крупних корпорацій використовує комбінацію цих оцінок.

Багато компаній вдаються до складних методик, наприклад, ре-гресійного аналізу, аналізу "випуск/затрати" в економічній моделі.

Труднощі планування об'єму продаж

Як вже наголошувалося, підготовка бюджету продаж — відправна точка у всьому процесі складання загального бюджету. Об'єм продаж і його товарна структура зумовлюють рівень і загальний характер діяльності організації.

Майже у всіх організацій бюджет продаж є найскладнішим етапом в