На децентралізованому підприємстві велика частина витрат підконтрольна нижчестоящим центрам відповідальності. При добрій системі управлінського контролю вище керівництво може делегувати свої повноваження підлеглим, які краще розбираються в обстановці на місцях.

Достовірні витрати — це такі витрати, які можна достовірно оцінити, наприклад, прямі матеріальні витрати.

Змінні витрати — це такі витрати, величина яких міняється за рішенням менеджера центру відповідальності. Прикладами можуть служити витрати на НІОКР, рекламу, соціальні потреби, благодійність, бухгалтерію і т. п.

Неминучі, або обов'язкові, витрати — це витрати, пов'язані з наслідками раніше укладених угод, зобов'язань, наприклад, платня менеджерів по трудових контрактах і амортизація основних засобів. В короткостроковій перспективі ці витрати непідконтрольні.

Суб'єктивні чинники управлінського контролю

Керівництво не може безпосередньо контролювати товар або витрати на його виробництво, воно лише впливає на дій людей, відповідальних за виникнення цих витрат. Питаннями поведінки людей в колективах займається соціальна психологія, яка багато в чому визначає і принципи, що лежать в основі процесу управління.

Поведінка персоналу підприємства залежить від ряду чинників, приведених нижче.

Потреби. Поведінка індивідуума мотивується його потребами. Потреби можна згрупувати таким чином:*

зовнішні потреби:*

потреби до існування — харчування, житло і т. п.;*

потреба в безпеці;*

соціальні потреби;*

потреба у визнанні і репутації;*

потреба в самоконтролі і незалежності;*

внутрішні потреби:*

потреба в компетенції, досягненні мети і самовираженні. Зовнішні потреби можуть бути задоволені за рахунок зовнішніх

джерел: їжі, грошей, похвали колег. Внутрішні — тим, що людина дає самій собі. Як тільки потреба задоволена, люди припиняють шукати бажані джерела задоволення. Задоволена потреба перестає бути мотиватором. Виключення тут — внутрішня потреба, яка ніколи не може бути повністю задоволена.

Мотивація. Поведінка людей з метою задоволення потреб обґрунтовується мотиваційною теорією очікування.

По цій теорії мотив даної поведінки визначається:*

людською вірою або очікуванням того, яким будуть результати цієї поведінки;*

привабливістю цих результатів для людини з погляду задоволення її потреб.

Мотивація найбільш слаба в тих випадках, коли перед людиною стоїть мета або нездійснима, або легкоздійснима. Найбільш сильна мотивація, коли шанси в досягненні мети 50:50. Це необхідно враховувати в управлінському контролі.

Стимули. Позитивний стимул (заохочення) — результат, рівень задоволення потреб, що підвищує. Негативний стимул (стягнення, покарання) — результат, що знижує рівень задоволення потреб.

Особливості стимулів:*

відношення керівництва підприємства до системи управлінського контролю є найсильнішим стимулом;*

люди більше мотивуються можливістю отримати винагороду, ніж страхом покарання;*

те, з чого складається винагорода, залежить від конкретної ситуації (не завжди гроші — вирішальний чинник);*

грошова компенсація важлива, але починаючи з певного рівня, її сума не так важлива, як інші види винагороди;*

для внутрішньої мотивації важливе отримання інформації про результати своєї діяльності; без цього немає відчуття досягнення або самовираження;*

оптимальна частота зворотного зв'язку залежить від терміну дії мети, тобто проміжку часу між постановкою задачі і отриманням інформації про її рішення. Цей проміжок може складати годину для працівників нижніх рівнів підприємства, рік і більше для керівництва;*

результативність стимулів швидко знижується, якщо час між дією і винагородою або стягненням перевищує проміжок дії;*

працівники задоволені відомостями про свою діяльність, якщо ці відомості, на їх думку, об'єктивні;
*

починаючи з деякого моменту, нові стимули в поліпшенні діяльності не приносять ніякого результату.

Стимули можуть бути не тільки грошовими, але і формальними. Наприклад, в армії при складанні парашутів до мішка, з парашутом прикріпляється бирка з вказівкою прізвища складальника. Час від часу, цей парашут видається для стрибка складальнику. Це дає високу якість складання.

При оцінці центру відповідальності необхідно знайти справедливу базу оцінки роботи його керівництва.

Основні причини виникнення неякісної первинної інформації

На частку первинної інформації на підприємствах доводиться до 60-70 % загального об'єму облікової інформації. Якість первинної інформації істотно впливає на якість всього процесу управління, а також статистичного, бухгалтерського і оперативного обліку.

Помилкова, недостовірна інформація може виникнути як на первинному рівні, так і на будь-якій стадії обробки і перетворення даних. Вірогідність появи спотворень інформації в діючих системах первинного обліку за деякими оцінками перевищує допустимі значення в сотні раз. При цьому до 80 % помилок людина допускає на початковій стадії облікового процесу. Причому значне число свідомих спотворень первинних даних в особистих або групових інтересах, тобто по суті — це не помилки. Слід врахувати, що ні зниження витрат ручної праці в процесі підготовки первинної інформації, ні вдосконалення методології первинного обліку не дають в повному об'ємі бажаного ефекту без організації відповідного первинного контролю.

Розглянемо деякі типові помилки і спотворення інформації, що приводять до втрати нею достовірності та інших якісних характеристик. Ці помилки і спотворення необхідно розділити, принаймні, на три групи:

1) пов'язані з людським фактором;

2) пов'язані з технічними, технологічними, організаційними чинниками;

3) пов'язані із специфікою формування і обробкою інформації в комп'ютерних системах, а також у відносинах людина — машина. Перша група помилок включає свідому фальсифікацію первинної інформації і помилки працівників.

Свідома фальсифікація первинної інформації відбувається (або можлива) під дією організаційних, економічних, юридичних і морально-психологічних чинників. До числа організаційних чинників належать такі, як відсутність системи контролю і функціонування на підприємстві надмірно жорсткої централізованої системи управління.

Безконтрольність, безгосподарність є живильним середовищем для приписок, розкрадань, нераціонального використання ресурсів. Надмірно жорстка централізована система управління викликає у працівників апатію, байдужість, відсутність творчого підходу до справи, прагнення досягти результату за будь-яку ціну, у тому числі і фальсифікуючи інформацію. Виникнення неякісної первинної інформації пов'язано з відсутністю продуманої системи первинного контролю на двох стадіях первинного облікового процесу: збору і реєстрації даних і їх первинної обробки. Втрата достовірності, свідома фальсифікація первинних даних працівниками можливі на будь-якій стадії, проте вони більш реальні на стадії збору і реєстрації, особливо в масовому виробництві.

До явної фальсифікації працівниками первинної інформації приводять і особливості діючої на підприємстві структури управління. Це найхарактерніше для підприємств з високим ступенем централізації, де керівництво вищої ланки звикло віддавати накази і розпорядження.

До економічних чинників свідомої і явної фальсифікації первинної інформації працівниками необхідно віднести наступні:

Відсутність зацікавленості, стимулів в забезпеченні достовірності, в проведенні контролю. В даному випадку йдеться про пряме стимулювання ефективної перевірки достовірності первинних даних. Ми говоримо про ту ситуацію, економічні умови виробничої діяльності, які моделюють, відповідно цим умовам, поведінку працівника. Ці умови в одному випадку роблять його байдужим до достовірного віддзеркалення в первинному обліку подій і фактів виробництва, в іншому — прямо зацікавлюють в спотворенні первинної інформації, в третьому — примушують піклуватися про забезпечення повноти і достовірності первинних даних.

У принципі, всі економічні чинники, що приводять до фальсифікації працівниками первинної інформації, в тому або іншому ступені можна віднести до недоліків системи оцінних і планових показників. Сприяють фальсифікації також відсутність чіткої системи взаємостосунків і відповідальності, прорахунки в нормуванні і оплаті праці.

Один з юридичних чинників свідомої явної фальсифікації первинних даних — відсутність в деяких випадках юридичної довідності первинної інформації. Це, в першу чергу, пов'язано з визначенням причин і винуватців відхилень і втрат. До явної фальсифікації може привести і відсутність чітко закріплених прав, обов'язків, функцій і відповідальності працівників в первинному обліку, невідповідність дій працівників і господарських операцій нормативним актам, неузгодженість дій працівників і фактів господарської діяльності з діючими інструкціями і метою підприємства, а також діючими законами.

До числа морально-психологічних чинників фальсифікації первинної інформації належать такі, як використання недоліків (технічних, технологічних, організаційних) в системі збору, реєстрації, передачі первинної інформації; низький рівень культури працівників і культури виробництва; складний морально-психологічний клімат в колективі.

До числа чинників свідомої фальсифікації первинної інформації необхідно віднести приховане її спотворення працівниками. Знайти його у багатьох випадках набагато складніше, ніж явне. Іноді для цього необхідно спеціально вирішувати питання про організацію збору інформації і процедуру первинного обліку. Приховане спотворення пов'язано з порушенням термінів надання інформації; неповним віддзеркаленням інформації в первинних документах або не фіксацією її на носіях інформації; узгодженням між працівниками або структурними підрозділами спотворення інформації (навіть за наявності взаємного контролю) для задоволення інтересів обох договірних сторін (наприклад, при зриві поставок цехом-постачальником його керівництво і споживачі домовляються з урахуванням реальної виробничої ситуації про те, щоб не фіксувати в даному звітному періоді цей зрив в первинній документації при певних поступках з боку цеху-постачальника і за умови погашення боргу в наступному звітному періоді); з "втратою" первинної інформації після її первинного фільтруючого контролю (якщо первинний документ повертається на дооформлення або переробку бухгалтерією через помилки або неправильне оформлення, він може бути "втрачений", може "випасти" з обробки на користь тих або інших працівників).

Саме на стадії складання первинної документації, на стадії збору і реєстрації інформації відбувається, як показує практика, значне число випадків свідомої фальсифікації даних.

Свідома фальсифікація первинної інформації, як правило, пов'язана з досягненням однієї мети або декількох:

1) завищити, прикрасити результат праці або господарської діяльності для отримання завищеної оцінки підсумків і більш високої винагороди;

2)