Оцінка відхилень — визначення: відносин до них менеджерів в конкретній виробничій ситуації; наслідків цих відхилень для процесу виробництва в даних виробничих умовах (усунені, не усунені, небажані); їх впливу на витрати ресурсів як по вартості, так і в натуральній величині (економія, перевитрата, незмінність витрат), і результат виробництва (втрати, додатковий ефект).

Крім того, необхідно довести, що відхилення пов'язане з діяльністю конкретних працівників, і встановити ступінь залежності його виникнення від їх діяльності.

Оцінка відхилень вимагає розробки процедури взаємостосунків учасників виробництва, з тим щоб її об'єктивність і достовірність також знаходилися під взаємним контролем працівників.

Відхилення, перш ніж трансформуватися в економію або перевитрату (втрати або додатковий ефект), повинне бути піддано контролю і аналізу, тобто потрібні додаткові зусилля по отриманню необхідної контрольної інформації. Адже часто економію по вартості слід розглядати як прямі втрати в споживній вартості, наприклад, у разі вимушеної заміни матеріалу у виробі більш дешевим по вартості з відповідним зниженням якісних характеристик виробу.

В циклі перетворення даних про відхилення в інформацію: "відхилення — економія (перевитрата) — ефект (втрати)" — первинному контролю належить значна роль.

На багатьох підприємствах оцінка відхилень зводиться до визначення його фінансових наслідків. Якщо на даний об'єм випуску продукції ресурсів витрачено більше, ніж передбачалося, таке відхилення автоматично вважається перевитратою для даного підрозділу, якщо менше — економією. З погляду оцінки фінансового результату це виправдано, а з погляду оцінки результату діяльності даного працівника або колективу це не можна визнати позитивним явищем. Якщо відхилення пов'язано з додатковою витратою ресурсів по зовнішніх, не залежних від діяльності даного працівника (колективу) причинах, то воно не може розглядатися в оцінці їх діяльності як перевитрата, втрата ресурсів, зниження ефективності на даному робочому місці. Те ж саме можна сказати і про відхилення, що викликали зниження витрат ресурсів. З погляду контролю ефективності виробництва економію або перевитрату ресурсів необхідно пов'язувати не тільки з місцем їх виникнення, але і з центром відповідальності за нього, з винуватцем (ініціатором).

Виявлення причин і винуватців відхилень. В організації роботи по виявленню винуватців відхилень необхідно керуватися певними основними принципами:

1. Підрозділ, провідний контроль і облік витрат є винуватцем неврахованих відхилень і, відповідно, виниклих через це втрат, тобто вина за погану якість обліку і контролю лежить на тих підрозділах і працівниках, які цей облік організовують.

2. Факт відхилення підтверджується підрозділом по закріпленій за ним функції відповідальності за витрати.

3. Наслідки відхилень обґрунтовують підрозділи, за якими закріплені функції обліку і контролю.

4. Визначення винуватця починається з низьких рівнів. Вищестоящі рівні втручаються тільки у тому випадку, коли питання не вирішилося внизу.

5. Системний підхід при виявленні винуватців. За наявності системи вона сама по собі вимагає чіткості у виявленні винуватців і максимальної достовірності в доведені вини.

6. Стимулювання пошуку винуватців відбувається таким чином: винуватцем неврахованих відхилень є підрозділи реєстрації або передбачуваний винуватець відхилення встановлений підрозділом, що оформляє первинний документ. Часто тут допускається принципова помилка, оскільки на практиці в первинному документі відразу фіксується винна особа, але це може бути лише передбачуваний винуватець, визначений орієнтовно, без наявності доказів і знання конкретної ситуації по відхиленню. Провину перед записом в первинний документ потрібно довести і врахувати заперечення передбачуваного винуватця. Крім того, винуватців може бути декілька або винуватцем може виявитися інша особа.

Окрім віднесення відхилень на винуватців, додатково, в цілях стимулювання, застосовуються штрафні санкції, оскільки наслідки відхилень часто набагато перевищують розмір самих відхилень. Відомо,, чим ближче до фінішної операції, наприклад при виготовленні машинобудівної продукції, тим більші наслідки викликає навіть щонайменше відхилення, збільшується негативна ваговитість.

7. Без наявності первинних документів винуватцем є підрозділ, що оформив операцію без документів. Якщо первинний документ, пов'язаний з відхиленням, оформлений без вказівки причин і винуватця, то винуватцем вважається підрозділ, що здійснює контроль за складанням документів. Підрозділ, що не повністю оформив документ, також визнається винуватцем відхилення. Це принцип вини оформлювача документа.

8. Винуватця не може визначати підрозділ або працівник, які самі можуть бути винуватцями. Провинність визначається вищестоящою службою або службою, не зацікавленою в результатах цієї роботи.

9. Своєчасність пред'явлення претензій і їх пред'явлення взагалі. Для реалізації цього принципу встановлюються граничні терміни пред'явлення і розгляду претензій. Невчасне пред'явлення претензій є приводом для відмови від їх розгляду.

10. Підтвердження винуватцем вини або відмова від підтвердження у разі розбіжності, підтвердження вини вищестоящим підрозділом. Колегіальний пошук винуватця і остаточне рішення приймає підрозділ, відповідальний за цей вид роботи. Для встановлення винуватців необхідні певні процедури взаємостосунків, оскільки у ряді випадків процес доказування достатньо складний. Іноді в процедурі немає необхідності, оскільки вину може визначити і одна людина, причому з достатнім ступенем достовірності. Так, контролер ОТК фіксує брак після певної операції з чіткою вказівкою винуватця. Але працівники ОТК часто переобтяжені роботою по контролю якості і іншими обов'язками, наприклад, реєстрацією дефектів, веденням номерного обліку автомобілів на головному конвеєрі. Це необхідно враховувати при організації їх роботи, пов'язаної з первинним контролем.

Винуватець може бути визначений відразу і однозначно у разі визнання нам своєї вини. Види робіт, по яких винуватець може бути визначений відразу, доцільно при організації первинного контролю виділяти в особливу групу.

Винну в деяких випадках встановлюють однозначно, виходячи з форми самого документа при наперед заданих правилах його складання і застосування.

Проте такий метод спрацьовує не завжди, оскільки необхідні певні умови.

Винуватців відхилень можна визначати різними способами. Приведемо деякі з них.

Способи визначення винуватців відхилень

1. На підставі аналізу виконання контрольного завдання. Наприклад, у разі поломки інструменту винуватцем може бути робочий, той хто налагоджує устаткування, працівник суміжного підрозділу. В цьому випадку для доказу вини необхідно повторно виконати операцію у присутності фахівців. Винуватцем може бути і не один працівник, і не один підрозділ. Тоді необхідно з'ясувати ступінь вини кожного з учасників, питання може розв'язуватися і на арбітражній комісії.

2. Вину необхідно, в міру можливості, визначати за допомогою первинного контролю, за фактом відхилення. Хоча винуватців також може бути декілька.

3. Не можна, щоб підрозділ, що визначає винуватця, шукав його там, де саме може бути винуватий. При цьому порушується принцип контролю, оскільки винуватець виявляється зацікавленим в тому, щоб не визнати свою вину.

4. При визначенні винуватця треба застосовувати принципи контролю, інакше як причина відхилення в первинному документі роблять запис "інші причини". У результаті ці причини складають на деяких підприємствах до 40 % загального їх кількості. Так часто буває, коли хочуть приховати причину і винуватця.

5. За наявності наказів і розпоряджень керівників підприємства позапланові витрати відносять на виробництво, при їх відсутності — на підрозділи, формуючи витрати.

6. Додаткові роботи викликають відхилення і зростання витрат, проте їх можна виключити, якщо включити в планові роботи.

Наприклад, чищення устаткування повинне входити в цикли планово-запобіжного обслуговування із збільшенням витрат на трудові витрати, тобто переклад постійно вироблюваних додаткових робіт в основні без фіксації відхилень і винності, необхідні для зниження витрат на виконання контрольних операцій та інформаційного перевантаження управління.

7. Вина виявляється при розборі претензій, аварій, простоїв, перевищенні витрат.

8. Розподіл втрат по винуватцях може здійснюватися двома методами: прямим, коли вина однозначно доведена і є прямий зв'язок між результатами дії або бездіяльності підрозділу або працівника і втратами; непрямим: пропорційний розподіл втрат по винуватцях.

9. Непрямий доказ вини з повним віднесенням втрат на винну особу. Іноді в літературі відзначають, що необхідно розрізняти відповідального за виробничий збій і винного в збої. Тут розподіл, мабуть, не зовсім точний, оскільки не можна визначати відповідального за збій. Відповідальним можна бути за якийсь вид діяльності. Відповідальність обмежується правами і обов'язками, посадовими інструкціями, функціями і повноваженнями працівника. Необхідно враховувати, що відповідальний за певний вид діяльності (підрозділ або працівник) може бути винен навіть у тому випадку, коли причина збою (відхилення) від нього не залежить, — у разі неправильної дії або бездіяльності по усуненню виниклого відхилення (приклад бездіяльності: непред'явлена вчасно претензія, неприйняття своєчасних заходів по зниженню втрат). Крім того, він може бути визнаний винним в невчасній дії. В цих випадках відповідальний стає винуватцем або співучасником. Таким чином, відповідальність завжди припускає і вживання заходів по зменшенню втрат.

10. Для визначення доказу вини або невинності в різних відхиленнях крім стандартних первинних документів можуть використовуватися службові записки довільної форми.

В даний час в практиці роботи підприємств використовуються дві форми доказу вини і збору даних про вину:*

попередній акцепт;*

подальший акцепт.

Форма попереднього акцепту в доказі вини припускає обов'язкове підтвердження винуватцем відхилення наявності його вини в первинному документі у момент виникнення відхилення (первинний документ про втрати або простій).

Форма