Винятковою особливістю всіх органів державної виконавчої влади є те, що в межах, визначених законодавством повноважень, вони забезпечують реалізацію законів України, указів Президента, постанов Кабінету Міністрів та Верховної Ради, актів центральних органів виконавчої влади, власних рішень, виконання бюджету, програм соціально-економічного розвитку територій, здійснюють інші функції державного управління. Для оперативного керівництва всіма ними застосовуються нормативно-правові акти, що визначають послідовність управлінських операцій і процедур, форм взаємодії між учасниками державно-управлінських відносин або порядок оформлення службових документів, спрямованих на досягнення певного результату [5, с. 198].

Аналіз практичної діяльності органів влади доводить, що основними причинами неузгодженої роботи державних установ, її низької результативності доволі часто є відсутність або недотримання чітко визначеного порядку їх взаємодії, порушення послідовності етапів і стадій реалізації процесу управління. Тому доцільним є запровадження Процедурного кодексу діяльності органів виконавчої влади, який би визначав найбільш типові процедури й операції щодо організації співпраці органів влади з органами місцевого самоврядування і суб'єктами громадянського суспільства, підприємствами різних форм власності і сфер господарювання, надавав опис технології їх реалізації; конкретизував основні вимоги до змісту регламентів, положень, посадових інструкцій, умови і періодичність їх перегляду; передбачав порядок взаємоузгодження нормативних документів різних галузей і сфер суспільного розвитку; конкретизував процедуру здійснення ініціативної діяльності підпорядкованих об'єктів, проведення органами державного управління моніторингу, соціологічних опитувань з подальшим врахуванням їх результатів у розробці чи внесенні змін до законодавчих актів тощо.

Крім того, до важливих причин низького рівня організації взаємоузгодженої діяльності органів виконавчої влади, недостатньої обґрунтованості функціональних і структурних перетворень, особливо у МДА та її складових, є неналежна якість документів, що регламентують їх роботу. Перш за все - це недостатня конкретність положень про управління та відділи. На думку деяких науковців, положення доцільно відносити до загальних нормативно-правових актів, розрахованих на широке коло осіб, неодноразове застосування незалежно від терміну дії та характеру відомостей, у них мають визначатися структура і функції органу управління або встановлюватися певний порядок діяльності [4, с. 514515]. Однак таке тлумачення даного поняття прийнятне для характеристики лише Типового положення, яке є зразком і визначає загальні підходи та напрями діяльності щодо управління певною сферою суспільного розвитку. Для забезпечення ефективної роботи державних установ доцільно розробляти чіткі нормативно-правові акти, зміст яких якнайповніше має висвітлювати специфіку їх діяльності, сукупність обов'язкових управлінських процедур та перелік послуг, що забезпечують реалізацію конкретних цілей, завдань, детальне визначення основних робіт, які виконуються органом управління в межах компетенції і повноважень, містити детальний опис або схематичне зображення структури та сукупності зв'язків зовнішнього і внутрішнього середовища.

Тому пропонується до змісту Положення про управління ( чи окремий структурний підрозділ) включати такі розділи: загальний (містить інформацію про точну назву (повну і скорочену); завдання і мету діяльності; перелік нормативних актів, які регулюють роботу; місце в системі управління; визначення рівнів і посад, яким безпосередньо підпорядковується; точна повна назва посади керівника, що очолює установу (відділ); порядок призначення на посаду і звільнення з неї); основні завдання; функції; перелік управлінських послуг, що надаються; характеристика внутрішньої структури (назва і кількість посад; підпорядкування і взаємодія в загальній структурі (внутрішня структура, назва і кількість посад; підпорядкування і взаємодія в загальній структурі (у т.ч. її схематичне зображення), порядок затвердження структури і штатів); зв'язки: (внутрішні; зовнішні); права і відповідальність; джерела матеріального і фінансового забезпечення (у т.ч. умови оплати праці); контроль, перевірка діяльності, показники оцінки якості роботи (у т.ч. мотивація); термін дії та порядок затвердження, умови внесення змін та їхніх ініціаторів. Безумовно, що таким же конкретним змістом мають бути наповнені й посадові інструкції працівників. Утім їхній розробці мають передувати дослідження, які б дозволяли визначити трудомісткість усіх видів робіт, які виконуватимуться службовцями, щоб з'ясувати які управлінські послуги надаються, скільки часу витрачається