При Департаменті зовнішньої торгівлі працювали митні ревізори, які вели слідство з контрабандних справ. Щоб запобігти можливим зловживанням із боку митних службовців, Департамент заборонив митним установам чинити стосовно контрабандних товарів будь-які дії, окрім затримання [29, арк. 101]. Слідство в контрабандній справі могло тривати доволі довго, наприклад, 1807 р. в Бахчисараї у євпаторійського купця були конфісковані заборонені до імпорту турецькі хустки, справу вирішили лише в 1809 р., а винагороду учасники виявлення контрабанди отримали в 1810 р. [30, арк. 10].

У будь-якому випадку митні службовці мали дотримуватися чітко визначених правил щодо виявлення контрабанди, конфіскації товарів та проведення аукціону. В останньому випадку процедура визначалася спеціальними правилами (фактично - інструкцією), розробленими Державною радою й Височайше затвердженими 14 липня 1813 р. Для того щоб провести аукціон, необхідно було, по-перше, отримати дозвіл Департаменту зовнішньої торгівлі, по-друге, визначити вартість контрабанди, по-третє, опублікувати в пресі оголошення про проведення аукціону. Оцінювали товари спеціальні міські чиновники (присяжні оцінювачі), представники міської влади або й самої митної установи в присутності земського справника або засідателя. Визначену ними ціну товарів затверджував Департамент або наказував їх перецінити. Таким чином, виконувалася друга умова організації аукціону. Далі департамент визначав, де й коли треба опублікувати оголошення про аукціон (о котрій починаються торги, перелік усіх товарів із позначенням кількості). За проведенням аукціону мав наглядати один із членів митного присутствія, а саме дивитися, щоб товари не були продані дешевше за затверджену Департаментом ціну, щоб аукціоніст та митні службовці не купляли конфіскований товар. Якщо встановлену за товар ціну на аукціоні не дали, про це повідомляли Департамент й очікували його рішення щодо подальших дій.

Особливі правила стосувалися товарів пошкоджених або непридатних для зберігання: справи щодо таких товарів улаштовувалися позачергово й найближчим часом (допускався продаж без попередньої оцінки, без перевезення до місця проведення аукціонів, але після рапорту до Департаменту). Усі витрати на аукціон та перевезення конфіскату відшкодовувалися за рахунок уторгованої на аукціоні суми [31, с.599-601]. На випадок подання апеляції власником конфіскованого товару або перегляду справи митні установи зберігали у своїх архівах документи про конфісковані товари та про хід слідства не менше 5 років [32, арк.59].

На вимогу митного керівництва митні установи збирали інформацію стосовно валютних операцій, судноплавства в порту, розвитку торгівлі та товарообігу, руху населення через кордон, особового складу самої митної установи. Уся ця інформація збиралася під час виконання митними установами своїх безпосередніх обов' язків.

Без подання декларації та оголошення сплатити мито та провезти товари було неможливо, а щоб подати згадані документи треба було зареєструвати прибуття судна. Митниці не просто реєстрували факт появи торгового судна в порту, але й деякі дані про нього та його власника: назву судна, державну належність, вид судна, місце його будівництва, тоннажність (скільки мало ластів), порт (гавань) приписки, скільки часу судно було в дорозі, прізвище шкіпера, кількість людей на судні й скільки з них - пасажири, ким і де були видані паспорт і патент, яким купцем судно було відправлене й з якого міста, де завантажували товари, куди й кому вони адресовані, чи був на судні баласт, назви та кількість основних товарів, суму фрахту, оголошену вартість кожного виду товарів та загальну вартість, суму мита з товарів та з усього судна, дату відплиття судна з порту [29, арк.25-26]. Ця складова інформаційно-статистичної діяльності митниці була лише частиною торгової статистики та обліку товарів.

Значно більше уваги приділялося реєстрації товарів. Як свідчать форми відомостей, додані до інструкції 1798 р., записи про привезення та вивезення товарів повинні були вестися в алфавітному порядку, але з урахуванням тарифних правил, тому, привезений ситець записували під літерою "Б" - "Бумажные материи" ("Бавовняні тканини"), а табакерки - під літерою "Г" - "Галантерейные товары" ("Галантерейні товари") і т.д. Також позначалася кількість товару, ціна за одиницю вимірювання (за аршин, за чверть, за пуд, за штуку і т.д.), загальна вартість, митна ставка з товару та загальна сума митного збору з одного виду товарів. Окремо записували якими купцями які товари були привезені [33, арк.30-33]. У ХІХ ст. до цієї інформації були додані дані про курс валюти на момент реєстрації товарів, позначався номер сторінки тарифу, де згадувався даний товар, та в якій державі товари були вироблені [34, арк.12-18]. Щодо конфіскованих товарів, то записували дату конфіскації, назву товарів, прізвище особи, яка виявила контрабанду, назву транспорту, яким було привезено контрабанду, та прізвище власника цього транспорту, кому був адресований товар, прізвище власника товару, якщо товар був виявлений не на митній установі, тоді вказувалося звідкіля його доправили до митниці, кількість та вартість товару, стягнене мито [29, арк.20].

За допомогою виявлених джерел (як архівних, так й опублікованих) з історії митної мережі Південної України останньої чверті XVIII - першого двадцятиріччя ХІХ ст. маємо можливість встановити умови розвитку торгівлі в регіоні, прибутки окремих митних установ, способи та результати боротьби з контрабандою, використання урядом митної мережі для впливу на міжнародну ситуацію, особливості ведення митними установами зовнішньоторгової статистики.

Описи перспектив зовнішньої торгівлі на півдні України середини 70-х рр. XVIII ст. свідчать про