Привчіть себе до запису всіх важливих розмов. Ви будете мати важливий документ (доказового характеру) для наступної роботи. Запис можна робити безпосередньо на документі, який ви використовували при розмові.

Якщо телефонуєте ви...

Перед розмовою:
- Майте під рукою папір, олівець (ручку), а також календар і потрібні для розмови матеріали.

Під час розмови:
- Намагайтеся створити добрий настрій.
- Уважно слухайте співрозмовника, не переривайте його.
- Говоріть спокійно, не підвищуючи голос.
- Спробуйте додати своєму голосу приємну інтонацію.
- Уникайте монотонності, змінюйте темп та інтонацію розмови.
- Не говоріть занадто швидко чи повільно, спробуйте "підлаштуватися" під темп співрозмовника.
- Не переоцінюйте здатність співрозмовника зрозуміти спеціальну термінологію.
- Уникайте жаргону.
- Використовуйте паузи.
- Якщо співрозмовник не розуміє, не дратуйтеся і не повторюйте сказане тими ж словами, знайдіть нові.

Після розмови:
- Точно запишіть підсумок розмови , про що ви домовилися із співрозмовником.
- Зробіть потрібні нотатки у щоденнику.

Які запитання, така відповідь

Головна мета всіх телефонних розмов - одержання повної і точної інформації, що виключає повторні уточнення. Що заважає цьому? По-перше, невміння задавати питання так, щоб інформація була повною. По-друге, бар'єри комунікації, що змінюють зміст і призводять до втрат інформації.
Критерії для оцінки отриманої інформації: повнота і точність, вірогідність, корисність, новітність, своєчасність, необхідність реагування.

Швейцарський мислитель кінця XVIII століття Лафатер говорив : "Хочеш бути розумним - навчися розумно запитувати, уважно слухати, спокійно відповідати і переставати говорити, коли нема чого більше сказати".

Помилки, що найчастіше зустрічаються при телефонних розмовах

- Ви кричите у трубку, гадаючи, що співрозмовник погано вас чує, породжуючи шум власним криком.

- Говорите традиційне "алло", що зовсім не містить інформації.

- Грубо розмовляєте, якщо абонент потрапив не за адресою.

- Дратуєтесь, якщо людина, що вам зателефонувала, агресивна, і відповідаєте їй тим же.

- Набираєте номер, хоча телефонували вам, і зв'язок перервався.

- Довго мовчите, створюючи враження, що вас роз'єднали.

- Говорите про питання, не назвавшись.

- Одержавши на свій телефонний виклик відповідь, запитуєте: "З ким я розмовляю?".

Таким чином, щоб телефон став помічником у роботі і просто у спілкуванні людей, не заважав і не викликав у вас і оточуючих роздратування, слід дотримуватися визначених правил, що являють собою культуру телефонної розмови. А для себе корисно усвідомити: нема мети - не телефонуйте.