Її видає адміністрація підприємства (організації, установи, навчального закладе) своєму працівникові (учневі, студентові, практикантові). Характеристики подаються при вступі до вищого навчального закладу (на вимогу), оформленні відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, в інших випадках.

Характеристики оформляють на загальних бланках або чистих аркушах паперу формату А4.

Елементи характеристики: назва виду документа, текст (текст можна поділити на чотири частини. В першій наводять анкетні дані особи, на яку складають характеристику. Їх друкують на відстані 2-3 інтервалів нижче від слова “ХАРАКТЕРИСТИКА”, через 1.0 – 1.5 інтервала, відступивши від 4-го положення табулятора на 3-4 пробіли. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім’я, по батькові особи в родовому відмінку, далі – звичайним шрифтом – посаду, вчений ступінь і звання, рік народження, освіту. Анкетну частину дозволяється розташовувати по центру, нижче від слова “ХАРАКТЕРИСТИКА”. В другій частині наводять відомості про трудову діяльність особи: спеціальність, посада, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності і т.п. Для учнів, студентів зазначають: з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, відомості про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо. В третій частині дають оцінку ділових і моральних якостей особи – її ставлення до роботи, колективу, стосунки з іншими працівниками. Також наводять відомості про урядові нагороди, заохочення, стягнення тощо. В четвертій частині роблять висновки, а також зазначають, куди подаватиметься характеристика.), підпис (характеристику підписують керівник підприємства, керівник структурного підрозділу та голова громадської організації), відбиток гербової печатки чи круглої, що прирівнюється до гербової.

Нижче підпису, на відстані 2-3 інтервалів від нульового положення табулятора проставляють дату підписання характеристики.

3. Автобіографія – це опис свого життя.

Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі складові та реквізити в ній повинні бути обов’язково. Оформляють автобіографію від руки на чистому аркуші паперу, на лінованому або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи поступають на навчання. Всі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи у хронологічній послідовності (із зазначенням місяця й року) і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

Існують такі види автобіографій: автобіографія-розповідь, яку складають в описовій формі; автобіографія-документ, в якій точно викладають факти.

В автобіографії документі наводяться такі відомості: назва виду документа; прізвище, ім’я, по батькові автора; число, місяць, рік народження, місце народження; соціальне походження; відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові теперішні та колишні, якщо були зміни, дати народження, смерті, якщо померли, де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначають останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють або на пенсії), освіта й спеціальність за дипломом, трудова діяльність, останнє місце роботи (місце навчання), посада; нагороди й заохочення, участь у громадському житті; сімейний стан і склад сім’ї; паспортні дані, домашня адреса і номер телефону.

Нижче від текстової частини проставляють дату складання автобіографії (ліворуч) та підписуються (праворуч).

Автобіографія зберігається в особовій справі.

4. Анкета – це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї.

Анкети доводиться заповнювати, коли влаштовуються на роботу, оформляють документи на виїзд для роботи за кордоном, внутрішній та закордонний паспорти і т.д.

До анкетних форм належить Особовий листок з обліку кадрів, який заповнюють, влаштовуючись на роботу.

Відповідати на запитання анкети треба розбірливо, чітко (одним словом “так” або “ні” відповідають тільки тоді, коли цього вимагає анкета); не дозволяється робити прочерки замість слів “ні”, “не був”, “не обирався” і т.д. в разі негативної відповіді.

Відомості про зміни, що сталися після заповнення особового листка, фіксують у Доповненнях до особового листка з обліку кадрів.