Терміни створюються засобами власної мови (діловодство), запозичаються (дебет) або “конструюються” з власних і запозичених складників (телетайп, фототелеграма, скорозшивач).

У діловому стилі також є своя термінологія. Розвиток соціалістичної економіки, вдосконалення норм адміністративного права, виникнення нових науково-технічних понять – усі ці фактори значною мірою визначають склад словника сучасної мови управління, зокрема склад термінології. Поява нових термінів, уточнення й кодифікація (закріплення у словнику) вже наявних у мові ставлять працівника сфери управління перед необхідністю враховувати зміни в мої службової документації, знати вимоги, які до неї висуваються.

До термінів ставляться такі вимоги:

1. Термін повинен вживатися лише в одній, зафіксованій у словнику формі (діловодство, але не діло ведення, справоведення, діловиробництво та ін.). Проникнення нестандартних термінів у діловодство пояснюється насамперед обставинами складання документа: вони укладають швидко, часто навіть без чернетки, поява їх диктується обставинами, звичайно малосприятливими для тривалого обдумування, не завжди ці папери читаються іншими особами.

Виникнувши таким чином, нестандартний термін поступово поширюється й може навіть перейти в загальнонародний вжиток, засмічуючи мову.

2. Термін повинен вживатися з одним значенням. Наприклад, циркуляр – це розпорядження, які повинні виконуватися всіма підвідомчими даній організації установами й підприємствами, а це означає, що циркуляр – це лише директивний лист, а не лист будь-якого типу, і таким словом можна називати лише документ цього типу.

Економічний термін повинен вживатися в тому значенні, в якому його застосовують економісти, технічний – у тому, в якому його вживають інженери та ін. Визначення термінів зафіксовані в державних стандартах, а також у спеціальних довідника і словниках. Проте деякі терміни мають на практиці неоднозначний зміст (особливо такі, як затоварювання, зрив плану, штурмівщина та ін.). Серед термінів, уживаних у діловодстві, зустрічаються й такі, що мають кілька значень, наприклад: Справа. 1) Класифікаційне поняття, вживане для позначення сукупності документів, які стосуються певного напряму або питання діяльності установи, вміщених в окрему обкладинку (папку); 2) Одиниця зберігання текстових документів у архівах; 3) Різновид справи (1), який становить цілісне за змістом і послідовне ведення одного питання (судова справа). У таких випадках автор мусить так будувати текст, щоб одразу було видно, яке значення багатозначного терміна він має на увазі.

3. При користуванні терміном слід суворо дотримуватись правил утворення від нього похідних форм: якщо словник або довідник дає лише певні форми, то “утворювати” ще якісь слова для власного вжитку забороняється, наприклад: акт, род. відм. акта (а не акту), множина – акти; словосполучення: акт приймання – здавання, акт ревізії, акт ревізії каси; акт звірки розрахунків; акт звірки взаємних розрахунків, акт про надходження неякісних або некомплектних товарів, комерційний акт, оперативно-технічний акт та ін. Від терміна акт можна утворити дієслово (актувати), пасивну форму дієслова (катуватися), дієприкметник (актований), віддієслівний іменник (актування). Проте вже термін активування належить до іншої галузі і в діловодстві вжитий бути не може.

4. При укладанні документа службова особа повинна звіритися за словником, якщо певний термін викликає у неї сумніви, і не пускати в обіг слів, утворених кимось на заміщення наявних у словнику загальнолітературних термінів. Наприклад: є терміни позаштатний фонд і несписочний фонд, проте дехто, порушуючи норми літературної мови, вживає неправильний вислів безлюдний фонд.

Якщо пам’ять не підказує складачеві документа потрібного терміна, то не слід одразу ж хапатися за створення свого. Це викликає плутанину, неясність, призводить до зайвого листування – роз’яснення “темних місць” одержаного документа.

5. Причиною таких ускладнень часто буває неоднозначне розуміння якогось терміна тим, хто писав листа, і тим, хто його одержав. Наприклад: слово вага вживається в багатьох галузях науки, тому без уточнюючого означення його не слід вживати в документі.

Сьогодні в термінології багатьох галузей наук з’явилося чимало термінів-дублетів (нові й старі терміни для називання того самого поняття), термінів-неологізмів, термінів, які вживає лише певна наукова школа та ін. При необхідності вжити ці терміни в діловому документі слід вибрати той, який для цієї термінології вже кодифікований (закріплений у словнику).

Ускладненість термінології, недоречна пишномовність висловлення – це свідчення невисокої культури людини, вбого інтелекту її. Високоінтелектуальна і культурна людина завжди прагне висловитися ясно, чітко, шукає для формування своєї думки найточніших слів і словосполучень, послуговуючись при цьому не запозиченнями й термінами, а звичайними загальновживаними словами рідної мови. Тому псевдонаукова мова – це те, чого слід уникати.

Погане враження справляє й мова такого службового документа, в якому поряд з термінами (дебет, фінансування, кредити) вживаються ”бувші терміни”, тобто терміни інших галузей науки, які потрапили до загальнонародної мови і які втратили своє термінологічне значення (фактор, стимул, фронт, база, претензія та ін.). Це утруднює читання документа, викликає потребу додаткового пояснювати написане, певним чином “дискредитує” справжні, правильно вживані в тексті терміни.

Загальний висновок: терміни – це така група слів нашої мови, яка потребує до себе спеціальної уваги, постійного звіряння з словниками, повсякчасного поновлення в пам’яті значення потрібних для роботи найменувань.

Професіоналізми – це слова або висновки, властиві мові певної вузької професійної (рідше – соціальної) групи людей, поставлених в особливі умови життя.

Професіоналізми виникають у двох випадках: коли та чи інша спеціальність або вид занять не має розвиненої термінології (це, наприклад, рибальство, полювання, різні ігри та ін.), або як розмовні