Слід пам’ятати, що ведення надто довгих службових розмов – це прояв нецеремонності та неповаги до тих, хто теж чекає звільнення телефону.

Розмова по телефону не потрібна перетворюватись у монолог: викладаючи багатоаспектне питання, слід передавати інформацію частинами, по можливості частіше робити паузи, щоб міг включитися співрозмовник.

Коли співрозмовник зупиняється, він цим самим дає знак, що чекає підтвердження зрозумілості викладеного, а тоді продовжить думку. Пауза може означати, що якась частина розповіді закінчена, думка завершена. Це створює певний ритм у розмові і дає можливість уникнути перебивання, переривання думки, що особливо неприємно в певних ситуаціях.

Взагалом вміння вести телефонну ділову розмову значною мірою полягає якраз у тому, щоб своєчасно зробити паузу й тим самим дати можливість співрозмовникові висловити своє ставлення до питання, що обговорюються.

Ініціатива закінчення розмови належить звичайно тому, хто подзвонив, але якщо співрозмовник значно старший за віком або службовим становищем, слід дати можливість закінчити розмову йому.

Молодший за віком чи становищем може лише повідомити старшого про те, що він уже з’ясував усі питання, які у нього виникли. Розмову закінчує старший, але при всій віковій чи службовій відстані між співрозмовниками вони однаково повинні вживати обов’язкові форули ввічливості (Добрий день! Прошу! Будь ласка! Будьте люб’язні! Пробачте за турботу! Дякую за увагу! До побачення!)

Телефоном не користуються при розв’язанні складних і відповідальних питань, тому що заочною розмовою можна завдати справі непоправної шкоди.

Часто наше уявлення про делікатність під час телефонної розмови обмежується словами “вас турбує…” Проте існує багато інших способів проявити делікатність: вибачитися за те, що відірвали від справ, подякувати за послугу; тоном своїх слів, добором їх придати своє шанобливе ставлення до співрозмовника.

Ми чітко уявляємо собі, що хочемо сказати,

але потрібних слів знайти не можемо;

ось чому розумним людям не вистачає

часом тієї легкості у викладі думки,

якою, собі на користь,

володіють люди поверхові.

Л.Вовенарг

Ділова людина серед друзів

Дружба між людьми звичайно базується на рівності та взаємоповазі. Тому наврядше підійде нам оцей рецепт здобування друзів: “якщо ви хочете набути ворогів, дайте друзям відчути вашу перевагу над ними, але якщо ви хочете мати друзів, дайте їм можливість відчути перевагу над вами” (Ф.Ларошфуко). Може це й правда, але небагато варта дружба, здобута таким шляхом.

Щоб мати друзів, треба віддавати їм і свій час, і енергію, й робити щось для них безкорисливо, й любити їх такими, які вони є. До друзів ставляться привітно й уважно, з ними ведуть довгі задушевні розмови, їх завжди раді бачити і чути, про них пам’ятають усе життя. Таких щирих і відданих друзів у кожного з нас небегато.

Є риси які подобаються усім: це весела вдача, товариськість, тактовність, а також своєрідна гнучкість характеру – вміння пристосовуватися до товариства, в яке потрапив, до нових, часом дуже різних людей. Багато значить і добре виховання, вміння поводитися, легко й невимушено рухатись (добрі фізичні дані та вміння одягатися теж відіграють неабияку роль).

Найбільше прикрашає людину в товаристві вміння бути цікавим співрозмовником. Цього прагнуть усі, але добиваються далеко не всі.

У малознайомому, новому товаристві слід більше злухати, ніж говорити. Бо, як казав О.Дюма, людина, яка багато говорить, скаже нарешті дурницю. Тому розумна людина в цій ситуації заохочує інших до розмови, а сама більше слухає, ніж говорить.