Існує й ряд ввічливих форм відмови:–

Вам не складно буде зателефонувати ще раз?–

На жаль, його нема, ви не змогли б зателефонувати через годину?

2. Для викладу справи слід добирати короткі фрази, які легше сприймаються на слух. Крім того, слід пам‘ятати, що довгі телефонні розмови формують у людей мовну нечіткість. неділовитість фрази.

Розмова по телефону не повинна перетворюватись у монолог: викладаючи багатоаспектне питання, слід передавати інформацію частинами, щоб міг включитися співрозмовник.

3. Ініціатива закінчення розмови належить, звичайно, тому, хто потелефонував, але якщо співрозмовник значно старший за віком або службовим становищем, слід дати можливість закінчити розмову йому. Розмову закінчує старший, але при всій віковій чи службовій відстані між співрозмовниками вони однаково повинні вживати обов‘язкові формули ввічливості: Добрий день! Прошу! Будь ласка! Будьте люб‘язні! Пробачте за турботу! Дякую за увагу! До побачення1

Бувають випадки, коли з якихось причин зв‘язок під час розмови переривається. Існує правило, за яким і при розмові по службовому телефону й по домашньому знову набирає ініціатор розмови.

ПРИМІТКА І. Поздоровити по телефону зі святом чи сімейною подією можна лише близьких друзів і знайомих. Людей, з якими ви підтримуєте офіційні стосунки. Поздоровляти слід особисто.

Висловлювати співчуття по телефону неприпустимо, лише особисто або листом.

Просити про послугу по телефону можна лише людину близьку вам або рівну вам за своїм службовим становищем.

Подякувати за послугу по телефону можна. Але при нагоді подяку варто повторити в особистій розмові

ПРИМІТКА2. При розмові двох у присутності третього не говорити: "він казав", "вона ось чула" тощо. Цю третю людину слід певним чином називати.

Потрібно узгоджувати підмет з присудком: ви прийшла? ви подзвонив? ви ранком їла? ви принесли заяву? і таке інше.

При розмові не повчайте, не нарікайте на свої неприємності, хворобу, родичів.

Починайте фразами:–

Як усі ви добре знаєте...–

Я, мабуть, не скажу вам нічого нового...