Буває, що два слова різняться лише префіксами, але не є взаємопов’язаними; тут треба бути особливо обережними й уважними, бо від наявності чи відсутності навіть однієї літери у слові може змінитися значення всього тексту.

На перший погляд дуже незначна відмінність між словами зупинятися і спинятися, запитання і питання. І справді, у прямому значенні це дуже близькі за змістом слова, які вільно взаємо замінюються. Проте у переносному значенні вживається лише спинятися (спинимося на цьому питанні, він ні перед чим не спиняється), питання (проблема, справа), а зупинятися і запитання – у прямому. Синоніми служать не лише для найточнішого висловлення думки, вони допомагають також знайти найдоречніший спосіб висловлення.

У певних ситуаціях звичайне загальновживане слово може виявитися аж надто прямолінійним. навіть жорстоким, тоді йому підшукують відповідну синонімічну заміну (наприклад: у некролозі неповтрюється слово помер, його замінюють після першого вживання словами зворотами – пішов від нас, залишив нас, пішов з життя та ін.).

Деякі загальновживані слова мають виразно експресивний характер і тому не придатні для ділового документа. Так, слово п’яний у нашій уяві повязуємться зі словами п’яниця, пиячити, пиятика тощо, які є досить експресивними рядом. Тому в ділових паперах до них добираються описові без емоційні звороти: у нетверезому стані, під ідєю алкоголю, у стані сп’яніння тощо.

Часом виникає пом’якшити наказ, порівняйте:

Не курити!

Палити забороняється!

Просимо не курити.

У нас не курять.

Проте пошуки пом’якшуючих синонімів для ділового папера не завжди виправдані об’єктивними причинами, а пояснюються часом надмірною делікатністю того, хто пише.

Таким чином, пом’якшуючі синоніми доречні в діловому документі насамперед у тих випадках, коли загальновживане слово аж надто експресивне або викликає небажані побутові асоціації. Оскільки ж пом’якшуючі синоніми – це переважно описові кількаслівні словосполучення, то вони, до всього іншого, ще й громіздкі. Тому кількість їх у тексті повинна бути мінімальною.

Близькозвучні слова (пароніми). Серед слів нашої мови є досить таких, які мають однаковий корінь, а різняться лише суфіксом, кількома літерами в закінченні, префіксом, наявністю чи відсутністю частини –ся та ін. При читанні тексту з такими словами труднощів не виникає, бо словесне оточення допомагає уточнити, конкретизувати значення цього – загалом знайомого слова.

Приклад. Здавалося б, що труднощі повинні виникати при розмежуванні слів – дипломат – дипломант, проте, виявляється, найчастіше не розрізняють досить віддалену за звучанням пару: дипломант (конкурсу) і дипломник (автор дипломної роботи), дипломат же – слово відоме і рідко викликає труднощів при відмежуванні від двох ін. близькозвучний слів.

Отже, нерозрізнення – досить велика небезпека. Уникнути її можна лише тоді, коли людина усвідомлює цю небезпеку і завжди, відчуваючи її, перевіряє себе за словником.

Найчастіше в ділових паперах трапляються такі пароніми:

Виборний – виборна агітація, виборна посада, виборність і звітність правлінь та ін.;

виборчий – виборча компанія, виборчий бюлетень, загальне виборче право та ін.

Виключно – лише, тільки (...виключно для членів правління...);

винятково – дуже, особливо, надзвичайно (це питання має винятково важливе значення).

Громадський – від “громада”; не державний, не службовий, добровільний (громадські інтереси, громадські організації);

громадянський – від “громадянин”, такий, що має стосунок до людини як громадянина (громадянські права, громадянська війна).

Дільниця – адміністративно самостійний об’єкт, або виробничий вузол на будівництві, шахті, залізниці (виборча дільниця);

ділянка – частина поверхні, площі чогось (дослідна ділянка, ділянка франту).

Загальноприйнятий – визнаний усіма, узвичаєний;

загальноприйнятний – такий, що його всі можуть визначити, прийняти.

Особистий – такий, що стосується окремої людини, її долі, почуттів, переживань (особистий підпис, особисте життя);

особовий – найчастіше дані людини, які зберігаються в установі, (особовий склад тощо).

Позбавити – відібрати щось у когось (позбавити прав);

позбавитися – запобігти чомусь, попередити щось неприємне (позбавитися аварійного стану).

Показник – наочне вираження чогось (у цифрах, графічно); у переносному значенні – те, з чого можна судити про розвиток і хід певного явища (економічний показник, показник можливостей);

покажчик – напис, стрілка та ін., що вказують на щось; довідник;

Повноваження – права певної особи на дії від імені когось (строк повноважень продовжено);

уповноваження – надання якійсь особі діяти від імені того, хто це доручає (за уповноваженням райвиконкому відряджається...).