РЕФЕРАТ

на тему:

„Граматичні особливості ділових паперів”

План

1. Граматичні особливості ділових паперів.

2. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів.

3. Реквізити документів та їх оформлення.

4. Вимоги до тексту документів.

Список використаної літератури:

Значна частина управлінських функцій не тільки здійсню-ється за допомогою докумен-тів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначен-ня, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Важливе завдання нинішнього етапу — спрощення ро-боти з документами, прискорення їх складання та оформ-лення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.90 № 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90*. Він являє собою єдині, науково об-грунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах уп-равління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинопис-не оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпо-рядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів до-кументів, використання різних варіантів оформлення окре-мих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандар-тизації.

Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та змі-ни у раніше встановлені правила, по-іншому розв'язує де ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации, системы организационно-распорядительной документации, тре-бования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 1990.

які питання складання та оформлення документів. ГОСТ 6.39-90 містить ряд нових вимог до оформлення окремих реквізитів, змінені розміри полів та ін.

Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр до-кументів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адре-са, заголовок та ін., а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні склада-тися у суворій відповідності до ГОСТу.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих до-кументів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3).

Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів вико-ристовується такий склад реквізитів:

1 — Державний герб;

2 — емблема організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код документа;

6 — назва міністерства чи відомства;

7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 — назва структурного підрозділу; ,

9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (вихідний номер документа);

13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 — місце складання чи видання;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка;

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи;

26 — відбиток печатки;

27 — позначка про завірення копії;

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження.

Реквізити бувають: * постійні; * змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 показано фактичне розташування реквізитів (позначено циф-рами в кружечках), а також наведено зразки документів (служ-бовий лист виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з про-токолу — на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38— 90 «Система организационно-распорядительной доку-ментации. Требования к оформлению документов»).

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги доку-мента (на рис. 4 береги заштриховано).

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними рекві-зитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення до-кумента в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

ГОСТ 6.38— 90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).

У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:*

лівого — 20 мм (8 пробілів);*

правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);*

верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали);*

нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39— 72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной доку-ментации. Формуляр-образец»:*

лівого — 35 мм (13 пробілів);*

правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);*

верхнього — 20 мм (4— 5 інтервалів);*

нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах