Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий — 20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).

На рис. 1—4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери рекві-зитів позначено цифрами в кружечках).

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі рекві-зити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту З на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, роз-ташовують нижче від реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22— 28, 30 простав-ляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.

Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.

Реквізити документів та їх оформлення.

Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою орга-нізації. Як емблему можна викорис-товувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

Зображення держав-них нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.

Код форми докумен-та - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, органі-зації, установи.

Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

Повна назва устано-ви, організації або підприємства — автора документа - розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати маши-нописним способом.

Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, но-мер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 252030; м.Київ, вул.Пирогова,9, т.22 1-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО №321 518.

Назва виду документа - розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім лис-тів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особли-вості викладу.

Дата - документ датується днем його під-писання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим — трьома парами араб-ських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 17.06.96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.

Індекс - розташовується у верхній частині сто-рінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс струк-турного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для під-розділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структур-ного підрозділу; 10 — номер справи, документа; 36 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Посилання на індекс та дату вхідного документа - розташовується у верхній частині сто-рінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприк-лад: на N° 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 1 35 — порядковий номер.

Місце укладання чи видання - розташовується у верхній частині сто-рінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається доку-мент.

Гриф обмеження до-ступу до документа - розташовується з правого боку під ко-дом - форми. Записується з середини рядка "для службового користування", "секретно", "цілком секретно".

Адресат - розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем.

Наприклад:

Друкарня "Преса 252030, м.Київ,

України" вул.Пирогова,

Головному ре- 12, кв. 6

дакторові Никонову М.П.

Романову В.О.

Гриф затвердження - розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:—

слово ЗАТВЕРДЖУЮ;—

назва посади;—

особистий підпис;—

ініціали та прізвище особи, що затвердила документ,—

дата затвердження.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

директор школи

(підпис) JLC. Семенова.

07.10.96

Резолюція - розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та