За терміном зберігання розрізняють:*

документи постійного зберігання;*

документи тривалого (понад 10 років) зберігання;*

документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

організаційно-розпорядча;

стандартів та технічних умов;

планова;

звітно-статистична;

конструкторська;

технологічна;

розрахунково-грошова;

з ціноутворення та ін.

2. Сутність понять тип та вид документа

В даний час використовують системи запису інформації (ручну, механічну, магнітну, оптичну, фотографічну й електростатичну), а також системи відтворення інформації (ручну, поліграфічну, механічну, магнітну, оптичну, електростатичну).

У залежності від способу фіксування інформації розрізняють рукописні, механічні, магнітні, оптичні, фотографічні, електростатичний документи.

Першим способом фіксування інформації є ручний спосіб — нанесення знаків від руки. Такі документи називаються рукописами або рукописними книгами.

З винаходом друкарської машинки і початком її промислового виробництва (1867 р.) з'явився машинопис як спосіб текстового фіксування. Вона витиснула ручний спосіб і використовується для створення і копіювання документів. Документ, видрукуваний на друкарській машинці, вважається рукописом, або машинописним рукописом. В даний час більшість архівних, ділових, неопублікованих документів виконані машинописним способом на друкарських машинках або ЕОМ.

Завдяки появі поліграфії — галузі техніки, спеціалізованої на множинному відтворенні тексту і зображень, виникла друкована продукція. Друкований документ виготовлений за допомогою поліграфічних або інших засобів масового розмноження документів. Добутки печатки — вироби поліграфічного виробництва, отримані друкуванням або тисненням.

Різновидом фотографічного запису є електронно-фотографічний запис, здійснювана електронним пучком.

У 1740 р. уперше був застосований механічний запис інформації для складання перфокарт, а з 1888 р. — для фіксації звуку на грамплатівках.

Механічний запис виробляється за допомогою зміни фізичного стану поверхні або структури носія. Розрізняють термопластичну — здійснювану шляхом нагрівання носія запису; поперечну — при якій напрямок коливань різця паралельно до поверхні носія запису; глибоку — при якій напрямок коливань різця перпендикулярно до поверхні носія запису (грамплатівка, фонограма, перфокарта).

У 1870 р. на практиці перевіряється можливість багаторазового зменшення і відтворення текстів. Це послужило поштовхом до розвитку мікрофільмування на базі фотографії.

У 1895 р. винайдений кінематограф (Франція). На кінодокументі зміст переданий фотографічним способом у виді послідовно розташованих на кіноплівці зображень.

На початку XX в. з'явився магнітний запис. Вона здійснюється під впливом магнітного поля шляхом зміни стану носія запису або його окремих частин при впливі сигналів записуваної інформації. Розрізняють запис з подовжнім і поперечним намагнічуванням, а також термомеханічний запис.

У 70-і роки XX в. виник оптичний запис інформації сфальцьованим пучком електромагнітного поля оптичного або близького до нього діапазону випромінювання, що, впливаючи на робочий шар носія запису, змінює його стан під впливом сигналу записуваної інформації.

Запис і зчитування інформації можуть виконуватися і за допомогою лазерного променя (оптичний диск, диски типу CD-ROM, компакт-диск, голограма).

При магнітооптичному запису одночасна дія оптичного пучка і магнітного поля на носій викликає зміна магнітного стану носія відповідно до записуваної інформації.

Одним з основних способів фіксування інформації є звукозапис — це запис звуку на носії. Документи, що містять звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису, називають фонодокументами.

Документи, зміст яких цілком або частково виражено перфораціями, матричним магнітним записом, матричним розташуванням стилізованих знаків і т.п., пристосовані для автоматичного зчитування, прийнято називати машиночитаємими документами.

Постійне розширення способів запису (фіксування) інформації приводить до виникнення усе більш складних нетрадиційних видів документів, що сполучаться з традиційними документами, рукописними і печатними.

Сутність класифікації і типологізації документів складається в диференціації об'єктів вивчення по визначених ознаках.

Класифікація припускає строгий розподіл документів за законами логіки, в основному чотирьом: єдність підстави, домірність членів розподілу, їх взаємовиключаємість, безперервність розподілу. Найважливіший з перерахованих — закон єдності підстави розподілу — вимагає, щоб весь обсяг поняття «документ» був розділений по одному з ознак. Оскільки в документа таких ознак багато, обсяг поняття повинний поділятися всякий раз по новій підставі. Таким чином, класифікація являє собою диференціацію документів по одній найбільш істотній ознаці. Ця сукупність документів групується по визначеній ознаці у вид.

Типологізація є часткою класифікації документів. Вона зв'язана з угрупованням документів на основі їхньої подоби деякої узагальненої моделі, іменованої типом. Це загальні, істотні риси визначеної групи документів. Складність типологізації складається у визначенні необхідного і достатнього набору найбільш характерних ознак.

Найчастіше як типологічні ознаки виступає функціонально-цільове призначення, читацька адреса документа, характер інформації, що утримується в ньому (науковий, науково-популярний, виробничий, довідковий, інформаційний і т.п.). Іноді в основу типологізації видань кладеться жанровий критерій — масштаб охоплення об'єкта відображення, особливості внутрішньої структури видання, особливості (стиль) викладу матеріалу.

Таким чином, типологічна схема і схема класифікації створюються в результаті різних логічних процесів. Різна методика їх побудови, способи угруповання. Якщо в основі класифікації лежить насамперед диференціація ознак, то в основі типологізації — їхня інтеграція.

3. Зв’язок документознавства з іншими науками

Текст — головний елемент документа. У будь-якому діловому документі він складається з логічно вибудованих частин: вступу, доказу, висновку. В вступі адресат готується до сприйняття теми (указується привід, що привів до складання документа, викладається історія питання і т.п.). У доказі висвітлюється суть проблеми (доказу, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали). У висновку, що може бути активним або пасивним, формулюється мета складання документа: активний висновок точно визначає дію адресата, ціль пасивного — проінформувати про який-небудь факт, обставину і т.п.

Текст документа, що складається тільки з висновку, називається простим, а утримуючий інші елементи — складним.

У залежності від змісту документа використовується прямій або зворотний порядок розміщення логічних елементів. У першому випадку після вступу йде доказ і висновок. При зворотному порядку — спочатку викладається висновок, а потім доказ. Вступ