По способу викладу матеріалу документи поділяються на дві категорій: з високим і з низьким рівнем стандартизації. Перші складаються відповідно до затвердженої форми. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці і застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.

Текст ділового документа відповідає наступним основним вимогам: вірогідність і об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації, максимальна кратність, переконливість. Переконливим є той документ, що приводить до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохання, викладеного в документі. Переконливо складений лист може прискорити прийняття управлінського рішення, допомогти уникнути назрілого конфлікту. Текст розкриває основний зміст документа.

Документознавство як інтегрована наукова дисципліна тісно зв'язано з діловодством, книго-, бібліотеко-, бібліографо-, архівознавством, інформатикою й ін. При більш широкому підході до складу документознавства входить історичне джерело- і музеєзнавство, семіотика, текстологія, кодикологія й інші науки. І чим вище рівень узагальнення в теоретичних основах такого об'єднання й у підході до трактування поняття «документ», тим більшим буде коло галузей знань, що входять у документознавство. Посилення зв'язків між галузями знань, що вивчають різні носії інформації, є обопільно корисним.

Особливо тісний зв'язок документознавства з бібліографо-, бібліотеко- книго-, а також архівознавством. Сюди ж входить інформатика, особливо та її частина, що вивчає документну інформацію, створену за допомогою комп'ютерної техніки на дискретних носіях. Загальним для них є те, що ці дисципліни оперують документами як об'єктами, створеними спеціально для збереження і передачі інформації.

Таким чином, документознавство — узагальнююча, інтегрована наукова дисципліна стосовно інших дисциплін документознавчого циклу.

Структурно документознавство поділяється на дві підсистем: загальне й особливе документознавство.

Змістом загального документознавства є загальнотеоретичні, історичні й організаційно-методичні проблеми науки про документ і документно-комунікаційну діяльність, тобто її сутність, об'єкт, предмет і структура, термінологія, концепції, установлення співвідношення з іншими науками, закономірності і принципи розвитку і функціонування документа в системі документних комунікацій і т.п.

Загальне документознавство складається з трьох розділів: теорія документа, історія документа, історія і теорія документно-комунікаційної діяльності.

Особливе документознавство вивчає особливості, характерні для окремих типів і видів документів (книги, патенти, ноти, карти, кінофільми, оптичні диски і т.д.) окремі процеси документно-комунікаційної діяльності (документування, документовидання, документорозповсюдження, документозберізання, документокористування). У якості особливого може виступати будь-як ознака, що заслуговує теоретичного розгляду.

Особливе документознавство підрозділяється на спеціальне і частка документознавство. Спеціальне документознавство вивчає особливості документів, що є об'єктами бібліотечної, архівного, музейного справи, тобто специфіку документів, що функціонують в інформаційних центрах, бібліотеках, архівах, музеях і інших документно-комунікативних структурах. Крім того, предметом спеціального документознавства може служити вивчення специфіки різних процесів документно-комунікативної діяльності (документування, діловодство, фондоведення і т.п.).

Предметом частки документознавства виступають окремі види і різновиди документа. Звідси в якості частнонаучкових документознавчих дисциплін представлені: книго-, патенто-, картознавство і т.п.

Таким чином, спеціальне і частка документознавство є специфічний прояв загального. У сукупності з загальним особливе документознавство утворює єдине документознавство.

Література

1. Кучнаренко Н. Документоведение: Учебник. – К.: Знание, 2000. – 459 с.

2. ДСТУ 3017-95. Видання. Основні види. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України, 1995. – 47 с.

3. Ділові папери: Практикум. – К.: Основи, 1999. – 142 с.

4. Зиновьева М. Документ в коммуникации и воспитании. – Краснодар, 1995. – 58 с.

5. Коренной А. Информация и коммуникация. – К.: Наукова думка, 1986. – 143 с.

6. Книга: Исследования и материалы. – М.: Книга, 1995. – 168 с.

7. Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації. – К.: Укрінтер, 1995. – 191 с.