РЕФЕРАТ

на тему

„Призначення та класифікація документів”

ПЛАН

1. Призначення документів.

2. Класифікація документів

3. Документ - матеріальний носій інформації

1. ПРИЗНАЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

Документ – це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред’явника; це письмові свідчення про що-небудь.

З наукової точки зору документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації.

Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.

Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення»).

2. Класифікація документів

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи (див. гл. 7).

Документи класифікують за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; - вид; - складність; - місце складання; - термін виконання; - походження; - гласність; - юридична сила; - стадія виготовлення; - термін зберігання; - рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:*

письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні до-кументи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;*

графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;*

фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фо-тографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;*

фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на: * організаційно-розпорядчі; * фінансово-розрахункові; * постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання про-цесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:*

організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);*

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);*

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);*

з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);*

особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографи, роз-писки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:*

накази; * положення; * протоколи; * розпорядження; * вказівки; * інструкції; * правила; * статути; * звіти; * ордери; * плани; * службові листи; * заяви тощо.

За видами документи поділяють на:*

типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;*

трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;*

індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:*

прості, що містять інформацію з одного питання;*

складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, кон-тролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі доку-менти:*

внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;*

зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:*

термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з по-значкою «Терміново»;*

нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:*

службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);*

офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:*

звичайні,*

для службового користування (ДСК);*

таємні;*

конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:*

справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: * чинні, * нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;*

фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють та-кі документи:*

оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;*

копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і від-повідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: * відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори-гіналом через копіювальний папір); * витяг (копія офіційного до-кумента, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); * дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:*

документи постійного зберігання;*

документи