ПОЛОЖЕННЯ— це правовий акт, що визначає порядок утворен-ня, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядко-ваних їм підприємств, організацій, установ, фірм.

За змістом розрізняють такі положення:* про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозділи — комісії, бюро, групи тощо (дод. 9) з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організа-ції роботи; * що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; * про організацію й проведення різних заходів — культурно - й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні — створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату A4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.

ІНСТРУКЦІЯ — це правовий документ, яким визначаються пра-вила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:*

такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструк-ція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» тощо;*

посадові.

Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату A4.

- РЕКВІЗИТИ ІНСТРУКЦІЇ:

10 — назва виду документа (інструкція, посадова інструк-ція);

11 —дата (зазначають дату підписання);

12 — індекс;

14 — місце складання чи видання;

17 — гриф затвердження;

19 — заголовок до тексту (має чітко визначати коло питань, об'єктів та осіб, на які поширюються вимоги інструкції, й може входити в назву виду документа, наприклад, «посадова інструкція інспектору з обліку й реєстрації листів громадян», «ІНСТРУКЦІЯ з діловодства»;

21 — текст;

- — позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпо-рядчого документа (оформляють у разі потреби);

23 — підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);

24 — гриф погодження (оформляють у разі потреби);

25 — візи (оформляють у разі потреби);

28 — позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групу-ють за розділами, кожний з яких має становити завершену частину Документа. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція — це документ, що призначається для постійного користування), директивного характеру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «слід»; «необхідно», «не допускається» тощо.

Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.

У комплексі організаційних документів підприємств (організацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником.

Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов'язково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов'язково мають бути такі розділи:

1 Загальні положення (Зазначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі.)

Функції

Посадові обов'язки

Права

5 Відповідальність

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у котрому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв'язків, порядок подання звітної інформації тощо).

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.

ПРАВИЛА – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.

За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформлення вихідних документів», «Правила обліку й реєстрації " листів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату A4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постій-них реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

- РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ:

10 — назва виду документа (ПPАВИЛА);

11 —дата;

12 — індекс;

14 — місце видання;

17 — гриф затвердження;

19 — заголовок