План

1. Документування управлінської діяльності установ.

2. Вимоги до текстів службових документів.

3. Основні ознаки офіційно-ділового стилю.

Список використаної літератури .

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у пе-реведенні його на державну мову, широкому застосуванні ком-п'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхід-ності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє .встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тя-ганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням до-кументів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ — це свідчення культури виконавця.

На сучасному етапі діяльність будь-якого закладу, установи, фірми, організації без секретаря неможлива. Секретар - перший, з ким зустрічається відвідувач в установі. Від нього багато в чому залежить, як розпочне свій робочий день керівник. Від поведінки секретаря залежить престиж фірми, в якій він працює, зрештою, настрій партнерів і клієнтів фірми, установи, організації. Секретар - це помічник, який основну роботу з документами бере на себе, даючи змогу керівникові творчо працювати в суто виробничому плані.

Документи з’явились разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, із розвитком писемності, стали засобом спілкування, передавання інформації. Документи є одним з важливих сховищ людської пам'яті.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими пра-вилами на паперових або магнітних носіях управлінських діл, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наяв-ності та змісту управлінських діл, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений но-менклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, по-ложеннями (статутами) про них.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних уста-нов, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:*

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і роз-порядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабіне-ту Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Рес-публіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;*

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання устано-вою покладених на неї завдань і функцій;*

потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, до-водяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розси-лати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофон чи диктофон, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносять-ся до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводиться до виконавців і організацій, що нале-жать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездо-кументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефо-ну), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту до-кумента може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

ТЕКСТ належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридичне бездоганним. Текст ОРД (реквізит 21) оформляють у вигляді: * складного тексту; * анкети; * таблиці; * поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци — пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох—чотирьох.

Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основ-ній— рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися і в тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад, так: «Відповідно до Указу прези-дента України від 12.09.97 № 123 “Про...”.

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу .

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують. У службових листах, факсах використовують такі форми викладу:*

від першої особи однини, наприклад: «Вважаю за потріб-не...», «Прошу надати...»;*

від першої особи множини, наприклад: «Просимо надати... »;*

від третьої особи однини, наприклад: «міністерство не за-перечує...», «Управління вважає...».

У розпорядчих документах організацій, що діють на