Залежно від змісту і призначення пояснювальна записка поділяється на дві групи: службового характеру та особисті записки громадян з приводу їхньої поведінки, роботи.

Пояснювальна службова записка укладається для з’ясування ситуацій, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках з ініціативи підлеглого. Виклад тексту може бути прямим і зворотним.

Лист прохання – службовий лист, у якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів з певним проханням. Листи прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо вижовтити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.

Лист-прохання потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, необхідно вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. Якщо у проханні відпосляється, то відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. Основне завдання – переконати адресата в тому, що Ви не могли прийняти інше рішення. Для цього використовуємо такі слова: шкода, на превеликий жаль, вибачте, нам дуже прикро.

Лист-пропозиція – це службовий лист, в якому звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певною пропозицією. Прийняття чи неприйняття пропозиції великою мірою залежить від уміння переконливо її висловити, аргументувати її необхідність. Листи-пропозиції мають велике поширення у діловій кореспонденції.

Листи-відмови належать до категорії складних. Якщо немає можливості відповісти позитивно, то сказати „ні” слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на Вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що Ви не могли прийняти інакшого рішення.

Довідка – документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя та діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Відповідно до призначення розрізняють:

службові довідки – засвідчують обставини і факти з діяльності організацій, установ;

особисті довідки – засвідчують факти з життя та діяльності окремих громадян.

Звіт – письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають:

статистичні (цифрові) – на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках;

текстові – на звичайному папері за встановленою формою.

Оголошення – це інформація про майбутній масовий захід.

За формою викладу оголошення бувають: писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, часописах. До них належать афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо.

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, котра засвідчує той чи інший факт, тобто штатні секретарі відповідних органів або обрані на засідання (на зборах, конференції) секретарі, або секретаріати, а підписують голова і секретар робочої президії або голова і всі члени комісії.

За способом і повнотою запису протоколи поділяють на групи:

1. Стислі, в яких фіксуються лише ухвали;

2. Повні, які. Окрім ухвал. Містять виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, у яких усі виступи записано дослівно.