РЕФЕРАТ

На тему:

Культура укладання професійних документів.

ПЛАН

Документи, їх призначення і класифікація.

Реквізити документа.

Правила написання тексту документа.

Стандартизація тексту документів.

Скорочення в текстах документів.

Мовний етикет у писемному професійному мовленні.

1. Документи, їх призначення і класифікація

Документ (від латин. documentus – спосіб доказу) – це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).

До загальних належать такі функції документів:

інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

соціальна (документ задовільняє певні потреби суспільства);

комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);

культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Серед специфічних функцій документів найголовнішими є такі:

управлінська (документ як засіб управління);

правова (документ як засіб закріплення правових норм);

історична (документ як джерело історичних відомостей).

Документи класифікують за різними ознаками:

1. За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, протоколи і т. ін.

2. За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов’язків).

3. За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

4. За призначенням виділяють такі основні комплекси документації:

організаційно–правова; планова; інформаційно-довідкова й довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів.

5. За напрямком розрізняють вхідні і вихідні документи.

6. За формою – типові й індивідуальні.

7. За ступенем гласності – звичайні, таємні (секретні), для службового користування.

8. За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).

9. За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

документи тимчасового зберігання (до 10 років);

документи тривалого зберігання (понад 10 років);

документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

10. За технікою відтворення документи бувають рукописні й відтворені механічним способом.

2. Реквізити документа

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Основні реквізити документа:

Державний герб; емблема організації;

назва міністерства чи відомства;

назва підприємства (установи, фірми, організації);

поштова адреса, індекс, номер телефону, факсу, адреса електронної пошти;

номер рахунка в банку;

назва виду документа;

дата (стандартні способи запису дати: 01.02.04 або 01 лютого 2004 р.);

індекс (вихідний номер документа);

місце складання чи видання;

гриф обмеження доступу;

адресат;

гриф затвердження;

резолюція;

заголовок до тексту;

текст;

позначка про наявність додатка;

підпис;

візи;

відбиток печатки;

позначка про виконавця;

позначка про виконання й направлення документа до справи;

позначка про перенесення даних на машинний носій;

позначка про надходження.

Кожний документ має свій склад реквізитів, який залежить від виду документа, його змісту, призначення, способу оброблення. Усі реквізити мають постійне місце, що робить документи зручними для зорового сприймання і полегшує їх оброблення.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на папері стандартного формату (А4 або А5), називається формуляром. Формуляр – це модель, зразок побудови документів певного виду.

Формуляр–зразок визначає робочу площу та береги (поля) документа. Відповідно до державних стандартів установлено такі розміри берегів документів: лівого – 20 мм; правого – не менше, ніж 8 мм; верхнього – не менше, ніж 10 мм; нижнього – не менше, ніж 8 мм.

Розрізняють такі види формулярів:

з кутовим і поздовжнім розміщенням реквізитів;

з центрованим і лівобічним розміщенням реквізитів;

одно і двомовні.

3. Правила написання тексту документа

Текст є основним реквізитом будь-якого документа. Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:

а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);

б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);

в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);

г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);

ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);

д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);

е) стандартизація тексту документа.

Текст документа може бути оформлено у вигляді:

власне тексту;

анкети (текст, що містить словесну або цифрову характеристику об’єкта за низкою ознак);

таблиці.

Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися.

Текст поділяють на абзаци – частини тексту, які складаються не більше, як з двох-чотирьох речень.

Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення.

Якщо текст документа великий за обсягом або містить однотипну інформацію (висновки, рішення тощо), то його поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, нумеруючи їх арабськими цифрами.

Форми викладу в текстах документів:

1) від першої особи однини, напр.: “Вважаю за потрібне повідомити, що...”;

2) від першої особи множини, напр.: “Просимо надіслати...”,”Наказуємо...”, “Ухвалили...”. У такій формі викладають текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах тощо.

3) від третьої особи однини, напр.: “Комісія виявила...”, “Управління вважає...”,”Відділ здійснює такі функції...”. Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо.

4. Стандартизація тексту документів

Стандартизація тексту документів – це відбір певних слів, типових мовних зворотів, установлення правил побудови речень і словосполучень.

Стандартизація тексту, на перший погляд, проблема суто лінгвістична. Проте, за даними інженерної психології, стандартизований текст сприймається у 8-10 разів швидше, ніж нестандартизований; якщо врахувати також економію часу на підготовку стандартизованих документів, то стає зрозуміло, що стандартизація текстів документів – проблема також економічна. Варто підкреслити, що її розв’язання сприяє підвищенню загальної культури професійного мовлення.

Залежно від