а) документи з текстами високого рівня стандартизації;

б) документи з текстами низького рівня стандартизації.

Документи з текстами високого рівня стандартизації – це документи, які складають за затвердженою формою, використовуючи типові й трафаретні тексти.

Типові тексти – це тексти-зразки, на основі яких легко побудувати тексти аналогічного змісту. При цьому важливо якнайточніше зберегти основні формулювання тексту-зразка (наприклад, заяви, доручення, розписки тощо).

Трафаретні тексти – це тексти, які містять постійну інформацію документів певного виду. Постійну інформацію дослівно відтворюють (друкують) на бланку, а змінну вносять у спеціально зроблені пропуски (наприклад, довідка, акт, особова картка і т.д.).

Документи з текстами низького рівня стандартизації – це документи, у яких добір слів, словосполучень, побудова речень кожного разу залежать від конкретних ситуацій. За способом викладу документи цієї категорії поділяють на розповіді, описи, міркування.

У текстах-розповідях ідеться про події, явища, факти в хронологічній послідовності (автобіографія, протокол, пояснювальна записка).

У текстах-описах характеризують явища, предмети, людей, перераховуючи їхні ознаки, властивості, особливості (характеристика, резюме, звіт, наказ, рекомендаційний лист).

Текст-міркування розкриває внутрішні зв’язки певних явищ і доводить визначену тезу. Розрізняють дедуктивний спосіб міркування (від загального до часткового) й індуктивний (від часткового до загального) (доповідна записка, службовий лист, акт).

Усі три способи викладу в документі можуть поєднуватися.

5. Скорочення в текстах документів

У текстах документів можуть уживатися скорочені слова. При цьому типи і способи скорочення слів визначаються чинним “Українським правописом” і ДСТУ 3582-97 “Інформація та документація. Скорочення слів в український мові в бібліографічному описі”.

Розрізняють кілька типів скорочень (абревіатур):

1. Скорочення, які утворені з частин слів, називають одиничні установи, заклади тощо і пишуться з великої літери: Укрінформ, Рівнерада, Мін’юст, Кабмін;

2. Скорочення, які утворені з частин слів, називають родові назви і пишуться з малої літери: райрада, медінститут, техробітник;

3. Скорочення, які утворені з початкових (ініціальних) літер, пишуться великими літерами і можуть відмінюватися: ВАТ, ТО, ІРА, НДІ; у ВАКу, до ТЮГу;

4. Графічні скорочення, які вимовляються повністю й скорочуються лише на письмі; при цьому зберігається написання великих і малих літер, дефісів; на місці скорочення ставиться крапка (крім стандартних скорочень мір: м, см, мм): півд.-зах., Півн. крим. канал, акад., див., і т.ін., напр. , до н.е., о., оз., пор.

Слова не скорочуються на голосний (крім початкового в слові) і на ь, наприклад: укр., україн., українськ.

6. Мовний етикет у писемному професійному спілкуванні

Мовний етикет – це правила мовленнєвої поведінки, вироблені національним колективом мовців.

Дотримання правил етикету в писемному професійному мовленні є свідченням поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих ділових стосунків.

Правила мовного етикету особливо добре слід знати тим, хто складає ділові листи. Їм потрібно завжди пам’ятати так зване “золоте правило” ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість.

Основними правилами мовного етикету в писемному мовленні є такі:

1. Розпочинати лист слід із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості, при цьому потрібно використовувати офіційні форми звертань, наприклад: Шановний Іване Андрійовичу! Шановна пані Ясинська! Високоповажний Міністре! Шановний пане директоре!

2. Займенники Ви, Ваш і под. треба писати з великої літери як вияв поваги до адресата.

3. У початковій фразі варто ввічливо висловити – залежно від ситуації – подяку, підтвердження, прохання, посилання на попередній лист, розмову, зустріч тощо, наприклад: Ми щиро вдячні Вам за те, що... Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого листа... У відповідь на Ваш запит повідомляємо... Звертаємося до Вас із проханням...

4. Невдоволення та відмову потрібно також висловлювати ввічливо і коректно, наприклад: Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... . Гадаємо, що це лише непорозуміння.

5. Щоб пом’якшити тон листування, слід активні форми дієслова замінити пасивними, увести вставні слова, пор.: Ви досі не висловили пропозицій щодо нашого спільного проекту. - Пропозиції щодо нашого спільного проекту Вами досі не висловлено. За такі результати праці Ви не можете отримати премії. – На жаль, за такі результати праці Ви не можете отримати премії.

6. У завершальному реченні можна повторити подяку, ще раз перепросити, висловити запевнення чи сподівання, наприклад: Дозвольте ще раз подякувати Вам... Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку. Запевняємо, що ми зробимо все можливе для вчасного завершення... Сподіваємося на плідну і взаємовигідну співпрацю.

7. Закінчувати лист слід прощальною фразою на зразок: З повагою... Із вдячністю і пошаною... З найкращими побажаннями...

8.Постскриптум ( РS, приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку неодмінно треба повідомити. Після постскриптуму знову потрібно поставити дату і підпис.

Література

Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К., 2001.

Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х., 2001.

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. К.,1999.

Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. К., 2001.

Шевчук С. В. Службове листування: Довідник. К., 1999.