4. Вибір коду залежить від матеріального носія. Паперовим матеріальним носіям відповідають різні варіанти графічного зображення кодів. Хвилева природа матеріального носія визначає такий спосіб кодування, який базується на зміні довжини хвиль.

5. Інформація не залежить від вибраного коду. Одне і те ж повідомлення може бути передане на різних мовах, різними знаками. Повідомлення, передане по телетайпу за допомогою електромагнітних хвиль, може бути перетворено в текст. При перекладі з однієї системи кодування в іншу з'являються перешкоди, що частково спотворюють форму і сенс інформації.

6. Чим коротший код, тим довший текст. Існують писемності, у яких код величезний. Наприклад, китайські ієрогліфи. У нас теж є ієрогліфи. Але ієрогліфічні тексти, порівняно з текстами інших систем письма, короткі. Наприклад, якщо написати буквами номер сорок п'ять – знадобиться 14 букв, а якщо ієрогліфами, то потрібні три знаки №45. Проте якби для кожного слова був ієрогліф, то код був би, як в китайському письмі, багатотисячним [18, 71].

Вироблення коротких кодів – важливе завдання. Прикладом створення мови з коротким кодом, тобто з обмеженим словником, є Бейсік (Basic English). Назва складена з початкових букв таких слів: British American Scientific International Commercial English (британсько-американська наукова інтернаціональна комерційна англійська мова). Створив цю мову англійський філософ Огден в 1920-х роках. Було відібрано 850 найбільших слів, граматика обмежена найнеобхіднішими конструкціями.

1.3. Знаковий метод фіксації інформації

Документ містить соціальну інформацію, виражену в знаковій формі. Знаковість – одна з основних його ознак.

Документ – це оформлене у вигляді сукупності послідовних знаків інформаційне повідомлення. Знаки можуть бути у формі букв, отворів, точок, ліній, цифр і т.п. Від форми знаків і способів їх нанесення багато в чому залежать рівень представлення і сприйняття інформації, ступінь використання документів, компактність їх зберігання.

Вивченням знаків займається семіотика. Семіотика (від грец. semeion – знак, ознака) – наука, що вивчає загальні властивості знаків, їх систем і ситуацій в людському суспільстві.

Семіотика вивчається на трьох різних рівнях: 1) синтактика, 2) семантика, 3) прагматика [18, 74]. Синтактика розглядає способи поєднання знаків, які приводять в кінцевому результаті до формування текстів. Семантика аналізує поняття значення і смислу. Знак не тільки позначає який-небудь предмет або явище, але має і своє смислове (змістовне), і експресивне (виразне) значення. Прагматика займається відношенням "людина – знак".

Знакові системи, як вже мовилося, можуть бути природними (природні, або натуральні мови) і штучними (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному перекладі).

Семіотика тісно пов'язана з лінгвістикою. Лінгвістика – наука про мову, яка дозволяє відповісти на питання – що є слово, що є речення. Вона вивчає мову як систему взаємозв'язаних знаків.

Класиками семіотичної науки є американський вчений Чарльз Сандерс Пірс (1839-1914) і швейцарський лінгвіст Ф. де Соссюр (1857-1913). У нашій країні увага до семіотики виникла в 60-70-і роки (Ю.М. Лотман, A.M. Кондратов). Для документознавства особливий інтерес представляє класифікація знаків, запропонована А.В. Соколовим і Ц.Р. Кулешовим.

У широкому сенсі знак – це будь-яке фізичне явище, що має загальноприйняту або суб'єктивну інтерпретацію, яка звичайно залежить від навколишнього середовища.

У документознавстві знак – матеріальний, чуттєво сприйманий предмет (явище або дія), виступаючий як представник іншого предмету, властивості або відношення і використовуваний для фіксації, придбання, зберігання, переробки і передачі повідомлень (інформації, знань). Знак є своєрідним "атомом" соціальної інформації. Повідомлення може складатися з одного або сукупності знаків. Але повідомлення менше одного знаку бути не може, бо воно не матиме змісту.

Знак володіє наступними основними властивостями:

1) має матеріальне вираження; 2) володіє значенням; 3) інформує про щось відмінне від нього; 4) використовується для передачі інформації; 5) функціонує в певній знаковій ситуації [18, 75].

Знак має зовнішню і внутрішню структурні сторони. Зовнішня сторона – це матеріальна оболонка знаку. Предмет, який виступає в ролі знаку, обов'язково володіє певною формою, щоб бути сприйманим, здатним фіксувати і передавати інформацію у просторі та часі. Жест, світло світлофора, морський код прапора, звук мови не можуть служити знаками для документа. Документознавство пов'язане лише з фіксованими знаками, одержаними письмовим або іншим способом. Внутрішня сторона знаку – це його значення. Цим він відрізняється від інших матеріальних знаків.

Між знаком і предметом, що позначається, як правило, немає схожості. Зв'язок між знаком і предметом здійснює людина. Люди в більшості випадків умовляються в застосуванні тих або інших знаків і знакових систем. Знак використовується для передачі і зберігання інформації, служить засобом комунікації. Тому значення знаків повинні бути зрозумілі всім учасникам комунікаційного процесу. Поки знаки не зрозуміли (не розшифровані) реципієнтом, повідомлення не може бути сприйнято, а значить, документ не може виконати свою сутнісну функцію – бути джерелом інформації і засобом комунікації.

Знак існує в певній знаковій системі. Будучи витягнутим з неї, він може втратити або поміняти своє значення.

Класифікація знаків – це їх угрупування за певними ознаками.

Існує багато класифікацій знаків, розроблених в семіотиці.

Ч.С. Пірс виділив знаки-копії, знаки-ознаки і знаки-символи. Знаки-копії – це відтворення, репродукції, більш-менш схожі з тим, що позначається (такі фотографії, фільми, картини, знаки піктографічної писемності). Знаки-ознаки пов'язані з предметами, що позначаються, як дія з своїми причинами (те, що інакше називають симптомами, прикметами і т. д.). Знаки-символи через укладений в них наочний образ використовуються для вираження деякого, часто вельми значного і відвернутого змісту (наприклад, зображення старогрецької театральної маски як символ сучасного театру). Слово "символ" уживається і просто в сенсі "знак".

Оскільки в документознавстві використовуються