Розрізняють знаки мовні і немовні.

Знак мовний – одиниця мови (морфема, слово, словосполучення, речення), яка служить для позначення предметів або явищ дійсності, а також відносин між елементами мови в тексті. Знак мовної двосторонній, він складається з того, що позначає і позначається.

Немовні знаки також здатні служити засобом обміну документною інформацією між людьми.

До немовних знаків віднесені символи, товарні знаки, музейні експонати, фотографії, зразки порід, історичні реліквії, включаючи знаряддя праці, архітектурні пам'ятники.

Найчастіше серед немовних знаків використовуються знаки-зображення існуючих або умовних об'єктів, що містять їх схемне позначення. Вони діляться на знаки-"пікчери", емблемні і речовинні.

Знаки-"пікчери" (англ. picture – картина, малюнок, кінофільм, кадр фільму) – це твори живопису, зокрема графіки, художньої вишивки, художнього різьблення по дереву, металу, фотографії (включаючи кінофільми). Їх прийнято називати іконічними (тобто знаками-зображеннями). До ним, окрім об'єктів живопис, який фіксується на носії, можна віднести і скульптуру, хоча вона є речовинним знаком.

Емблемні знаки – різноманітна емблематика (військова, спортивна, торгово-фірмова, геральдична, міфологічна, дорожня і т. п.).

Знаки речовинні (тривимірні) – це скульптура, макети, моделі виставок, музеїв і т.п. Серед них – різноманітна (у більшості – обрядова) речовинна символіка, що означає різні поняття (хліб і сіль – знак вітання і дружби, кільце на четвертому пальці – людина одружена – і т. п.) Таким чином, функція і значення знаку додаються окремим предметам в конкретній ситуації. Це ж відноситься і до об'єктів експозицій музеїв, зоопарків, ботанічних садів, виставок і т.п. Розгляд таких об'єктів як носіїв певного знаку-повідомлення можливий лише в межах самої експозиції. Витягнутий з неї предмет втрачає свій знаковий статус (хліб на столі поза обрядом зустрічі дорогих гостей або сільськогосподарської виставки не фіксує ніякої соціальної інформації).

Форма знаку-символу може бути різною: буква, цифра, отвір (перфорація), точка, лінія, рельєф і інші спеціальні знаки або коди. Вони створені для фіксації і передачі соціальної інформації. Одні з них подібні зображуваному, інші носять цільовий характер і не схожі на відображений предмет або явище.

Перші створюються шляхом більш-менш точного копіювання реальних об'єктів або явищ. Вони несуть іконічні немовні знаки, подібні до об'єктів, позначуваних формою. Це малюнки, фотографії, кінофільми, діапозитиви, відеофільми. На відміну від іконічного, знак-символ не зобов'язаний мати схожості з тим предметом або явищем, яке він позначає. Для того, щоб зрозуміти (розшифрувати) інформацію, людина повинна наперед завчити значення знаку. До документів, що використовують мовні знаки – умовні позначення, відносяться вербальні (словесні) документи (книги, брошури, журнали, газети, бюлетені і т. п.) і ідеографічні документи (географічні карти, ноти, креслення).

Письмо – знакова система фіксації мови, що дозволяє за допомогою нарисних (графічних) елементів передавати мовну інформацію на відстані і закріплювати її в часі.

Система письма характеризується постійним складом знаків, причому кожен знак передає або ціле слово, або послідовність звуків, або окремий звук мови. Система письма тісно пов'язана з писемністю.

Писемність – сукупність письмових засобів фіксації і передачі інформації, що включає поняття графіки, алфавіту і орфографії якої-небудь мови або групи мов, об'єднаних однією системою письма або одним алфавітом. У цьому сенсі можна говорити про українську, англійську, арабську та ін. писемності [18, 78].

Спочатку для передачі інформації використовували прості знаки письма: рисункове, піктографічне письмо, біржі, карби, вампуми, кіпу і т.п.

Вампуми (індійське wampum, сокр. від wampumpead – нитки з нанизаними на них раковинами) – різновид т.зв. предметного письма у північноамериканських індійців (ірокезів, гуранів та ін.). Є пояс, сплетений з ниток, унизаних раковинами. Кількість, колір і взаємне розташування раковин мають символічне значення. Іноді на вампуми наносилися малюнки, що уточнюють зміст, часто вони виконували функцію грошей.

Кіпу – комбінації вузлів і сплетень шнурів.

Первинною формою письма був рисункове письмо, яким користувалася доісторична людина. Рисункове письмо передавав більш-менш схемними малюнками конкретні предмети.

З рисункового коду приблизно у середині IV тис. до н.е. розвинулося піктографічне письмо.

Піктографія (лат. pictus – мальований, живописний, греч. grapho – пишу) –найдавніший вид письма, письмо руками. Умовними малюнками зображали не тільки предмети, але й дії, події, тобто ціле повідомлення. Для піктографії не потрібен алфавіт, тобто набір певних знаків, необхідно тільки зображати предмети і ситуації (наприклад, людину, човен, полювання і т. д.).

"Читаючий" піктограму не зв'язаний якими-небудь правилами читання (як, наприклад, в буквеному письмі), він повинен лише дізнатися, правильно пізнати зображення. Так, приведена тут ескімоська піктограма читається таким чином: "Людина пішла на полювання, добула шкуру звіра, потім іншу, полював на моржа, поїхав на човні з іншими мисливцями, заночував".

Деякі види піктографії використовуються і в наші дні. Наприклад, на вивісках: зображені черевики – значить, тут лагодять взуття, намальований годинник – майстрова по ремонту годинника і т.д. Іноді піктограми розраховані на людей, що не знають мови: наприклад, в готелях для іноземців у кнопок дзвінків в номері – зображення прибиральниці, офіціанта і т.п. Піктографічне письмо зустрічається у народів, що не мають власної писемності.

Оскільки за допомогою піктографічного письма не можна виразити абстрактні поняття і думки, на вищому рівні розвитку суспільства виникла потреба в новому типі письма – ідеографічному.

У ідеографічному письмі знак-малюнок поступово перетворюється на "знак-ідею" (ідеограму). В цьому випадку він означає вже не сам конкретний предмет, що зображається, а асоційоване з ним узагальнене поняття. Наприклад, круг з