Точність. Система автоматизованого та ручного внутрішнього контролю повинна існувати у всіх сферах роботи з інформаційними системами. Інформація повинна бути належним чином редагована, збалансована та перевірена. Усесторонні внутрішні та зовнішні програми аудиту повинні застосовуватись для забезпечення адекватності внутрішніх засобів контролю.

Послідовність. Щоб бути надійними, дані повинні бути оброблені та сортовані послідовно та рівномірно. Зміни в тому, як збираються та звітуються дані, можуть спотворювати інформацію та аналіз тенденції змін. Крім того, через те, що процеси збору та звітності даних змінюються протягом часу, керівництво повинне запровадити методику допуску системних змін. Ця методика повинна бути чітко визначена та документована, пов’язана із певними працівниками та повинна включати ефективну систему моніторингу.

Повнота. Особи, що приймають рішення, потребують повної та підходящої інформації у формі висновку. Звіти повинні бути розроблені так, щоб усувати невпорядковані та численні деталі, уникаючи таким чином „перегромадження інформацією”.

Значущість. Інформація, представлена керівництву, повинна бути значущою. Невідповідна, непотрібна або занадто деталізована інформація не має для ефективного прийняття рішень ніякої цінності. ІУС повинні бути відповідними для підтримки того рівня менеджменту, на якому використовуються. Значущість та рівень деталізованості, що подається ІУС, прямо пов’язані із тим, чого потребують директори, виконавчі керівники, відомчі та менеджери середнього рівня тощо у виконанні своїх обов’язків.

Впровадження надійної системи ІУС

Розробка надійних ІУС є результатом розвитку та силування до впровадження культури системи власності. „Власник” – це користувач системи, який знає поточного споживача та постійні потреби, а також має бюджетний орган для фінансування нових проектів. Побудова „власності” підвищує почуття гордості в установчих процесах та допомагає забезпечити підзвітність.

ІУС не обов’язково зменшує витрати. Проте розвиток надійних систем, їх використання за призначенням скоротять ймовірність того, що через неточну чи несвоєчасну інформацію будуть прийняті помилкові рішення. Будь-які помилкові рішення без виключення нераціонально використовують або марнують ресурси. Це може спричинити несприятливий вплив на доходи та капітал організації.

ІУС, яка відповідає усім п’ятьом вимогам придатності до використання, є ключовою складовою короткострокових та довгострокових планів фірми. Для запровадження надійної системи ІУС процес планування в установі повинен враховувати потреби ІУС як на тактичному, так і на стратегічному рівнях. Наприклад, на тактичному рівні системи ІУС та звітні матеріали повинні підтримувати річний виробничий план та бюджетні процеси. Також вони повинні використовуватись для підтримки довгострокових стратегічних систем ІУС та ініціатив з питань планування збуту та випуску продукції. Без розробки ефективної ІУС керівництву набагато важче оцінювати та наглядати за успіхом нових починань та за прогресом діючих проектів. Двома загальноприйнятими прикладами цього можуть бути керівництво злиттям та купівлею або активний розвиток та представлення нових товарів та послуг.

Керівництву потрібно гарантувати, що системи ІУС розвиваються логічним методом, який включає наступні фази:

відповідний аналіз альтернатив системи, її погодженого розвитку та придбання, а також розробки завдань.

розробка програми та переговори з приводу заключення контрактів з продавцями обладнання та програмного забезпечення.

розробка інструкцій для користувача, тренувань та випробування системи.

інсталяція, обслуговування та експлуатація системи.

Керівництво повинне також брати до уваги використання прийомів управління проектом для нагляду за прогресом у розвитку системи ІУС. Внутрішні засоби контролю повинні бути пов’язані із процесами роботи і періодично перевірятися аудиторами.

Також керівництву слід переконатись, що менеджери та персонал проходять первинні та поточні інструктажі в роботі з ІУС. Крім цього, повинні бути доступними інструкції користувача. Вони мають надавати наступну інформацію:

короткий опис програми чи системи,

ввідні інструкції, включаючи питання збору та строки відсилання оновленої інформації,

процедури балансування та врегулювання,

повний список звітів по виробництву, включаючи пробні зразки.

Залежно від розміру та складності своїх систем ІУС, установа може потребувати використання різних інструкцій для різних користувачів, таких як користувачів-початківців, директорів виробництва та програмістів.

Перевірка ІУС

За своєю природою управлінська інформація створена так, щоб відповідати унікальним вимогам окремих установ. В результаті вимоги до ІУС відрізнятимуться залежно від розміру та складності здійснюваних операцій. Наприклад, системи для громадських установ не обов’язково підійдуть для більших організацій. Однак базові потреби чи вимоги до інформації є однаковими у всіх фінансових установах незалежно від їх розміру. Складність операцій та діяльності разом із розміром установи вказують на вимоги до ІУС для підтримки процесу прийняття рішень. Експертам слід перевіряти ІУС, базуючись на оцінці того, як система забезпечує керівництво та директорів необхідною для управління операціями інформацією, як вона підтримує своєчасне прийняття рішень і допомагає керівництву слідкувати за прогресом у досягненні установчих цілей та завдань. Хоча експертам слід заохочувати керівництво до розвитку надійних інформаційних систем, вони також повинні бути послідовними в своїх очікуваннях щодо складових підходящої ІУС.

Зазвичай експертна оцінка систем ІУС зосереджується на окремих сферах діяльності, на чітко розмежованій відомчій чи функціональній основі, або на окремому виді діяльності всередині великого підрозділу.

Перевірку систем ІУС слід здійснювати як на макро рівні (загальна картина установи), так і на мікро рівні (функціонально або товарно зорієнтований погляд на бізнес). Експерт оцінки ІУС повинен розглядати придатність для користування та ефективність корпоративної структури ІУС. Також він повинен зібрати споріднені спостереження та інформацію від інших експертів, які перевіряють інші сфери діяльності. Було б дуже складно одному експерту виконати детальний огляд ІУС у всіх функціональних та оперативних сферах діяльності фірми. Розумніше