4. “П, – а. – П”. – “О, нарешті знайшов, – бадьоро вигукнув дядько Сидір. –Тут і копатимемо криницю” (Скуратівський).

5. А: “П”, – а. – Петро Степанович слухає промовця і раптом каже: “Ви не досить глибоко обізнані з питаннями, які обговорюються. Дайте можливість висловитися іншим”, – і обводить поглядом довкола.

Правила складання професійних документів

Під час підготовки документа дотримуйся таких правил:

1. Правильно і послідовно розміщуй реквізити документа.

2. Текст викладай від третьої особи (крім заяв, автобіографій, доповідних, пояснювальних записок і наказів).

3. Не вживай образних висловів, емоційно забарвлених слів і складних синтаксичних конструкцій.

4. Уживай стійкі (стандартизовані) сполучення, синтаксичні конструкції.

5. Використовуй мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

6. Уживай прямий порядок слів у реченнях, віддавай перевагу простим реченням.

7. Використовуй скорочення слів та абревіатури за загальними правилами.

8. У розпорядчих документах вживай дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую…; Пропоную.

9. Використовуй форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високоповажний; вельмишановний; високошанований…

Найбільш вдале розташування та правила оформлення реквізитів подає Світлана Шевчук у книзі “Українське ділове мовлення” (К.: “Літера ЛТД”, 2003).

Розташування та правила оформлення реквізитів

1. Державний герб України – посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації чи підприємства – поряд із назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

3. Зображення державних нагород – у верхньому лівому кутку або посередині

документа.

4. Код підприємcтва, установи, організації – у верхньому правому кутку. 5. Код форми документа – у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа – у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

7. Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа – у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. Назва установи повинна відповідати найменуванню,

зазначеному в положенні (статуті) про неї.

8. Назва структурного підрозділу – у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку – у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54, вул. Пирогова, 9, т. 221-99-33. На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518.

10. Назва виду документа – зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюються формуляр, структура тексту, особливості викладу.

11. Дата – документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа проставляють у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 р.) або цифровим – арабськими цифрами у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.2002 (тобто 17 червня 2002 року). Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль): 03.04.2002; 05.08.99. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх походженням та виконанням (резолюції, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).

12. Індекс – у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дає змогу забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 – шифр структурного підрозділу; 10 – номер справи; 36 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів канцелярії.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа – у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 – індекс структурного підрозділу; 10 – номер справи за номенклатурою; 135 –порядковий номер.

14. Місце укладання чи видання – у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.

15. Гриф обмеження доступу до документа – з правого боку під кодом форми. Записується із середини рядка: “Для службового користування”, “секретно”, “цілком таємно”. Адресат – з правого боку у верхній частині сторінки.

16. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишеться із середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища особи; якщо приватній особі – перед її прізвищем.

Наприклад:

Друкарня “Преса України” Никонову Миколі Петровичу

Головному редакторові вул. Грінченка, буд. 7, кв. 19

Романову В.Ю. Київ-04 01004

Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку: Міністерство охорони здоров’я України

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи

подається в родовому відмінку:

Директорові Київської загальноосвітньої школи № 7

13. Гриф затвердження – у верхній правій частині документа. Затвердження спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій