слово ЗАТВЕРДЖУЮ;–

назва посади;–

особистий підпис;–

ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;—

дата затвердження.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

директор школи

(підпис) Л.С. Семенова

07.10.2002, № 15

Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою: ЗАТВЕРДЖУЮ

Наказ Міністерства фінансів України

20.04.2002, № 15.

14. Резолюція – це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа, у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів.

Складається з таких елементів:–

прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;–

вказівка на порядок виконання документа;–

термін виконання документа;–

особистий підпис керівника;–

дата.

Як виконавці в резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою. На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок його виконання, оформляється резолюція на окремих аркушах чи спеціальних бланках.

19. Заголовок до тексту – друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника “про”; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм і повідомлень.

20. Відмітка про контроль – з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою “К” або “Контроль”.

21. Текст – складається з таких логічних елементів: вступу; доказу; закінчення. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля).

22. Відмітка про наявність додатка – додатки до документів можуть бути трьох видів:

а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом;

в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті:

Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової рганізації праці (НОП) за формою, зазначеною в додатку 1. Додатки до озпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер.

Відмітка робиться на верхньому правому полі першої сторінки додатка: додаток до наказу Міністерства освіти і науки України від 15.10.2002 № 15.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останньої сторінки додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються в такому порядку:—

якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;—

якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників: Додаток: “Проект реконструкції ділянки” на 5 арк. у 2 прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 арк. Лише адресатові.

У разі великої кількості додатків окремо складається їх опис, а в самому доку-

менті після тексту зазначається: Додаток: відповідно до опису на 7 арк. Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою: Додаток: на 6 арк. у 2 прим, на першу адресу.

23. Підпис – підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:—

найменування посади (з лівого боку);—

підпис (між назвою посади й прізвищем);—

ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч):

Голова Державного комітету архівів України (підпис) (ініціали, прізвище) У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник ідписує всі примірники.

Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники. Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні:

Директор зош № 277 Директор зош № 282

(підпис) Л. С. Семчук (підпис) Ю. Ю. Новак

Розшифрування підпису в дужки не береться. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом: “в. о.”, “заст.”).

Не допускається підписання документа з прийменником “за” або проставленням скісної риски перед найменуванням посади. Документ колегіальних органів підписує голова та секретар колегіального органу

24. Гриф погодження – розрізняють дві форми погодження документів – внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:–

слова “ПОГОДЖЕНО”;—

назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;—

особистого підпису;—

його розшифрування;—

дати.

Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту “підпис” або на окремій сторінці. Наприклад: ПОГОДЖЕНО

Директор зош № 246

(підпис) С. Б. Дмитрів

01.09.2002

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється так: ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України

01.07.2002, № 12

Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження: Аркуш погодження додається Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

Підпис, ініціали, прізвище