Дата Дата

25. Віза – внутрішнє погодження проекту документа – це його візування. Віза складається з:—

особистого підпису особи, що візує;—

дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали та прізвище):

Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко

28.08.2002

Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього погодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі.

26. Печатка – печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові і прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів та їх розсилання, до довідок з місця роботи і т.п. Печатку слід проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

27. Відмітка про засвідчення копій – у правому верхньому кутку пишеться слово “копія”; під реквізитом “підпис” – слово “правильно”; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону – цей реквізит обов’язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:—

прізвища виконавця;—

номера його службового телефону.

Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа.

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи – цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості:—

стислу довідку про виконання;—

слова “До справи” та номер справи, до якої має бути підшитий документ;—

дату скерування документа до справи;—

підпис керівника структурного підрозділу або виконавця:

До справи № 07/54

Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.09.2002

(посада, ініціали, прізвище)

Відмітка “До справи” свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій – розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа.

Містить: – запис “Інформація перенесена на машинний носій”;–

підпис особи, відповідальної за перенесення даних;–

дату перенесення.

31. Відмітка про надходження – містить:–

скорочену назву організації, що отримала документ;–

дату його надходження.

Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:–

назву організації;–

дату надходження;–

індекс документа.

Відмітка про надходження розташовується на нижньому правому полі

першої сторінки документа.

Ділові папери. Їх класифікація

Ділові папери класифікуються:–

за найменуванням (заява, лист, телеграма тощо);–

за походженням (службові й особисті);–

за місцем виникнення (внутрішні, зовнішні);–

за призначенням (кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові);–

за напрямом (вхідні, вихідні);–

за формою (стандартні й індивідуальні);–

за терміном виконання (звичайні, термінові, дуже термінові);–

за ступенем гласності (загальні, службові, таємні, цілком таємні);–

за стадіями створення (оригінали та копії);–

за складністю (прості і складні);–

за терміном зберігання (тимчасові (до 10 років), тривалого та постійного зберігання);–

за технікою відтворення (рукописні або машинописні);–

за носієм інформації (на папері, диску, магнітофонній стрічці, дискеті, фотоплівці).

Діловодство – це службова діяльність, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документ – основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає нформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства правове значення. Він складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Іншими словами, можна сказати, що формуляр – це модель побудови однотипних документів.

Текст – головний елемент документа, це сукупність речень, об’єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Форма анкети використовується під час викладання цифрової або словесної інформації про один об’єкт. Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планоих та інших документах.

Обов’язковими в тексті мають бути заголовок, адреса організації, установи, фірми, підприємства, куди надсилається документ. Якщо документ адресується конкретній особі, то пишуть посаду і прізвище в давальному відмінку.

Документація щодо особового складу

До цієї групи документів належать: заяви, накази щодо особового складу, автобіографія, характеристика, резюме, контракти з найму працівників, трудовікнижки, особові листи з обліку кадрів, особові справи.

Заява. Її реквізити та оформлення

ЗАЯВА – це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Заяви бувають від організацій, установ та особисті. В особистій заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

2. Нижче у стовпчик – назва професії, місце роботи, прізвище, ім’я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи чи структурний підрозділ).

3. Ще нижче посередині рядка пишеться назва документа “Заява” з великої літери й не ставиться крапка.

4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

5. Після тексту заяви ліворуч розміщують дату, а праворуч має бути підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Зразок формуляра заяви

Президентові

ВМУРоЛ “Україна”

Таланчуку П.М.

методиста денного

відділення управління

з навчально-виховної роботи

Демчук Віри Степанівни

Заява

Прошу надати мені