Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів - процес створення тексту — зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події /явища, факти / у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності /автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол /.

В описі характеризуються явища /предмет, люди, події/ з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей /опис-характеристика, наказ, звіт, постанова/.

Основні способи засвідчення документа - підписування, прикладання печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.

В установах та на підприємствах документа складаються на бланках.

Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Найпоширенішими є бланки листів, довідок, актів, наказів.

Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру пращ управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує сприймання, виконання та подальше використання документа.

Якщо документ - обличчя установи, то бланк - її візитна картка.

Бланк може бути віддрукований у друкарні або відтиснутий штемпелем. Бланк повинен бути виконаний бездоганно: хороший шрифт, продуманий текст.

Кожне підприємство повинно розробити та застосувати два види бланків: для листів та для всіх інших документів.

Виготовлення бланків доцільне в тому вигадку, якщо кількість документів певного виду досягає 200 на рік.

Список використаної літератури

Карпенко Ю.О. Вступ до мовознавства. — К. — Одеса, 1991.

Реформатский A.A. Введение в языковедение. — M., 1996.

Головин Б. Введение в языкознание. — М., 1983.

Маслов Ю.С. Введение в языкознание. — М., 1987. — С. 7—32

Мова і духовність нації. — К., 1992.

Кодухов В.И. Введение в языкознание. — М., 1987. — С. 21-44.