Оформлення документа. Назва установи, як правил, є у бланку. Коли є документ виготовляється на чистому аркуші паперу, то назва установи вказується в повному розгорнутому найменуванні посади особи, яка підписує документ.

Назва (вид, різновид) документа – один з обов’язкових його реквізитів. У практиці документування цей реквізит не проставляється лише в листах. Назва виду зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, що в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність. Звичайно назва виду документа наявна в бланку або вдруковується пізніше в лівому верхньому кутку чи вздовж лівого поля (залежно від типу формуляра).

Заголовок. Кожен службовий документ, незалежно від його виду, змісту й призначення, повинен мати заголовок, сформульований службовою особою, яка складала його (виняток – повідомлення, телефонограма). Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. У ньому коротко, однією фразою в узагальненій формі викладається зміст ділового папера. Називається не лише поняття, про яке йдеться, але й суть дії, виражена віддієслівним іменником, наприклад: Про додаткову поставку вагонів. Про зниження витрат на машинописні роботи та ін.

Як правило, наявність чітких заголовків помітно скорочує час розгляду документа керівництвом, період проходження його по всіх інших інстанціях, прискорює реєстрацію, усуває можливість помилок при формулюванні короткого змісту його в реєстраційних записах.

Заголовки частин великого за обсягом документа (розділів його) можна розміщувати на аркуші в різних місцях. Зручно помістити його в лівій частині аркуша, не перериваючи тексту (лише виділити графічно).

Для нормативної документації доцільним уважається розміщення заголовка, починаючи з середини рядка.

Адреса (службова кореспонденція). Адреса проставляється на багатьох документах: листах, доповідних записках, довідках, повідомленнях та ін.

Якщо прізвища керівних осіб установи-кореспондента невідомі, то доцільно направляти листи на адресу установи або структурного підрозділу, не витрачаючи часу на пошуки потрібних прізвищ та ініціалів. У цьому випадку назва установи й структурного підрозділу ставиться у називному відмінку:

Кам’янець-Подільський електромеханічний завод

Відділ постачання

Якщо прізвища керівних осіб відомі, слід адресувати кореспонденцію конкретним службовим особам з метою пришвидшення її проходження. При цьому назва організації пишеться в називному відмінку, а найменування посади й прізвища – в давальному.

Кам’янець-Подільський електромеханічний завод

Начальнику відділу постачання

Т.Петренку І.О.

Якщо лист адресовано керівникові організації, її назва входить у найменування посади і пишеться у давальному відмінку:

Директору Кам’янець-подільського

Електромеханічного заводу

Т.Хоменку Г.О.

При масовій розсилці документа адресат може бути названий узагальнено:

Начальникам відділів кадрів заводів

Документ не повинен містити більше ніж три адреси. Якщо ж їх є більше, то в таких випадках складається список розсилки і на кожному примірнику документа вказується лише адреса (у правому верхньому кутку його).

Усе сказане стосувалося переважно т.зв. адресата, і значно менше – власне адреси (їх ще називають відповідно внутрішньою і зовнішньою адресами). Зовнішня адреса при своєму оформленні не викликає, як правило, утруднень (див. про це далі).

Специфікою ділового листування є тенденція до втрати розділових знаків після кожного рядка в зовнішній і внутрішній адресах (як і в заголовках та інших постійних елементах листа). Це є наслідком такого цілком очевидного факту: пунктуація в цих випадках нічого не прояснює; роль пуктуації частково переймає на себе точне, регламентоване й постійне розміщення реквізитів на бланку. Єдиної думки з цього приводу не нема: деякі джерела радять зберігати розділові знаки у зовнішній адресі і припускають можливість попущення розділових знаків лише у внутрішній адресі.

Ще одне зауваження: найменування організації, ім’я і прізвище особи, якій лист адресовано, слід писати так, як вони написані в листі кореспондента (сказане не торкається явних описок і офографічних помилок).

Адреса (приватна кореспонденція). Існує два способи адресування листів:

1. Адреса починається з назви республіки, області, далі йде район, місто чи село. Таке розміщення позицій доцільніше, бо полегшує зв’язківцям сортування кореспонденції (останнім часом з цією метою широко впроваджені поштові індекси). Оскільки тут назви – в плані обсягу поняття йдуть від ширшої до вужчої, то кожна наступна назва є уточненням до попередньої, тому їх виділяють комами. Наприклад:

УРСР

Київська обл.,

Фастівський р-н,

С. Семегори

Усі назви ставляться в називному відмінку.

2. Адреса починається з назви населеного пункту, куди адресовано листа, ширші назви (район, область, республіка) виступають тут як родові поняття до вужчих, видових, а тому комами не відокремлюються. Тоді лише назва населеного пункту ставиться в називаному відмінку, всі інші назви – в родовому;

с. Триліси

Чорнобильського р-ну

Київського обл.

Прізвище, ім’я та по-батькові в адресі пишеться в давальному відмінку, у зворотній адресі – в називному.

Скорочення дозволяються лише в словах типу місто (м.), село (с.). вулиця (вул.), проспект (просп.), квартира (кв.), будинок (буд.), а також у тих випадках, коли це назва установи чи організації (обком КП України, райком ЛКСМУ, сільрада, райвиконком та ін.).Датування. Дата є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Позбавлений дати, такий діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Датою його стати або день підписання, або день затвердження. Так дата листа або наказу буде день підписання, дати інструкції – день затвердження. Окремо стоять такі документи, як протокол, акт: датою їх є час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ.

Дата служить пошуковою ознакою й використовується при посиланнях на цей документ разом з його назвою й реєстраційним індексом. Вона звичайно проставляється власноручно тією особою, яка підписує або затверджує документ.

До складу дати входять: число, місяць і рік. Останнім часом усі складники її