05.09.73 (тобто 5 вересня 1973 року);

18.05.73 (тобто 18 травня 1973 року);

26.12.72 (тобто 26 грудня 1972 року).

Такий уніфікований спосіб датування спрощує операцію й виключає необхідність кодування дат при обробці документів з допомогою обчислювальної техніки. Так само датуються і всі діловодні відмітки на документі, пов’язані з його проходженням і виконанням (проте цілком прийнятним у тексті самого документа є користування традиційним способом запису: 18 травня 193 року).

Дата підписана вказується в лівому верхньому кутку документа разом з індексом. Якщо документ виготовляється не на бланку, його дата ставиться нижче тексту поряд з підписом. Дата затвердження вказується у відповідному грифі.

Відмітки про погодження. Попереднє погодження проекту документа є однією з важливих і відповідальних чинностей. У процесі погодження визначається правильність зафіксованих положень, їх політична, економічна й науково-технічна обґрунтованість, правомірність документа стосовно діючого законодавства й правових актів, які визначають компетенцію установи. У процесі погодження виявляються і враховуються інтерес різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань, що особливо важливо в умовах усезростаючої спеціалізації виробництва й управління.

Конкретним виявом погодження є візування проектів документів відповідними службовими особами (це також може бути гриф погодження).

Внутрішнє погодження (тобто погодження всередині установи) оформляється візою, яка складається з підпису, розшифрування прізвища й дати візування; в разі необізнаності зазначається посада того, хто візує документ:

Начальник планового відділу

(підпис) О.М. Сененко

10.02.73

Доцільність розшифрування прізвища зумовлена тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і по ньому важко встановити, з ким погоджувався цей діловий папір.

Якщо документ потребує доробки, то віза оформляється так:

Див. Зауваження

Начальник планового відділу

(підпис) О.М. Сененко

10.02.73

Зовнішнє погодження проекту документа, як правило, оформляється спеціальним грифом.

Усі документи, крім листів, візуються на першому примірникові (оригіналі); листи візуються на копіях, які залишаються у справах установи, що відправила лист.

Позначки про погодження (віза, гриф) вміщуються на останній сторінці документа нижче підпису або на окремому аркуші.

Резолюція виражає ставлення особи до інформації, яка міститься в документі, а також дає відповідні вказівки. Ці вказівки можуть мати або загальний, або конкретний характер.

Загальні вказівки, як правило, виражаються так:

До відома

До виконання

До керівництва

Резолюції з конкретними вказівками містять назакову форму дієслова (розберіться) або неозначену форму (розібратися) й адресуються службою підпорядкованим особам:

Терміново вживіть заходів...

Про результати й ужиті заходи повідомте...

Негайно відрядити...

Розглянути й доповісти в десятиденний строк...

Резолюція може містити вказівки кільком особам. Після вказівки може стояти ремарка, яка містить особисту думку про стан справи. Такі ремарки орієнтують підлеглих на те чи інше рішення:

Тов. Петренку О.О.

Розберіться...

На мій погляд, керівництво... недостатньо поінформоване про стан справ на дільниці.

Зв’яжіться з головним диспетчером.

Тон вказівок може бути пом’якшений вживанням слова “прошу”. Резолюція повинна випливати з сутності порушеного в документі питання й свідчити про уважне його прочитання.

Засвідчення документа. Засвідчення документа означає завершення підготовки; воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст. Основні способи засвідчення документа: підписання, затвердження й проставляння печатки.

Підпис є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Він може бути поставлений керівним працівником установи або іншими службовими особами відповідно документації й розподілу обов’язків. Право підпису різних категорій документів службовими особами повинно бути визначено в нормативних матеріалах, які регулюють роботу установи.

В організаціях, які діють на підставі єдиноначальності, документи мають, як правило, один підпис. Два підписи проставляються на документа колегіальних органів. Так, постанови, рішення, протоколи підписуються головою й секретарем колегіального органу. Кількома підписами засвідчуються також акти. Звичайно підписується перший примірник; до складу підпису входять: назва посади працівника, що підписує документ, особистий підпис і розшифрування його. Позначення посади може бути повним і скороченим.

При підготовці документа на бланку установи назва посади пишеться коротко (в ній не повторюється повна назва установи):

Директор інституту

(підпис) Л.П.Жук

Заступник директора заводу

(підпис) Н.К. Савенко

Якщо документ виготовляється не на бланку, то посада того, хто підписує, подається разом з повним найменуванням організації, установи, підприємства.

При розшифруванні підписів у документі, а також у грифах погодження й затвердження, ініціали службової особи слід вказувати повністю (В.П. Орлюк, а не В.Орлюк). Поширений зараз спосіб розшифрування (лише перша літера імені) призводить до зайвих витрат часу на пошуки другого з ініціалів у ході підготовки відповіді.

Підпис вміщується праворуч під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його (або перерахований у додатку документів).

Найменування посади звичайно пишеться ліворуч від прізвища, саме ж прізвище друкується тоді на рівні останнього рядка назви посади:

Начальник відділу наукової

Організації праці (Ф.В.Усатов)

Проте найменування посади може друкуватися праворуч над підписом (це залежить від традиції оформлення документів різних типів).

Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа боа поширити його дію на певне коло організацій. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку аркуша і будується за таким зразком:

Затверджую

Начальник Головного управління

Машинобудування міністерство

Промисловості будівельних

Матеріалів УРСР

(підпис) П.Г. Моренець

12.08.73

Гербова печатка (печатка з зображенням Державного герба) вживається для засвідчення прав певних осіб, цінностей, а аткож якщо не спеціально передбачається правовими актами.

Печатки інших видів (без зображення Державного герба) вживаються, головним чином, для засвідчення копій і розмножених примірників, а також довідок, пов’язаних з підтвердженням трудової діяльності громадян.

Печатка ставиться так, щоб відбиток доторкався власноручного підпису й назви посади того, хто підписує.

Відмітки ставлять на лицевій стороні першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі.

Реєстрація (вхідний штамп) проставляється на нижньому полі документа (першої його сторінки) праворуч. Це назва установи, до якої надійшов документ, його реєстраційний індекс і дата надходження.

Вказівки про спобіг